Como usar a formatação condicional no Excel 2021

Editado 19 Horas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Excel é uma ferramenta poderosa que nos permite processar e analisar dados com várias funções e recursos. Entre eles, a formatação condicional é um recurso de destaque que ajuda a visualizar dados, destacar células e identificar tendências ou problemas dentro de um conjunto de dados. Esta ferramenta pode melhorar a forma como interpretamos e representamos nossos dados, aplicando estilos de formatação específicos, como escalas de cores, barras de dados e conjuntos de ícones, às células que atendem a certas condições.

Este documento fornece um guia abrangente sobre como usar a formatação condicional no Excel 2021. Cobriremos tudo, desde conceitos básicos até aplicações avançadas, garantindo que mesmo os usuários novos no Excel possam utilizar efetivamente esse recurso. Se você está trabalhando com uma planilha simples ou um conjunto de dados complexo, entender essa ferramenta aumentará significativamente suas habilidades de manipulação de dados.

Introdução à formatação condicional

A formatação condicional é um recurso do Excel que permite aplicar automaticamente formatação de células — como cor de texto, cor de preenchimento e mais — a um intervalo de células com base no conteúdo dessas células. Por exemplo, você pode usar a formatação condicional para destacar os 10% mais altos de valores em uma lista com uma cor específica ou para colorir células com valores duplicados em vermelho.

Em sua essência, a formatação condicional funciona permitindo que você defina regras ou condições. Essas regras são avaliadas no contexto dos dados para decidir qual deve ser a formatação. As condições são definidas usando operadores de comparação, funções e fórmulas que retornam VERDADEIRO ou FALSO, determinando se a formatação específica é aplicada.

Acessando a formatação condicional no Excel 2021

Para acessar a formatação condicional no Excel 2021, primeiro abra sua pasta de trabalho do Excel e selecione o intervalo de células que deseja formatar. Após selecionar o intervalo, vá para a guia Página Inicial na faixa de opções. Aqui, você verá o menu suspenso Formatação Condicional no grupo Estilos.

Tipos de formatação condicional

O Excel 2021 fornece uma variedade de estilos de formatação condicional, permitindo que os usuários adaptem a apresentação de dados de várias maneiras. Alguns dos tipos comuns são explorados abaixo:

1. Regras de Destaque de Células:

   Provavelmente são os tipos mais simples de condições que você pode definir. Por exemplo, você pode destacar células que são maiores que um valor específico ou contêm texto específico. Você pode aplicar essas regras indo para Formatação Condicional > Regras de Destaque de Células.

2. Regra de Topo/Fundo:

   Essas regras ajudam a destacar os X valores mais altos ou mais baixos, porcentagem, média em um conjunto de dados. Essa aplicação é ideal para classificar rapidamente os dados. Encontre-a em Formatação Condicional > Regras de Topo/Fundo.

3. Barra de Dados:

   Barras de dados adicionam uma aparência semelhante a um gráfico de barras diretamente dentro das células. Elas são úteis para fornecer uma impressão visual imediata da forma dos dados, acessíveis em Formatação Condicional > Barras de Dados.

4. Escala de Cores:

   Esta opção usa um gradiente de duas ou mais cores para mostrar o intervalo de dados. É útil para visualizar a distribuição e a intensidade dos dados. Você pode aplicar uma escala de cores através de Formatação Condicional > Escala de Cores.

5. Conjuntos de Ícones:

   Os conjuntos de ícones permitem usar símbolos, como marcas de verificação ou semáforos, para anotar suas células com base em seus valores. Encontre essas opções em Formatação Condicional > Conjuntos de Ícones.

Criando regras personalizadas

Além das regras integradas, o Excel 2021 permite criar regras personalizadas, permitindo que você projete condições de acordo com suas necessidades. Veja como você pode criar uma regra personalizada:

1. Selecione as células que deseja formatar.
2. Vá para Página Inicial > Formatação Condicional e selecione Nova Regra....
3. No diálogo Nova Regra de Formatação, escolha o tipo de regra:
   • Formatar células que contêm: Selecione para ativar condições personalizadas sobre os valores das células.
   • Usar uma fórmula para determinar quais células formatar: Isso é útil quando você precisa de mais controle; aqui, você pode inserir uma fórmula que retorne um valor VERDADEIRO/FALSO.
4. Defina o formato e a posição conforme necessário.
5. Clique em OK para aplicar a regra.

Exemplo de uso de formatação condicional baseada em fórmula

Vamos ver um exemplo onde você deseja destacar uma linha com base em uma condição específica usando uma fórmula:

Suponha que temos uma tabela contendo notas de estudantes e queremos destacar linhas inteiras de estudantes que pontuaram menos de 50 pontos.

1. Selecione o intervalo, por exemplo, A2:D10, onde A2 contém a primeira nota.
2. Vá para Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra...
3. Selecione Usar uma fórmula para determinar quais células formatar.
4. Insira a fórmula: =B2 < 50. Substitua B2 na sua seleção pela célula que contém a nota.
5. Clique em Formato..., depois escolha sua formatação, como cor de preenchimento.
6. Clique em OK para fechar o diálogo Formatar Células e clique em OK novamente para definir a regra.

Editando e excluindo formatos condicionais

Com o tempo, você pode precisar modificar ou excluir regras. Veja como você pode gerenciar regras de formatação condicional existentes no Excel 2021:

• Editar a regra de formatação condicional:

  Para editar uma regra existente, vá para Página Inicial > Formatação Condicional > Gerenciar Regras.... Isso abre o Gerenciador de Regras, que mostra todas as regras para a seleção atual, planilha ou pasta de trabalho.

  Aqui você pode selecionar a regra para editar, clicando em Editar Regra. Modifique os detalhes da regra na caixa de diálogo e salve as alterações clicando em OK.

• Excluir uma regra de formatação condicional:

  No Gerenciador de Regras, selecione uma regra e clique em Excluir Regra para excluí-la. Para remover todas as regras de uma planilha ou seleção, vá para Formatação Condicional > Limpar Regras e escolha a opção apropriada.

Tecnologias avançadas

Os usuários avançados podem usar a formatação condicional para conjuntos de dados complexos, incorporando funções e recursos do Excel, como referências, intervalos nomeados e muito mais. Abaixo estão algumas dicas avançadas:

Usando intervalos nomeados

Os intervalos nomeados fornecem um método claro para se referir a conjuntos específicos de células em fórmulas, tornando os formatos condicionais mais fáceis de entender e manter. Especialmente quando as fórmulas dependem de constantes usadas em muitos lugares, nomear essas constantes centraliza a alteração e destaca sua finalidade.

Formatação condicional dinâmica com a função INDIRECT

A função INDIRECT pode ser usada para criar referências dinâmicas em fórmulas. Isso permite situações mais complexas onde você pode querer referenciar dinamicamente uma célula com base na entrada ou cálculos.

Problemas comuns e solução de problemas

Embora poderosa, a formatação condicional pode às vezes se comportar inesperadamente, especialmente se as regras se sobrepõem ou interagem com o comportamento da planilha de maneiras não óbvias. Aqui estão alguns problemas comuns e soluções:

• Conflitos entre regras: Às vezes, as regras podem se sobrepor, levando a resultados inesperados. Verifique a ordem e precedência das regras no Gerenciador de Regras.
• Referências de fórmula incorretas: Verifique novamente as referências relativas versus absolutas nas fórmulas, pois erros podem produzir resultados estranhos.
• Nenhuma mudança visual: Certifique-se de que o tipo de dados das células corresponda ao tipo de dados esperado em suas regras (por exemplo, texto versus números).

Conclusão

Dominar a formatação condicional pode ajudá-lo a tornar seus livros de trabalho do Excel mais interativos, práticos e fáceis de usar. Desde sinais visuais até o destaque automático de informações importantes, esse recurso é essencial para aqueles que trabalham frequentemente com análise e relatórios de dados. Como você viu através dos vários exemplos e dicas, a criatividade e a funcionalidade fornecidas pela formatação condicional são enormes. Praticar esses conceitos permitirá que você apresente seus dados de maneira mais eficaz, garantindo clareza e foco em informações importantes.

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