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Excel 2021 में सशर्त फॉर्मेटिंग का उपयोग कैसे करें
संपादित 19 घंटे पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 19 घंटे पहले
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक शक्तिशाली उपकरण है जो हमें विभिन्न कार्यों और विशेषताओं के साथ डेटा को प्रोसेस और विश्लेषण करने की अनुमति देता है। इनमें से, सशर्त फॉर्मेटिंग एक महत्वपूर्ण विशेषता है जो डेटा को दृश्य बनाती है, सेल्स को हाइलाइट करती है और डेटा सेट के भीतर ट्रेंड्स या मुद्दों की पहचान करती है। यह उपकरण विशिष्ट फॉर्मेटिंग शैलियों जैसे रंग स्केल्स, डेटा बार्स, और आइकन सेट्स को उन सेल्स पर लागू करके डेटा की व्याख्या और प्रस्तुति को बेहतर बना सकता है जो कुछ शर्तों को पूरा करते हैं।
यह दस्तावेज़ Excel 2021 में सशर्त फॉर्मेटिंग के उपयोग पर एक व्यापक मार्गदर्शिका प्रदान करता है। हम बुनियादी अवधारणाओं से लेकर उन्नत अनुप्रयोगों तक सब कुछ कवर करेंगे, यह सुनिश्चित करते हुए कि एक्सेल में नए उपयोगकर्ता भी इस फीचर का प्रभावी ढंग से लाभ उठा सकें। चाहे आप एक सरल स्प्रेडशीट के साथ काम कर रहे हों या जटिल डेटासेट के साथ, इस उपकरण को समझना आपकी डेटा हेरफेर कौशल को काफी बढ़ा देगा।
सशर्त फॉर्मेटिंग का परिचय
सशर्त फॉर्मेटिंग Excel की एक विशेषता है जो आपको सेल फॉर्मेटिंग को स्वचालित रूप से लागू करने में सक्षम बनाती है — जैसे टेक्स्ट का रंग, भराई का रंग, और अधिक — उन सेल्स के सामग्री के आधार पर। उदाहरण के लिए, आप एक सूची में शीर्ष 10% मूल्यों को एक विशिष्ट रंग के साथ हाईलाइट करने के लिए या डुप्लिकेट मूल्यों वाले सेल्स को लाल रंग में रंगने के लिए सशर्त फॉर्मेटिंग का उपयोग कर सकते हैं।
मूल रूप से, सशर्त फॉर्मेटिंग आपको नियम या शर्तें निर्धारित करने की अनुमति देकर काम करती है। यह नियम डेटा के संदर्भ में मूल्यांकित किए जाते हैं ताकि यह तय किया जा सके कि फॉर्मेटिंग क्या होनी चाहिए। स्थितियाँ तुलना ऑपरेटर्स, फंक्शन्स, और फार्मूलों का उपयोग करके सेट की जाती हैं जो TRUE या FALSE रिटर्न करती हैं, जिससे यह निर्धारित होता है कि विशिष्ट फॉर्मेटिंग लागू होती है या नहीं।
Excel 2021 में सशर्त फॉर्मेटिंग का अभिगमन
Excel 2021 में सशर्त फॉर्मेटिंग का अभिगमन करने के लिए, पहले अपनी एक्सेल वर्कबुक खोलें और उन सेल्स की रेंज का चयन करें जिन्हें आप फॉर्मेट करना चाहते हैं। रेंज का चयन करने के बाद, होम टैब पर जाएँ। यहाँ, आपको शैली समूह में सशर्त फॉर्मेटिंग ड्रॉपडाउन दिखाई देगा।
सशर्त फॉर्मेटिंग के प्रकार
Excel 2021 विभिन्न प्रकार की सशर्त फॉर्मेटिंग शैलियाँ प्रदान करता है, जिससे उपयोगकर्ता विभिन्न तरीकों से अपने डेटा प्रस्तुति को कस्टमाइज़ कर सकते हैं। कुछ सामान्य प्रकार नीचे जांचे गए हैं:
- सेल्स नियमों को हाइलाइट करें:
ये संभावित रूप से सबसे सरल प्रकार की स्थितियाँ हैं जिन्हें आप सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप उन सेल्स को हाईलाइट कर सकते हैं जो एक विशिष्ट मूल्य से अधिक हैं या विशिष्ट टेक्स्ट सामग्री वाले हैं। आप इन नियमों को सशर्त फॉर्मेटिंग > सेल्स नियमों को हाइलाइट करें के माध्यम से लागू कर सकते हैं।
- शीर्ष/नीचे नियम:
ये नियम डेटा सेट में शीर्ष या नीचे X संख्या, प्रतिशत, औसत को हाइलाइट करने में मदद करते हैं। यह अनुप्रयोग डेटा को शीघ्रता से रैंकिंग करने के लिए आदर्श है। इसे सशर्त फॉर्मेटिंग > शीर्ष/नीचे नियम के तहत खोजें।
- डेटा बार:
डेटा बार सीधे सेल्स के भीतर बार ग्राफ जैसी उपस्थिति जोड़ते हैं। ये डेटा आकृति का तत्काल दृश्य प्रभाव प्रदान करने के लिए उपयोगी होते हैं, सशर्त फॉर्मेटिंग > डेटा बार के तहत सुलभ।
- रंग स्केल:
यह विकल्प डेटा रेंज को प्रदर्शित करने के लिए दो या अधिक रंगों के ग्रेडिएंट का उपयोग करता है। यह डेटा वितरण और गहनता को दृश्य बनाने के लिए उपयोगी है। आप सशर्त फॉर्मेटिंग > रंग स्केल के माध्यम से एक रंग स्केल लागू कर सकते हैं।
- आइकन सेट्स:
आइकन सेट्स आपको प्रतीकों, जैसे चेक मार्क्स या ट्रैफिक लाइट्स, का उपयोग अपने सेल्स का मूल्यांकन करने की अनुमति देते हैं। इन विकल्पों को सशर्त फॉर्मेटिंग > आइकन सेट्स के तहत खोजें।
कस्टम नियम बनाना
इन-बिल्ट नियमों के अलावा, Excel 2021 कस्टम नियम बनाने की अनुमति देता है, जिससे आप अपने आवश्यकतानुसार शर्तें डिजाइन कर सकते हैं। यहाँ बताया गया है कि आप एक कस्टम नियम कैसे बना सकते हैं:
- उन सेल्स को चुनें जिन्हें आप फॉर्मेट करना चाहते हैं।
- होम > सशर्त फॉर्मेटिंग पर जाएँ और नया नियम... चुनें
- नया फॉर्मेटिंग नियम संवाद बॉक्स में, नियम प्रकार चुनें:
- सेल्स जिन्हें फॉर्मेट किया जाना है शामिल करें: सेल्स के मूल्य के बारे में कस्टम स्थितियों को सक्रिय करने के लिए इसे चुनें।
- फ़ॉर्मूलों का उपयोग करके यह निर्धारित करें कि कौन से सेल्स को फॉर्मेट करना है: यह तब उपयोगी होता है जब आपको अधिक नियंत्रण की आवश्यकता होती है; यहाँ, आप एक फ़ॉर्मूला दर्ज कर सकते हैं जो एक TRUE/FALSE मान लौटाता है।
- ज़रूरत के अनुसार फ़ॉर्मेट और स्थान सेट करें।
- नियम लागू करने के लिए ठीक पर क्लिक करें।
फ़ॉर्मूलों आधारित सशर्त फॉर्मेटिंग का उपयोग करना का उदाहरण
आइए एक उदाहरण देखें जहाँ आप एक फ़ॉर्मूला का उपयोग करके एक विशिष्ट शर्त के आधार पर एक पंक्ति को हाईलाइट करना चाहते हैं:
मान लीजिए हमारे पास छात्रों के अंक वाला एक तालिका है और हम उन छात्रों की पूरी पंक्तियों को हाईलाइट करना चाहते हैं जिन्होंने 50 से कम अंक प्राप्त किए हैं।
- रेंज का चयन करें, उदाहरण के लिए,
A2:D10जहाँ A2 में पहला स्कोर है। - होम > सशर्त फॉर्मेटिंग > नया नियम... पर जाएँ
- फ़ॉर्मूलों का उपयोग करके यह निर्धारित करें कि कौन से सेल्स को फॉर्मेट करना है चुनें।
- फ़ॉर्मूला दर्ज करें:
=B2 < 50। B2 को अपने चयन में उस सेल के साथ बदलें जिसमें स्कोर है। - फॉर्मेट... पर क्लिक करें, फिर अपनी फॉर्मेटिंग चुनें, जैसे फिल कलर।
- फॉर्मेट सेल्स संवाद को बंद करने के लिए ठीक पर क्लिक करें और नियम सेट करने के लिए फिर से ठीक पर क्लिक करें।
सशर्त फॉर्मेट्स को संपादित करना और हटाना
समय के साथ, आपको नियमों को संशोधित या हटाने की आवश्यकता हो सकती है। यहाँ बताया गया है कि आप Excel 2021 में मौजूदा सशर्त फॉर्मेटिंग नियमों का प्रबंधन कैसे कर सकते हैं:
- सशर्त फॉर्मेटिंग नियम संपादित करें:
एक मौजूदा नियम को संपादित करने के लिए, होम > सशर्त फॉर्मेटिंग > नियम प्रबंधित करें... पर जाएँ। यह नियम प्रबंधक खोलता है, जो वर्तमान चयन, वर्कशीट, या वर्कबुक के लिए सभी नियम दिखाता है।
यहाँ आप नियम संपादित करें पर क्लिक करके संपादित करने के लिए नियम का चयन कर सकते हैं। संवाद बॉक्स में नियम विवरण संशोधित करें, फिर ठीक पर क्लिक करके परिवर्तन सहेजें।
- सशर्त फॉर्मेटिंग नियम हटाएँ:
नियम प्रबंधक में, एक नियम चुनें और उसे हटाने के लिए नियम हटाएँ पर क्लिक करें। वर्कशीट या चयन से सभी नियमों को हटाने के लिए, सशर्त फॉर्मेटिंग > नियम साफ़ करें पर जाएँ और उपयुक्त विकल्प चुनें।
उन्नत तकनीकें
उन्नत उपयोगकर्ता संदर्भों, नामित श्रेणियों, और अधिक जैसी एक्सेल सुविधाओं को जोड़कर जटिल डेटा सेट के लिए सशर्त फॉर्मेटिंग का उपयोग कर सकते हैं। नीचे कुछ उन्नत सुझाव दिए गए हैं:
नामित श्रेणियों का उपयोग करना
नामित श्रेणियाँ फ़ॉर्मूलों में विशिष्ट सेल्स सेट्स का संदर्भ देने के लिए एक स्पष्ट विधि प्रदान करती हैं, जिससे सशर्त फॉर्मेट को समझना और बनाए रखना आसान होता है। विशेष रूप से जब फ़ॉर्मूलों पर कई स्थानों में उपयोग किए गए स्थिरांक पर निर्भर करता है, तो उन स्थिरांकों का नामकरण परिवर्तनों को केंद्रीकृत करता है और उनके उद्देश्य को उजागर करता है।
परोक्ष कार्य के साथ गतिशील सशर्त फॉर्मेटिंग
परोक्ष फ़ंक्शन फ़ॉर्मूलों में गतिशील संदर्भ बनाने के लिए उपयोग किया जा सकता है। यह अधिक जटिल स्थितियों के लिए अनुमति देता है जहाँ आप इनपुट या गणना के आधार पर गतिशील रूप से किसी सेल का संदर्भ देना चाह सकते हैं।
सामान्य समस्याएँ और समाधान
हालाँकि शक्तिशाली, सशर्त फॉर्मेटिंग कभी-कभी अप्रत्याशित रूप से व्यवहार कर सकती है, विशेष रूप से अगर नियम ओवरलैप होते हैं या स्प्रेडशीट व्यवहार के साथ अस्पष्ट तरीके से बातचीत करते हैं। कुछ सामान्य समस्याएँ और समाधान देखें:
- नियमों के बीच संघर्ष: कभी-कभी नियम ओवरलैप हो सकते हैं, जिससे अप्रत्याशित परिणाम होते हैं। नियम क्रम और लागू होने की प्राथमिकता की जाँच करें।
- ग़लत फ़ॉर्मूला संदर्भ: फ़ॉर्मूलों में सापेक्ष बनाम पूर्ण संदर्भ की दोबारा जाँच करें, क्योंकि त्रुटियाँ अजीब परिणाम उत्पन्न कर सकती हैं।
- कोई दृश्य परिवर्तन नहीं: सुनिश्चित करें कि सेल्स के डेटा प्रकार आपके नियमों द्वारा अपेक्षित डेटा प्रकार से मेल खाते हैं (जैसे, टेक्स्ट बनाम संख्याएँ)।
निष्कर्ष
सशर्त फॉर्मेटिंग में महारत हासिल करना आपके Excel वर्कबुक को अधिक इंटरैक्टिव, व्यावहारिक, और उपयोगकर्ता-फ्रेंडली बनाने में मदद कर सकता है। दृश्य संकेतों से लेकर महत्वपूर्ण जानकारी के स्वत: highlighting तक, यह विशेषता डेटा विश्लेषण और रिपोर्टिंग के साथ अक्सर काम करने वालों के लिए महत्त्वपूर्ण है। जैसा कि आपने विभिन्न उदाहरणों और सुझावों के माध्यम से देखा है, सशर्त फॉर्मेटिंग द्वारा प्रदान की गई रचनात्मकता और कार्यक्षमता बहुत बड़ी है। इन अवधारणाओं का अभ्यास करने से आपको अपने डेटा को अधिक प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने में सक्षम होने की अनुमति मिलेगी, जिससे स्पष्टता सुनिश्चित होगी और महत्वपूर्ण जानकारी पर फोकस होगा।
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