Como usar formatação condicional no Excel 2016

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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A formatação condicional no Excel 2016 é um recurso poderoso que permite aplicar uma formatação específica a células ou intervalos que atendem a determinados critérios. Este recurso pode ajudá-lo a identificar rapidamente tendências e padrões importantes em seus dados. Usando a formatação condicional, você pode destacar, enfatizar ou diferenciar dados e informações armazenadas em sua planilha. Neste guia abrangente, vamos nos aprofundar na formatação condicional para que você possa aprender a usá-la de forma eficaz.

Introdução à formatação condicional

A formatação condicional é um recurso do Excel que altera a aparência das células em uma planilha com base em condições ou critérios que você especifica. Ao contrário da formatação estática, que permanece constante independentemente de quaisquer condições, a formatação condicional é dinâmica. A formatação que você aplica mudará com base nos valores do seu conjunto de dados. Isso permite uma experiência mais interativa e visualmente informativa ao analisar os dados da sua planilha. Com base nos critérios que você especifica, você pode alterar as cores de fundo das células, cores do texto, bordas e muito mais.

Passos básicos para aplicar a formatação condicional

Aqui estão alguns passos básicos para aplicar a formatação condicional no Excel 2016:

Passo 1: Selecione as células

Primeiro, selecione as células às quais deseja aplicar a formatação condicional. Isso pode ser uma única célula, um intervalo de células, uma coluna inteira ou uma planilha inteira. Para selecionar um intervalo de células, clique e arraste o mouse pelas células desejadas.

Passo 2: Abra o menu de formatação condicional

Depois que suas células estiverem selecionadas, vá para a guia "Início" na faixa de opções. No grupo "Estilos", clique em "Formatação Condicional". Um menu suspenso aparecerá mostrando várias opções para aplicar a formatação condicional.

Passo 3: Escolha uma regra

No menu suspenso, você verá várias opções, como "Regra de destaque de células", "Regra de cima/baixo", "Barra de dados", "Escala de cores" e "Conjunto de ícones". Você pode clicar em qualquer uma dessas opções para definir sua regra.

Passo 4: Configurar as regras

Depois de escolher o tipo de regra, uma caixa de diálogo aparecerá pedindo para você inserir critérios específicos para a regra. É aqui que você define as condições para a formatação condicional. Insira seus critérios e escolha o formato que deseja aplicar quando a condição for atendida.

Passo 5: Aplicar e fechar

Depois de configurar sua regra, clique em "OK" para aplicar a formatação condicional às células selecionadas. Você sempre pode editar as regras posteriormente selecionando "Gerenciar Regras" no menu de Formatação Condicional.

Tipos de regras de formatação condicional

O Excel 2016 fornece uma variedade de regras de formatação condicional que ajudam a destacar dados de diferentes maneiras. Abaixo estão os principais tipos:

Regras para destacar células

Este tipo de regra permite que você destaque células específicas com base nos valores que contêm. Você pode escolher destacar células que sejam maiores, menores ou iguais a um valor específico. Você também pode usar strings de texto, datas ou valores duplicados como critérios.

Regra de cima/baixo

Este conjunto de regras destaca as células que têm os valores mais altos ou mais baixos no intervalo selecionado. Você pode especificar quantos dos itens do topo ou do fundo deseja destacar ou pode usar uma porcentagem.

Barra de dados

As barras de dados adicionam uma barra visual dentro de cada célula, fornecendo uma pista visual rápida sobre o tamanho relativo do valor da célula em comparação com outras células. O comprimento da barra corresponde ao valor da célula.

Escala de cores

As escalas de cores aplicam um gradiente de cores ao intervalo que você seleciona, com cada cor correspondendo aos valores mais altos e mais baixos dos dados. Isso é útil para entender visualmente a distribuição e a magnitude dos seus dados.

Conjuntos de ícones

Os conjuntos de ícones permitem representar dados usando diferentes ícones, como setas, semáforos ou estrelas. Esses ícones fornecem uma representação visual clara de como os dados de cada célula se alinham com um conjunto de condições.

Exemplos de formatação condicional

Vamos entender como a formatação condicional pode ser usada com alguns exemplos práticos:

Exemplo 1: Destacando valores de vendas altos

Suponha que você tenha uma tabela de vendas e queira destacar todas as vendas acima de $5.000. Veja como:

1. Selecione o intervalo de vendas que contém seus dados de vendas.
2. Vá para "Formatação Condicional" → "Regras de destaque de células" → "Maior Que".
3. Insira 5000 na caixa fornecida e escolha um formato, como texto vermelho em negrito.
4. Clique em "OK" para aplicar a regra.

Exemplo 2: Usando uma escala de cores para exibição

Suponha que você queira visualizar o desempenho dos funcionários com base em suas pontuações:

1. Selecione a categoria com a pontuação de desempenho.
2. Clique em "Formatação Condicional" → "Escala de Cores".
3. Escolha uma escala de três cores, variando de vermelho a verde, com amarelo no meio.
4. A célula com a pontuação mais alta aparecerá verde, e a célula com a pontuação mais baixa aparecerá vermelha.

Exemplo 3: Destacando datas expiradas

Suponha que você precise destacar uma data de vencimento que já passou:

1. Selecione a coluna contendo as datas de vencimento.
2. Vá para "Formatação Condicional" → "Regras de destaque de células" → "Menor Que".
3. Digite =HOJE() na caixa e escolha as opções de formatação apropriadas.
4. Clique em "OK". Todas as datas de vencimento serão destacadas.

Formatação condicional avançada com fórmulas

Além dos tipos de regras padrão, o Excel permite que você use fórmulas para criar uma formatação condicional mais flexível e dinâmica. Isso é feito escolhendo "Nova Regra" no menu de Formatação Condicional e selecionando "Usar uma fórmula para determinar quais células formatar".

Exemplo: Formatação condicional com uma fórmula personalizada

Suponha que você queira usar formatação condicional para destacar uma linha inteira se o valor em uma das células for maior que 100:

1. Selecione o intervalo de linhas que deseja formatar, por exemplo, A1:D10.
2. Vá para "Formatação Condicional" → "Nova Regra".
3. Selecione "Usar uma fórmula para determinar quais células formatar".
4. Digite =A1>100 na caixa de fórmula.
5. Escolha a formatação desejada e clique em "OK".

Gerenciar e editar regras

Você pode precisar editar ou excluir regras após aplicar a formatação condicional. Veja como:

Visualizando regras de formatação condicional

Para ver todas as regras que se aplicam à sua seleção atual:

• Vá para "Formatação Condicional" → "Gerenciar Regras".
• Isso abre uma caixa de diálogo exibindo todas as regras que se aplicam às células, planilha ou intervalo selecionados.

Editando regras

Para editar uma regra:

• Na caixa de diálogo "Gerenciar Regras", selecione a regra que deseja modificar.
• Clique em "Editar Regra" para fazer suas alterações e clique em "OK" para aplicar.

Excluindo uma regra

Para excluir uma regra:

• Na caixa de diálogo "Gerenciar Regras", selecione a regra que deseja excluir.
• Clique em "Excluir Regra", e depois clique em "OK".

Resolução de problemas comuns

Ao usar formatação condicional, você pode encontrar alguns problemas comuns. Aqui estão algumas dicas para solução de problemas:

Formatação não aplicada

Isso geralmente acontece porque a regra é aplicada ao intervalo errado. Certifique-se de que você tem as células corretas selecionadas antes de aplicar a formatação.

As fontes estão incorretas

Usar a fórmula errada pode fazer com que a regra não funcione conforme o esperado. Verifique novamente se há erros de sintaxe e valide sua lógica.

Problemas de desempenho

A formatação condicional pode deixar o Excel mais lento se for aplicada a grandes conjuntos de dados. Tente reduzir o intervalo ou simplificar suas regras ao lidar com grandes conjuntos de dados.

Conclusão

A formatação condicional é um recurso notável no Excel 2016 que pode melhorar bastante suas habilidades de interpretação de dados. Ao aplicar várias técnicas de formatação condicional, você pode destacar facilmente pontos de dados importantes, identificar tendências e chamar a atenção para informações que podem não ser reveladas apenas olhando para os dados brutos. Este guia passo a passo e exemplos forneceram o conhecimento fundamental que você precisa para empregar a formatação condicional. À medida que se sentir mais confortável, você pode explorar opções avançadas, como o uso de fórmulas personalizadas, que fornecem um nível adicional de sofisticação para analisar e apresentar seus dados no Excel.

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