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Excel 2016 में सशर्त स्वरूपण का उपयोग कैसे करें
संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 2 सप्ताह पहले
Excel 2016 में सशर्त स्वरूपण एक शक्तिशाली विशेषता है जो आपको कुछ मापदंडों को पूरा करने वाले सेल या रेंज पर विशिष्ट स्वरूपण लागू करने की अनुमति देती है। यह विशेषता आपको आपके डेटा में महत्वपूर्ण रुझान और पैटर्न जल्दी पहचानने में मदद कर सकती है। सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके, आप अपनी वर्कशीट में संचित डेटा और जानकारी को प्रमुखता देना, उसे हाइलाइट करना या अलग बनाना सकते हैं। इस व्यापक मार्गदर्शिका में, हम सशर्त स्वरूपण में विस्तृत रूप से डूबेंगे ताकि आप सीख सकें कि इसे प्रभावी ढंग से कैसे उपयोग किया जा सकता है।
सशर्त स्वरूपण का परिचय
सशर्त स्वरूपण एक्सेल की एक विशेषता है जो आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्तों या मापदंडों के आधार पर कार्यपत्रक पर सेल की उपस्थिति को बदलती है। स्थिर स्वरूपण के विपरीत, जो किसी भी स्थिति के बावजूद स्थिर रहता है, सशर्त स्वरूपण गतिशील है। आपके डेटा सेट में मानों के आधार पर लागू स्वरूपण बदल जाएगा। यह आपकी स्प्रेडशीट डेटा का विश्लेषण करते समय एक अधिक इंटरैक्टिव और दृश्य जानकारीपूर्ण अनुभव की अनुमति देता है। आपके द्वारा निर्दिष्ट मानदंडों के आधार पर, आप सेल की पृष्ठभूमि के रंग, पाठ के रंग, सीमाएं और अधिक बदल सकते हैं।
सशर्त स्वरूपण लागू करने के बुनियादी कदम
Excel 2016 में सशर्त स्वरूपण लागू करने के कुछ बुनियादी कदम यहां दिए गए हैं:
कदम 1: सेल्स का चयन करें
पहले, उन सेल्स को चुनें जिन पर आप सशर्त स्वरूपण लागू करना चाहते हैं। यह एकल सेल, सेल्स की एक रेंज, पूरा कॉलम या पूरी वर्कशीट हो सकती है। सेल्स की रेंज का चयन करने के लिए, इच्छित सेल्स पर अपने माउस को क्लिक करके खींचें।
कदम 2: सशर्त स्वरूपण मेनू खोलें
एक बार जब आपके सेल्स चुने गए हों, रिबन पर "होम" टैब पर जाएं। "स्टाइल्स" समूह में, "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करें। एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा जो सशर्त स्वरूपण लागू करने के विभिन्न विकल्प दिखा रहा है।
कदम 3: एक नियम चुनें
ड्रॉप-डाउन मेनू में, आपको कुछ विकल्प दिखाई देंगे जैसे "सेल्स नियमों को हाइलाइट करें," "शीर्ष/नीचे नियम," "डेटा बार," "रंग पैमाना," और "आइकन सेट।" आप इनमें से किसी भी विकल्प पर क्लिक कर सकते हैं अपने नियम को परिभाषित करने के लिए।
कदम 4: नियमों को कॉन्फ़िगर करें
जैसे ही आप नियम प्रकार चुनते हैं, एक संवाद बॉक्स पॉप अप होगा, जो आपसे नियम के लिए विशिष्ट मानदंड दर्ज करने को कहेगा। यह वह जगह है जहां आप सशर्त स्वरूपण के लिए शर्तों को परिभाषित करते हैं। अपनी मानदंड दर्ज करें और वह स्वरूप चुनें जो आप शर्त के पूरा होने पर लागू करना चाहते हैं।
कदम 5: लागू करें और बंद करें
एक बार जब आपने अपने नियम को सेट अप कर लिया हो, तो "ओके" पर क्लिक करें ताकि सशर्त स्वरूपण आपके चयनित सेल्स पर लागू हो जाए। आप हमेशा बाद में "प्रबंधित नियम" से सशर्त स्वरूपण मेनू से नियमों को संपादित कर सकते हैं।
सशर्त स्वरूपण नियमों के प्रकार
Excel 2016 विभिन्न प्रकार के नियम प्रदान करता है जो विभिन्न तरीकों से डेटा को हाइलाइट करने में मदद करते हैं। नीचे मुख्य प्रकार दिए गए हैं:
सेल्स को हाइलाइट करने के नियम
यह नियम प्रकार आपको उस मान के आधार पर विशिष्ट सेल्स को हाइलाइट करने की अनुमति देता है जो वे रखते हैं। आप यह चुन सकते हैं कि कौन से सेल्स एक निर्दिष्ट मान से बड़े हैं, छोटे हैं, या बराबर हैं। आप पाठ स्ट्रिंग्स, तिथियां, या डुप्लिकेट मानों का उपयोग क्राइटेरिया के रूप में भी कर सकते हैं।
शीर्ष/नीचे नियम
इस नियम सेट में उन सेल्स को हाइलाइट किया जाता है जिनमें चयनित रेंज में सबसे अधिक या सबसे कम मान होते हैं। आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप शीर्ष या नीचे की कितनी वस्तुएं हाइलाइट करना चाहते हैं, या आप एक प्रतिशत का उपयोग कर सकते हैं।
डेटा बार
डेटा बार प्रत्येक सेल के भीतर एक दृश्य बार जोड़ते हैं, जो सेल के मान के सापेक्ष कितने बैरोमीटर का एक त्वरित दृश्य संकेत प्रदान करते हैं। बार की लंबाई सेल के मानचक के अनुसार होती है।
रंग पैमाना
रंग पैमाना आपकी चयनित रेंज के पार रंगों के एक ग्रेडिएंट को लागू करता है, जिसमें प्रत्येक रंग उच्चतम और निम्नतम मानों के साथ मेल खाता है। यह आपके डेटा के वितरण और परिमाण को दृश्य रूप में समझने में सहायक है।
आइकन सेट
आइकन सेट आपको विभिन्न आइकनों का उपयोग करके डेटा का प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देते हैं, जैसे तीर, यातायात लाइट या तारे। ये आइकन यह स्पष्ट दृश्य प्रदान करते हैं कि प्रत्येक सेल का डेटा सेट शर्तों के एक सेट के साथ कैसे मेल खाता है।
सशर्त स्वरूपण उदाहरण
आइए कुछ व्यावहारिक उदाहरणों के साथ समझें कि सशर्त स्वरूपण का उपयोग कैसे किया जा सकता है:
उदाहरण 1: उच्च बिक्री आंकड़ों को हाइलाइट करना
मान लें कि आपके पास एक बिक्री तालिका है और आप सभी बिक्री को 5,000 यूएस डॉलर से अधिक दिखाना चाहते हैं। यह इस प्रकार है:
- उस बिक्री रेंज का चयन करें जिसमें आपकी बिक्री डेटा हो।
- "सशर्त स्वरूपण" → "सेल्स नियम को हाइलाइट करें" → "से अधिक" पर जाएं।
- प्रदान किए गए बॉक्स में 5000 दर्ज करें और एक स्वरूप चुनें, जैसे बोल्ड लाल पाठ।
- नियम को लागू करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
उदाहरण 2: प्रदर्शन के लिए रंग पैमाना का उपयोग करना
मान लें कि आप कर्मचारी के प्रदर्शन को उनके अंक के आधार पर देखना चाहते हैं:
- प्रदर्शन स्कोर के साथ श्रेणी का चयन करें।
- "सशर्त स्वरूपण" → "रंग पैमाना" पर क्लिक करें।
- लाल से हरे तक के तीन-रंग पैमाने का चयन करें, जिसमें बीच में पीला हो।
- सबसे अधिक अंक वाले सेल हरे दिखेंगे, और सबसे कम अंक वाले सेल लाल दिखेंगे।
उदाहरण 3: समाप्त तिथियों को हाइलाइट करना
मान लें कि आपको एक समाप्त तिथि के रूप में हाइलाइट करने की आवश्यकता है:
- समाप्ति तिथियों का चयन करें।
- "सशर्त स्वरूपण" → "सेल्स नियम को हाइलाइट करें" → "से कम" का चयन करें।
- बॉक्स में =TODAY() दर्ज करें और उपयुक्त स्वरूपण विकल्प चुनें।
- "ओके" पर क्लिक करें। सभी समाप्ति तिथियां हाइलाइट हो जाएंगी।
सूत्रों के साथ उन्नत सशर्त स्वरूपण
मानक नियम प्रकारों के परे, एक्सेल आपको अधिक लचीला और गतिशील सशर्त स्वरूपण बनाने के लिए सूत्रों का उपयोग करने की अनुमति देता है। यह "नया नियम" को सशर्त स्वरूपण मेनू में चुनने और "इस फॉर्मूले का उपयोग करके चयन करने के लिए कुछ सेल्स को स्वरूपित करें" का चयन करके किया जाता है।
उदाहरण: कस्टम सूत्र के साथ सशर्त स्वरूपण
मान लें कि आप एक शर्त कार्मूल का प्रयोग करके एक संपूर्ण पंक्ति को हाईलाइट करना चाहते हैं यदि एक सेल का मूल्य 100 से अधिक है:
- उन पंक्तियों की रेंज का चयन करें जिन्हें आप स्वरूपित करना चाहते हैं, जैसे A1:D10।
- "सशर्त स्वरूपण" → "नया नियम" पर जाएं।
- "इस फॉर्मूले का उपयोग करके चयन करने के लिए कुछ सेल्स को स्वरूपित करें" का चयन करें।
- फॉर्मूला बॉक्स में =A1>100 दर्ज करें।
- वांछित स्वरूपण चुनें और "ओके" पर क्लिक करें।
नियम प्रबंधन और संपादन
आप सशर्त स्वरूपण लागू करने के बाद नियमों को संपादित या हटाना चाहते हैं। यहां बताया गया है कि कैसे:
सशर्त स्वरूपण नियम देखना
यह देखने के लिए कि आपकी मौजूदा चयन के लिए कौन से नियम लागू होते हैं:
- "सशर्त स्वरूपण" → "नियम प्रबंधित करें" पर जाएं।
- यह एक संवाद खोलता है जो चयनित सेल्स, शीट, या रेंज पर लागू सभी नियमों को दर्शाता है।
नियम संपादित करना
एक नियम संपादित करने के लिए:
- "नियम प्रबंधित करें" संवाद बॉक्स में, उस नियम का चयन करें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं।
- "नियम संपादित करें" पर क्लिक करें, अपना परिवर्तन करें और "ओके" पर क्लिक कर लागू करें।
एक नियम हटाना
एक नियम हटाने के लिए:
- "नियम प्रबंधित करें" संवाद बॉक्स में, उस नियम का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं।
- "नियम हटाएं" पर क्लिक करें, और फिर "ओके" पर क्लिक करें।
सामान्य समस्याओं का निवारण
सशर्त स्वरूपण का उपयोग करते समय, आप कुछ सामान्य समस्याओं का सामना कर सकते हैं। यहां कुछ निवारण सुझाव दिए गए हैं:
स्वरूपण लागू नहीं हुआ
यह अक्सर होता है क्योंकि नियम को गलत रेंज पर लागू किया गया है। स्वरूपण लागू करने से पहले यह सुनिश्चित करें कि आपने सही सेल्स का चयन किया हो।
स्रोत गलत हैं
गलत सूत्र का उपयोग नियम को अपेक्षित रूप से काम करने में विफल कर सकता है। किसी भी वाक्यविन्यास त्रुटियों के लिए दोबारा जाँचें और अपने तर्क की वैधता परीक्षण करें।
प्रदर्शन की समस्याएं
यदि बड़े डेटा सेट्स पर लागू किया जाता है तो सशर्त स्वरूपण Excel को धीमा कर सकता है। बड़े डेटा सेट्स के साथ काम करते समय रेंज को कम करने या अपने नियमों को सरल बनाने का प्रयास करें।
निष्कर्ष
Excel 2016 में सशर्त स्वरूपण एक असाधारण विशेषता है जो आपके डेटा व्याख्या कौशल को काफी बढ़ा सकता है। विभिन्न सशर्त स्वरूपण तकनीकों को लागू करके, आप आसानी से महत्वपूर्ण डेटा बिंदु को हाइलाइट कर सकते हैं, रुझान पहचान सकते हैं, और उन सूचनाओं पर ध्यान आकर्षित कर सकते हैं जिन्हें केवल कच्चे आंकड़ों को देखकर प्रकट नहीं किया जा सकता। इस चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका और उदाहरणों ने आपको सशर्त स्वरूपण को अपनाने की मूलभूत जानकारी प्रदान की है। जैसे-जैसे आप अधिक आरामदेह होते जाते हैं, आप कस्टम सूत्रों का उपयोग करने जैसे उन्नत विकल्पों का पता लगा सकते हैं, जो आपकी Excel डेटा के विश्लेषण और प्रस्तुति के लिए एक अतिरिक्त परिशुद्धता की परत प्रदान करता है।
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