Как использовать комментарии и заметки в Office 2021

Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeКомментарииЗаметкиСотрудничествоДокументОбзорWindowsMacПрофессиональныйПродуктивность

Microsoft Office 2021 предлагает ряд инструментов для повышения производительности, которые помогают улучшить эффективность как в рабочей, так и в личной сфере. В центре этих инструментов находятся комментарии и заметки, функции, призванные облегчить сотрудничество, комментирование и личную организацию. Независимо от того, используете ли вы Word, Excel или PowerPoint, понимание того, как эффективно использовать комментарии и заметки, может значительно повысить как личную продуктивность, так и групповое сотрудничество. Вот подробная информация о том, как использовать комментарии и заметки в Office 2021.

Понимание комментариев в Microsoft Office

Комментарии в Microsoft Office предназначены для того, чтобы пользователи могли добавлять комментарии, предложения или отзывы к документам, таблицам и презентациям, не изменяя основное содержание. Они особенно полезны в условиях совместной работы, поскольку позволяют членам команды делиться мнениями или критикой наряду с основным текстом.

Добавление комментариев в Word 2021

Добавление комментариев в Word 2021 — это простой процесс. При просмотре документов выделение фраз или абзацев позволяет прикреплять конкретные комментарии:

1. Выберите текст, к которому хотите добавить комментарий.
2. Перейдите на вкладку Рецензирование в ленте.
3. Нажмите Создать комментарий. Поле для комментария появится на правом поле.
4. Введите свой комментарий в поле. Когда вы нажмете, комментарий будет автоматически сохранен.

Управление комментариями в Word 2021

Комментарии можно отмечать как измененные, удаленные или решенные:

• Редактировать комментарий: Щелкните прямо на тексте комментария и внесите изменения.
• Удалить комментарий: Выберите комментарий и нажмите Удалить на вкладке Рецензирование.
• Ответить на комментарий: Нажмите Ответить под комментарием, чтобы добавить дополнительные мысли или ответы.
• Решить комментарий: Выберите Решить, чтобы отметить комментарий как адресованный, после чего он исчезнет из вида.

Работа с комментариями в Excel 2021

Excel 2021 позволяет добавлять комментарии (ранее называвшиеся заметками), которые отлично подходят для сотрудничества, особенно при совместном использовании наборов данных:

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую хотите добавить комментарий.
2. Выберите Создать комментарий в контекстном меню.
3. Введите свой текст в появившееся поле для комментариев.

Управление комментариями в Excel

Управлять комментариями в Excel можно аналогичным образом:

• Редактировать: Щелкните правой кнопкой мыши ячейку с комментарием и выберите Изменить комментарий.
• Удалить: Выберите Удалить комментарий в контекстном меню по правому клику.
• Ответить: В ветках комментариев в Excel поддерживаются ответы для обратной связи.
• Нитевые комментарии: Они идеально подходят для постоянного обсуждения, так как позволяют нескольким пользователям отвечать на один и тот же комментарий.

Вставка комментариев в PowerPoint 2021

Вот как реализованы комментарии в PowerPoint 2021:

1. Открыв слайд, перейдите на вкладку Рецензирование.
2. Нажмите Создать комментарий. Откроется панель для комментариев, где можно ввести свой ответ.
3. Введите свой комментарий и нажмите в другом месте, чтобы сохранить его.

Интеграция заметок в Office 2021

Заметки отличаются от комментариев тем, что они предназначены больше для личного использования, чем для сотрудничества. Приложения Microsoft Office предлагают обширные возможности для добавления заметок, чтобы отслеживать мысли, инсайты и аннотации, которые не должны быть видимыми для других.

Использование заметок в Microsoft Word

В Word заметки обычно доступны через сноски или концевые сноски:

1. Поместите курсор в место, где хотите добавить заметку.
2. Перейдите на вкладку Ссылки.
3. Выберите Вставить сноску или Вставить концевую сноску.
4. Word вставит номер или символ и откроет поле для заметок, где вы можете ввести текст заметки.

Изучение заметок в Excel 2021

Заметки в Excel немного отличаются и действуют как аннотации в отдельной ячейке:

1. Щелкните правой кнопкой мыши нужную ячейку и выберите Создать заметку.
2. Введите свою аннотацию в поле Заметка.
3. Для редактирования просто щелкните правой кнопкой и выберите Редактировать заметку.

Заметки в Excel помогают отслеживать инсайты или детали, связанные с конкретными точками данных, не загромождая вид для других.

Использование заметок докладчика в PowerPoint

Заметки докладчика PowerPoint предназначены для помощи докладчикам в общении с аудиторией без их демонстрации. Используйте их для:

1. Нажмите кнопку Заметки в нижней части окна PowerPoint.
2. Введите свой сценарий или ключевые моменты в области заметок, которая появляется под слайдом.

Во время режима презентации эти заметки появляются на экране докладчика, но скрыты от аудитории.

Сотрудничество с помощью комментариев и заметок

В Office 2021 интегрированные облачные сервисы улучшают сотрудничество с комментариями и заметками. При использовании приложений, таких как Word, Excel и PowerPoint, подключенных к OneDrive или SharePoint, пользователи могут наслаждаться бесшовным обменом и живым сотрудничеством. Воспользуйтесь преимуществами:

• Комментарии в реальном времени: Когда несколько пользователей работают с документом, обновления комментариев появляются мгновенно, поддерживая естественный ход разговора.
• Отслеживание изменений: В Word отслеживайте изменения наряду с ветками комментариев, чтобы сохранить запись о фактическом развитии документа и дебатах.

Советы по эффективному использованию комментариев и заметок

Используйте эти стратегии, чтобы максимально увеличить влияние ваших комментариев и заметок:

• Будьте ясны и кратки: Независимо от того, является ли это комментарий или заметка, убедитесь, что ваше сообщение четкое и свободно от двусмысленностей.
• Держитесь актуальности: Убедитесь, что комментарии добавляют ценность, сосредотачиваясь на конкретном соответствующем содержании.
• Организуйте заметки с умом: Организуйте заметки так, чтобы они соответствовали структуре вашего документа или презентации.
• Регулярно проверяйте: Регулярные проверки могут обеспечить, что комментарии были учтены, а заметки обновлены в соответствии с текущей актуальностью.
• Используйте @mention: В условиях групповой работы используйте @mention в комментариях, чтобы напрямую обратиться к конкретным коллегам.
• Решайте и очищайте: Регулярно решайте или удаляйте старые комментарии, чтобы поддерживать организованное рабочее пространство.

Освоив использование комментариев и заметок в Office 2021, вы можете разблокировать более глубокие уровни продуктивности и коммуникации. Независимо от того, сотрудничаете ли вы с другими в проекте или организуете свои мысли, эти инструменты обеспечивают критическую поддержку и гибкость для повышения общей эффективности вашего рабочего процесса.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление