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Cómo usar comentarios y notas en Office 2021
Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 2 Hace unas semanas
Microsoft Office 2021 ofrece una gama de herramientas de productividad para mejorar la eficiencia laboral y personal. En el corazón de estas herramientas se encuentran los Comentarios y las Notas, características diseñadas para facilitar la colaboración, la comentación y la organización personal. Ya sea utilizando Word, Excel o PowerPoint, comprender cómo usar eficazmente los Comentarios y las Notas puede mejorar en gran medida tanto la productividad personal como la colaboración grupal. Aquí tienes información detallada sobre cómo puedes usar Comentarios y Notas en Office 2021.
Comprender los comentarios en Microsoft Office
Los comentarios en Microsoft Office están diseñados para permitir a los usuarios agregar comentarios, sugerencias o retroalimentación a documentos, hojas de cálculo y presentaciones sin alterar el contenido principal. Son particularmente útiles en entornos colaborativos, permitiendo que los miembros del equipo compartan ideas o críticas junto al texto principal.
Agregar comentarios en Word 2021
Agregar comentarios en Word 2021 es un proceso simple. Al revisar documentos, resaltar frases o párrafos te permite adjuntar comentarios específicos:
- Selecciona el texto donde deseas agregar el comentario.
- Ve a la pestaña Revisar en la cinta.
- Haz clic en Nuevo comentario. Aparecerá un cuadro de comentario en el margen derecho.
- Escribe tu comentario en el cuadro. Cuando hagas clic, tu comentario se guardará automáticamente.
Gestionar comentarios en Word 2021
Los comentarios se pueden marcar como modificados, eliminados o resueltos:
- Editar un comentario: Haz clic directamente en el texto del comentario y realiza tus cambios.
- Eliminar un comentario: Selecciona el comentario y elige Eliminar en la pestaña Revisar.
- Responder a un comentario: Haz clic en Responder debajo del comentario para agregar pensamientos o respuestas adicionales.
- Resolver comentario: Selecciona Resolver para marcar el comentario como atendido, lo que hará que desaparezca de la vista.
Trabajando con comentarios en Excel 2021
Excel 2021 permite comentarios (anteriormente llamados notas) que funcionan bien para la colaboración, especialmente en conjuntos de datos compartidos:
- Haz clic derecho en la celda donde deseas agregar el comentario.
- Selecciona Nuevo comentario del menú contextual.
- Ingresa tu texto en el cuadro de comentario que aparece.
Gestionar comentarios en Excel
Los comentarios en Excel se pueden gestionar de manera similar:
- Editar: Haz clic derecho en la celda que contiene el comentario y elige Editar comentario.
- Eliminar: Elige Eliminar comentario del menú contextual de clic derecho.
- Responder: Los hilos de comentarios en Excel admiten respuestas para una comunicación de ida y vuelta.
- Comentarios en hilo: Son ideales para discusiones en curso, ya que permiten que varios usuarios respondan al mismo comentario.
Insertar comentarios en PowerPoint 2021
Así es como se implementan los comentarios en PowerPoint 2021:
- Con tu diapositiva abierta, ve a la pestaña Revisar.
- Haz clic en Nuevo comentario. Se abre el panel de comentarios donde puedes escribir tu respuesta.
- Escribe tu comentario y haz clic en otro lugar para guardarlo.
Integrar notas en Office 2021
Las notas difieren de los comentarios en que se utilizan más para referencia personal que para propósitos colaborativos. Las aplicaciones de Microsoft Office proporcionan características enriquecidas para agregar notas que ayudan a seguir ideas, percepciones y anotaciones que no necesitan ser visibles inmediatamente para otros.
Uso de notas en Microsoft Word
En Word, las notas generalmente se acceden a través de notas al pie o notas al final:
- Coloca el cursor donde deseas agregar la nota.
- Ve a la pestaña Referencias.
- Selecciona Insertar nota al pie o Insertar nota al final.
- Word insertará un número o símbolo y abrirá un campo de nota para que ingreses tu texto de nota.
Explorar notas en Excel 2021
Las notas en Excel son un poco diferentes y actúan como anotaciones dentro de una sola celda:
- Haz clic derecho en la celda que deseas y selecciona Nueva nota.
- Ingresa tu anotación en el cuadro de nota.
- Para editar, simplemente haz clic derecho y elige Editar nota.
Las notas en Excel ayudan a seguir ideas o detalles relacionados con puntos de datos particulares, sin saturar la vista para otros.
Usar notas del presentador en PowerPoint
Las notas del presentador de PowerPoint están diseñadas para ayudar a los presentadores a comunicar contenido sin mostrarlo a la audiencia. Úsalas para:
- Hacer clic en el botón Notas en la parte inferior de la ventana de PowerPoint.
- Ingresar tu guion o puntos clave en el área de notas que aparece debajo de la diapositiva.
Durante el modo de presentación, estas notas aparecen en la pantalla del presentador pero están ocultas para la audiencia.
Colaborar con comentarios y notas
En Office 2021, los servicios en la nube integrados mejoran la colaboración en torno a los comentarios y notas. Al usar aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint conectadas a OneDrive o SharePoint, los usuarios pueden disfrutar de una colaboración en vivo y compartida sin problemas. Aprovecha:
- Comentarios en tiempo real: Cuando varios usuarios interactúan con un documento, las actualizaciones de los comentarios aparecen instantáneamente, manteniendo la conversación fluida de manera natural.
- Seguimiento de cambios: En Word, sigue los cambios junto a los hilos de comentarios para mantener un registro del desarrollo y debate del documento.
Consejos para usar comentarios y notas eficazmente
Utiliza estas estrategias para maximizar el impacto de tus comentarios y notas:
- Sé claro y conciso: Ya sea un comentario o una nota, asegúrate de que tu mensaje sea directo y esté libre de ambigüedad.
- Mantente relevante: Asegúrate de que los comentarios agreguen valor al centrarse en contenido relevante específico.
- Organiza las notas cuidadosamente: Organiza las notas de una manera que se ajuste a la estructura de tu documento o presentación.
- Revisa regularmente: Revisiones regulares pueden asegurar que los comentarios hayan sido atendidos y que las notas estén actualizadas de acuerdo con su relevancia actual.
- Usa @menciones: En un entorno grupal, usa @menciones en los comentarios para dirigirte directamente a colaboradores específicos.
- Resolver y limpiar: Regularmente resuelve o elimina comentarios antiguos para mantener el espacio de trabajo organizado.
Dominando el uso de comentarios y notas en Office 2021, puedes desbloquear niveles más profundos de productividad y comunicación. Ya sea que estés colaborando con otros en un proyecto o organizando tus ideas, estas herramientas proporcionan apoyo crítico y flexibilidad para mejorar tu flujo de trabajo general.
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