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Cómo usar las salas de grupos en Teams
Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 2 Hace unas semanas
Las salas de grupos en Microsoft Teams son una función que permite al organizador de la reunión dividir una reunión en grupos más pequeños para realizar discusiones o actividades enfocadas. Es una excelente herramienta para maestros, líderes de equipo y facilitadores que desean crear un entorno de reunión interactivo y atractivo. En esta guía, exploraremos cómo usar eficazmente las salas de grupos en Teams. Cubriremos cómo configurarlas, gestionarlas y te proporcionaremos un documento extenso que detalla todo lo que necesitas saber sobre esta función.
Configuración de salas de grupos
Para comenzar a usar las salas de grupos en Teams, primero debes asegurarte de ser el organizador de la reunión o haber recibido los permisos adecuados. Las salas de grupos solo están disponibles en reuniones programadas y se pueden crear tanto antes como durante una reunión.
Crear salas de grupos antes de una reunión
Para configurar salas de grupos antes de que comience la reunión, sigue estos pasos:
- Abre la aplicación Teams y ve a tu calendario.
- Selecciona la reunión programada donde deseas agregar salas de grupos.
- Haz clic en la pestaña de Salas de grupos.
- Selecciona el número de salas que deseas crear. Puedes crear hasta 50 salas en una sola reunión.
- Elige cómo deseas asignar a los participantes a las salas: Automáticamente o Manualmente. Automáticamente asigna a los participantes de manera equitativa, mientras que Manualmente te permite elegir quién irá a cada sala.
- Haz clic en Crear salas para finalizar la configuración.
Con las salas creadas, puedes configurarlas aún más cambiando el nombre de cada sala, estableciendo un temporizador o permitiendo que los participantes regresen a la sala principal de la reunión.
Configuración de salas de grupos
Después de crear las salas, tienes la opción de configurarlas según tus necesidades. Así se hace:
- Haz clic en el icono de configuración de la sala junto a cada sala que crees.
- Cambia el nombre de la sala haciendo clic en el icono del lápiz y escribiendo el nombre que deseas.
- Establece un temporizador para la sesión. Puedes encontrar esta opción en la configuración y ajustar la duración según tu actividad.
- Cambia el interruptor que permite a los participantes regresar a la reunión principal para elegir si los participantes pueden regresar a la reunión principal en cualquier momento.
Crear salas de grupos durante una reunión
Si deseas configurar salas de grupos durante una reunión, sigue estos pasos:
- Una vez que llegues a la reunión, haz clic en el icono de salas de grupos de la barra de herramientas de la reunión.
- Selecciona el número de salas y el método de asignación (automático o manual) como se describió anteriormente.
- Haz clic en Crear sala.
Una vez creadas las salas, puedes asignar participantes y configurar cada sala de manera similar a la configuración previa a la reunión.
Gestión de salas de grupos
Gestionar eficazmente las salas de grupos es crucial para garantizar que las sesiones se desarrollen sin problemas. Aquí están los pasos detallados para gestionar las salas una vez que estén activas:
Abrir salas de grupos
Para iniciar las salas de grupos, sigue estos pasos:
- Durante una reunión de Teams, hace clic en Iniciar sala desde el panel de Salas de grupos.
- Todas las salas se abrirán y los participantes serán llevados a sus respectivas salas según tu configuración.
Es importante informar a los participantes que serán llevados a una sala para evitar confusiones.
Unirse a una sala de grupos
Como organizador de la reunión, puedes unirte a cualquier sala de grupos:
- Selecciona la sala a la que deseas unirte de la lista en el panel de Salas de grupos.
- Haz clic en el botón 'Unirse a la sala'.
Esta funcionalidad es útil para facilitar discusiones o proporcionar asistencia sin necesitar una invitación separada.
Enviar anuncios
Puedes difundir anuncios a todas las salas. Así se hace:
- Haz clic en el botón de Más acciones (tres puntos) en el panel de Salas de grupos.
- Selecciona Anunciar.
- Escribe tu mensaje y haz clic en Enviar.
Esta función es útil para mantener informados a los participantes sobre plazos u otra información importante.
Cerrar salas de grupos
Para finalizar una sesión en una sala de grupos:
- En el panel de Salas de grupos, haz clic en Cerrar salas.
- Todos los participantes serán llevados de vuelta a la reunión principal.
También puedes configurar las salas de grupos para que se cierren automáticamente después de un tiempo específico usando la función de temporizador.
Reasignar participantes
Si necesitas mover participantes de una sala a otra:
- En el panel de Salas de grupos, haz clic en Asignar participantes.
- Selecciona uno o más participantes que deseas transferir.
- Selecciona la sala a la que deseas moverlos y haz clic en Mover.
Las reasignaciones se pueden hacer en cualquier momento cuando las salas están abiertas.
Ejemplos de uso de salas de grupos
Para entender cómo las salas de grupos pueden ser prácticas, considera estos escenarios:
Contexto educativo
En el aula, el maestro puede usar salas de grupos para dividir a los estudiantes en grupos más pequeños para discusiones de proyectos. Esto es lo que puede hacer el maestro:
- Dividir a los estudiantes en grupos según el proyecto que estén haciendo.
- Moverse entre las salas para proporcionar orientación y apoyo.
- Usar la función de anuncios para recordar a los estudiantes los plazos.
Después del trabajo en grupo, todos regresan a la reunión principal para compartir sus hallazgos.
Entorno corporativo
En un entorno corporativo, las salas de grupos pueden facilitar sesiones de lluvia de ideas en equipo. Por ejemplo, un gerente puede:
- Crear salas de grupos para diferentes departamentos para discutir temas específicos de la agenda.
- Dar a cada grupo una tarea o pregunta específica para resolver.
- Ir y venir de salas para verificar el progreso.
Talleres y capacitación
Para talleres, los instructores pueden usar salas de grupos para actividades prácticas o ejercicios de rol. Considera:
- Asignar diferentes tareas a cada sala y dejar que los participantes roten entre ellas.
- Permitir que los participantes presenten su trabajo cuando regresen a la sesión principal.
Conclusión y mejores prácticas
Las salas de grupos son una función versátil en Microsoft Teams que proporciona flexibilidad y aumenta la participación. Para aprovechar al máximo las salas de grupos, considera estas mejores prácticas:
- Planifica con anticipación: Decide de antemano el objetivo y los resultados esperados para cada sesión de sala de grupos.
- Establece instrucciones claras: Asegúrate de que los participantes sepan qué se espera de ellos y qué se requiere de ellos.
- Monitorea el progreso: Consulta regularmente en diferentes salas para facilitar conversaciones y ofrecer orientación según sea necesario.
- Comprende la gestión del tiempo: Utiliza la función de temporizador para mantener cada sesión en curso.
- Sé flexible: Prepárate para problemas inesperados, como reasignar participantes.
Siguiendo estos pasos, configurar, gestionar y usar salas de grupos puede ser un proceso fluido y productivo que mejorará tus reuniones en Microsoft Teams.
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