Как отслеживать прогресс проекта в Microsoft Project

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft ProjectОтслеживание прогрессаУправление проектамиWindowsМониторингПроизводительностьАналитикаПланированиеОтчетностьЭффективностьВременная шкала

Microsoft Project - мощный инструмент, который менеджеры проектов используют для планирования, исполнения и обзора прогресса с течением времени. Понимание того, как отслеживать прогресс вашего проекта в Microsoft Project, может помочь обеспечить успешные результаты и эффективное управление временем. Ниже мы подробно остановимся на том, как отслеживать прогресс проекта с помощью Microsoft Project, охватывая ключевые функции и методологии, используемые для поддержания контроля и надзора за вашими проектами.

1. Подготовка плана проекта

Начальные стадии любого проекта включают настройку. В Microsoft Project вы начинаете с создания нового проекта, где вводите задачи, длительность, зависимости, ресурсы и другие соответствующие детали.

2. Определение задач

Задачи являются строительными блоками вашего проекта, представляя все различные части работы, которые необходимо выполнить. Чтобы определить задачи:

• Откройте Microsoft Project и создайте новый файл проекта.
• В представлении диаграммы Ганта начните с ввода задач в колонку 'Имя задачи'.
• Оцените длительность каждой задачи и запишите её, например, '2 дня', '3 недели' и т.д.

3. Последовательность действий

Задачи обычно имеют зависимости, что означает, что некоторые задачи нельзя начать, пока другие не завершены. В Microsoft Project вы устанавливаете эти связи для создания логического потока или последовательности:

• Выберите задачу, к которой вы хотите привязать другую задачу (предшественник).
• Нажмите на вкладку 'Задачи', затем используйте 'Связать выбранные задачи' или блок 'Предшественники', чтобы вручную ввести идентификаторы задач, которые должны быть связаны.

4. Распределение ресурсов

Каждая задача в вашем проекте потребует ресурсов, которые могут быть людьми, оборудованием или материалами. Чтобы распределить ресурсы:

• Создайте лист ресурсов, перейдя на вкладку 'Вид' и выбрав 'Лист ресурсов'.
• Определите ресурсы, введя имя ресурса, тип и детали, такие как стоимость и доступность.
• Назначьте ресурсы для задач, выбрав задачу и затем выбрав один или несколько ресурсов, используя вкладку 'Ресурсы'.

5. Создание базового плана проекта

После настройки расписания установите базовый план. Базовый план включает все текущие данные расписания проекта, которые вы будете использовать для сравнения с фактическим прогрессом:

• Нажмите на вкладку 'Проект', затем нажмите 'Установить базовый план'.
• Снова выберите 'Установить базовый план' и нажмите 'ОК' для подтверждения.

Установка базового плана помогает отслеживать и сравнивать, как проект реализуется в сравнении с первоначальным расписанием.

6. Отслеживание прогресса

Мониторинг текущих задач и ресурсов гарантирует, что проект остаётся на верном пути. Следуйте этим шагам, чтобы эффективно отслеживать прогресс:

Обновление прогресса задач

Чтобы следить за завершёнными и ожидающими задачами, обновляйте их прогресс:

• На вкладке 'Задачи' выберите задачу, которую хотите обновить.
• Введите процент в колонке 'Процент выполнения задачи', чтобы показать, сколько задачи выполнено, или используйте диалоговое окно 'Обновить задачу', чтобы ввести даты начала и окончания.

Фактические даты начала и окончания

Для отслеживания в реальном времени важно документировать, когда задачи фактически начинаются и заканчиваются. Введите эти даты:

• Выберите задачу и заполните поля 'Фактическое начало' и 'Фактическое окончание' в деталях задачи.
• Если введена фактическая дата окончания, задача автоматически помечается как 100% завершённая.

Отслеживание диаграммы Ганта

Используйте отслеживающую диаграмму Ганта, которая накладывает бары прогресса и базового плана:

• Перейдите на вкладку 'Вид', затем нажмите на 'Отслеживание Ганта'.
• Посмотрите на синие линии для программы базового плана и сравните их с жёлтыми полосами фактического прогресса.

7. Анализ отклонений

Анализ отклонений помогает выявить, насколько текущее выполнение отличается от плана:

• Посмотрите на таблицу 'Отклонение', где вы можете увидеть такие колонки, как 'Отклонение начала' и 'Отклонение окончания'. Они показывают разницу между запланированными и фактическими датами.

8. Использование ресурсов и их стоимость

Следите за распределением ресурсов, чтобы гарантировать, что ресурсы не перегружены или недозагружены:

• Выберите вид 'Использование ресурсов', чтобы просмотреть назначения и выделенное время для каждого ресурса.
• Проверьте колонку 'Стоимость', чтобы оценить расходы на ресурсы и управлять бюджетом.

9. Отчётность

Microsoft Project предлагает множество встроенных отчётов, которые полезны для визуализации данных проекта и их передачи заинтересованным сторонам:

• На вкладке 'Отчёты' выберите категорию, такую как 'Панель управления' или 'Ресурсы'.
• Выберите типы отчётов для создания диаграмм, таблиц и аналитических данных. Отчёты, такие как 'Сгорание' или 'Обзор проекта', обеспечивают стратегический вид прогресса.

10. Обзор и корректировка

После того как вы выявили различия между прогрессом проекта и базовым планом, внесите необходимые корректировки:

• Переоцените продолжительность задач и зависимости, чтобы соответствовать текущим требованиям проекта.
• Перераспределение ресурсов, если обнаружено переназначение.
• Если в проекте произошли значительные изменения, базовый план будет заново определён после получения одобрения от заинтересованных сторон.

11. Непрерывное обучение

Каждый проект предоставляет ценные данные, которые могут быть использованы для прогнозирования будущего:

• Определите шаблоны и результаты выполненных задач по сравнению с запланированными задачами.
• Используйте повторяющиеся отчёты и анализ данных для совершенствования стратегий планирования и реализации будущих проектов.

Заключение

Отслеживание прогресса проекта в Microsoft Project требует определённых задач, постоянного обновления, всесторонних отчётов и эффективного использования доступных видов и функций. Точное отслеживание позволяет менеджерам быстро идентифицировать и корректировать отклонения от плана, гарантируя достижение целей проекта вовремя и в рамках бюджета. С помощью этих техник вы можете использовать мощные возможности Microsoft Project для управления расписаниями проектов и последовательной реализации успешных проектов.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление