Cómo rastrear el progreso del proyecto en Microsoft Project

Editado 3 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Project es una herramienta poderosa que los gerentes de proyectos utilizan para planificar, ejecutar y revisar el progreso a lo largo del tiempo. Comprender cómo rastrear el progreso de su proyecto en Microsoft Project puede ayudar a garantizar resultados exitosos y una gestión del tiempo efectiva. A continuación, profundizaremos en cómo rastrear el progreso del proyecto utilizando Microsoft Project, cubriendo las características clave y las metodologías utilizadas para mantener el control y supervisión sobre sus proyectos.

1. Preparación de su plan de proyecto

Las etapas iniciales de cualquier proyecto involucran la configuración. En Microsoft Project, comienza creando un nuevo proyecto donde ingresa tareas, duración, dependencias, recursos y cualquier otro detalle relevante.

2. Definición de tareas

Las tareas son los bloques de construcción de su proyecto, representando todas las diferentes piezas de trabajo que deben completarse. Para definir tareas:

• Abra Microsoft Project y cree un nuevo archivo de proyecto.
• En la vista de diagrama de Gantt, comience ingresando tareas en la columna 'Nombre de la tarea'.
• Estime la duración de cada tarea y regístrela, por ejemplo, '2 días', '3 semanas', etc.

3. Secuencia de acciones

Las tareas generalmente tienen dependencias, lo que significa que algunas tareas no pueden comenzar hasta que otras hayan terminado. En Microsoft Project, establece estas relaciones para crear un flujo o secuencia lógica:

• Seleccione la tarea a la que desea vincular otra tarea (predecesora).
• Haga clic en la pestaña 'Tareas', luego use la sección 'Vincular tareas seleccionadas' o 'Predecesoras' para ingresar manualmente los identificadores de las tareas que deben vincularse.

4. Asignación de recursos

Cada tarea en su proyecto requerirá recursos, que pueden ser personas, equipos o materiales. Para asignar recursos:

• Cree una hoja de recursos yendo a la pestaña 'Vista' y seleccionando 'Hoja de recursos'.
• Defina los recursos ingresando el nombre del recurso, tipo y detalles tales como costo y disponibilidad.
• Asigne recursos a las tareas seleccionando una tarea y luego seleccionando uno o más recursos usando la pestaña 'Recursos'.

5. Crear una línea base del proyecto

Una vez que haya configurado su cronograma, establezca una línea base. La línea base incluye todos los datos actuales del cronograma del proyecto, que usará para comparar con el progreso real:

• Haga clic en la pestaña 'Proyecto' y luego en 'Establecer línea base'.
• Seleccione 'Establecer línea base' nuevamente y luego haga clic en 'Aceptar' para confirmar.

Establecer una línea base ayuda a monitorear y comparar cómo se está implementando el proyecto en comparación con el cronograma original.

6. Seguimiento del progreso

Monitorear las tareas y recursos en curso garantiza que el proyecto se mantenga en buen camino. Siga estos pasos para rastrear el progreso de manera efectiva:

Actualizar el progreso de la tarea

Para llevar un registro de las tareas completadas y pendientes, actualice su progreso:

• En la pestaña 'Tareas', seleccione la tarea que desea actualizar.
• Ingrese un porcentaje en la columna 'Porcentaje de tarea completada' para mostrar cuánto de la tarea se ha completado, o use el cuadro de diálogo 'Actualizar tarea' para ingresar fechas de inicio y fin.

Fechas reales de inicio y fin

Para un seguimiento en tiempo real, es importante documentar cuándo realmente comienzan y terminan las tareas. Ingrese estas fechas:

• Seleccione una tarea y complete los campos 'Inicio real' y 'Fin real' en los detalles de la tarea.
• Si se ingresa una fecha de finalización real, la tarea se marca automáticamente como 100% completa.

Seguimiento de diagramas de Gantt

Use un diagrama de Gantt de seguimiento, que superpone barras de progreso y de línea base:

• Vaya a la pestaña 'Vista' y luego haga clic en 'Seguimiento de Gantt'.
• Mire las líneas azules para el programa de línea base y compárelas con las barras amarillas que muestran el progreso real.

7. Análisis de variaciones

El análisis de variaciones ayuda a identificar cómo el desempeño actual se desvía del plan:

• Mire la tabla 'Variación', donde puede ver columnas como 'Variación de inicio' y 'Variación de fin'. Estas muestran la diferencia entre las fechas planificadas y las reales.

8. Uso de recursos y costos

Vigile la asignación de recursos para asegurarse de que los recursos no estén ni sobreutilizados ni subutilizados:

• Seleccione la vista 'Uso de recursos' para revisar las asignaciones de cada recurso y el tiempo asignado.
• Revise la columna 'Costo' para evaluar los costos de recursos y gestionar el presupuesto.

9. Informes

Microsoft Project proporciona una variedad de informes integrados que son útiles para hacer visibles los datos del proyecto y comunicarlos a las partes interesadas:

• En la pestaña 'Informes', seleccione una categoría como 'Tablero' o 'Recursos'.
• Elija tipos de informes para crear gráficos, tablas e información. Informes como 'Burnout' o 'Resumen del proyecto' proporcionan una vista estratégica del progreso.

10. Revisión y ajuste

Una vez que identifique la diferencia entre el progreso del proyecto y la línea base, realice los ajustes necesarios:

• Reevalúe las longitudes de las tareas y sus dependencias para alinearlas con los requisitos del proyecto en curso.
• Redistribuya recursos si se detecta sobreasignación.
• Si hay cambios significativos en el proyecto, la línea base se volverá a determinar después de obtener la aprobación de las partes interesadas.

11. Aprendizaje continuo

Cada proyecto proporciona datos valiosos que pueden usarse para prever el futuro:

• Identifique patrones y resultados de tareas completadas frente a tareas planificadas.
• Use informes recurrentes y análisis de datos para refinar la planificación e implementación de futuros proyectos.

Conclusión

Rastrear el progreso del proyecto en Microsoft Project requiere tareas definidas, actualizaciones constantes, informes integrales y un uso efectivo de las vistas y características disponibles. Un seguimiento preciso permite a los gerentes identificar y corregir rápidamente las desviaciones del plan, asegurando que los objetivos del proyecto se cumplan a tiempo y dentro del presupuesto. Con estas técnicas, puede aprovechar las capacidades robustas de Microsoft Project para gestionar cronogramas de proyectos y entregar consistentemente proyectos exitosos.

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