Как отслеживать расходы с помощью Excel 2021

Отредактировано 4 несколько месяцев назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelРасходыОтслеживаниеВвод данныхБюджетированиеWindowsMacПерсональныйПрофессиональный

Отслеживание расходов — это важная часть управления личными финансами. Это помогает вам понять, куда уходят ваши деньги, и дает возможности лучше управлять ресурсами. Excel 2021 предоставляет отличную платформу для отслеживания расходов благодаря своей гибкости и мощным функциям. В этом подробном руководстве мы узнаем, как отслеживать расходы с помощью Excel 2021, обеспечив легкость восприятия этого даже для начинающих.

Зачем отслеживать расходы?

Прежде чем углубляться в детали использования Excel, давайте поймем, почему важно отслеживание расходов:

• Финансовая осведомленность: Отслеживание расходов дает вам ясность в отношении ваших привычек в тратах, позволяя выявлять ненужные расходы.
• Бюджетирование: С точным учетом расходов вы можете создать реалистичный бюджет, который отражает ваши шаблоны трат.
• Экономия денег: Понимание того, где тратятся ваши деньги, может помочь вам найти области, где можно сократить расходы и сэкономить деньги.
• Управление долгами: Грамотно распределяя средства, вы можете избежать дополнительных долгов и получить лучший контроль над существующими долгами.
• Постановка целей: Отслеживание предоставляет данные, которые могут использоваться для постановки и достижения финансовых целей, таких как покупка нового жилья, выход на пенсию или отпуск.

Настройка Excel для отслеживания расходов

Excel универсален и может быть адаптирован как для простого, так и для сложного финансового учета. Следуйте этим шагам, чтобы настроить его для отслеживания расходов:

Создайте новую книгу

1. Откройте Excel 2021 и начните новую книгу, нажав "Файл" > "Создать" > "Пустая книга".
2. Сохраните новую книгу с подходящим названием, например "Трекер расходов". Используйте "Файл" > "Сохранить как", чтобы сохранить ее в определенной папке для финансовых документов.

Дизайн вашего листа трекера расходов

Теперь вам нужно организовать вашу рабочую таблицу для эффективного отслеживания:

1. На первой строке установите заголовки для ваших столбцов. Они могут быть такими:
• Дата: Когда был сделан расход.
• Категория: Тип расхода (например, еда, транспорт).
• Описание: Краткая заметка о расходе.
• Сумма: Стоимость расхода.
• Способ оплаты: Как была сделана оплата (например, наличные, дебетовая карта).
2. Эти столбцы формируют основу вашего трекера расходов. Вы можете добавить больше столбцов, если это необходимо, чтобы удовлетворить ваши личные предпочтения в отслеживании.
3. Выделите всю первую строку и примените жирное форматирование, чтобы сделать ваши заголовки колонок более заметными.

Ввод тестовых данных

Прежде чем внутренно использовать ваш трекер расходов, введите некоторые тестовые данные, чтобы увидеть, как это выглядит, и при необходимости внести изменения:

1. Заполните некоторые примерные данные в следующих строках. Например:
• 01/01/2021 | Продукты | Покупка продуктов в Walmart | 150.00 | Кредитная карта
• 01/02/2021 | Транспорт | Ежемесячный проездной на метро | 100.00 | Наличные
• 01/03/2021 | Развлечения | Вечер кино | 30.00 | Дебетовая карта
2. Эти данные позволят вам увидеть, как каждый введенный вами расход отображается в вашем трекере.

Использование функций Excel для продвинутого отслеживания

Excel предоставляет функциональные возможности, которые помогают эффективно анализировать и управлять данными. Давайте рассмотрим некоторые ключевые функции:

Сортировка и фильтрация данных

Сортировка и фильтрация помогают управлять данными эффективно:

• Сортировка: Вы можете сортировать данные по любому столбцу. Например, вы можете отсортировать по дате, чтобы увидеть расходы в хронологическом порядке.
• Фильтрация: Используйте фильтры, чтобы видеть только специфические данные. Чтобы включить фильтрацию, выберите строку заголовка и нажмите "Данные" > "Фильтр". Теперь вы можете фильтровать по категории, например, чтобы увидеть все транспортные расходы.

Использование формул Excel

Формулы могут автоматизировать задачи расчета, такие как:

• Расчет общих расходов: Вы можете рассчитать общие расходы с помощью простой формулы.

=SUM(D2:D100)

Эта формула складывает все значения с D2 по D100, предполагая, что столбец "Сумма" – это "D". Отрегулируйте диапазон в зависимости от заполненных строк.

• Средний расход: Чтобы найти средний расход, используйте:

=AVERAGE(D2:D100)

• Макс/Мин расход: Чтобы найти максимальный или минимальный расход:

=MAX(D2:D100)

=MIN(D2:D100)

Графическое представление с помощью диаграмм

Диаграммы предоставляют визуальную методику для понимания ваших шаблонов траты:

• Чтобы создать простую круговую диаграмму, показывающую распределение по категориям:
1. Выберите диапазон данных (например, колонки Категория и Сумма).
2. Перейдите к "Вставка" > "Диаграмма."
3. Выберите "Круговая диаграмма", и Excel автоматически создаст диаграмму.
• Точно так же вы можете создать столбчатую диаграмму для трендов месячных трат или линейную диаграмму для просмотра расходов с течением времени.

Продвинутые функции для лучшего отслеживания расходов

Продвинутые функции Excel могут еще больше улучшить вашу систему отслеживания:

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет выделить данные на основе определенных условий:

• Например, выделить все расходы свыше $100:
1. Выберите столбец Сумма.
2. Перейдите к "Главная" > "Условное форматирование" > "Правила выделения ячеек" > "Больше чем...".
3. Введите “100” и выберите цвет выделения.

Сводная таблица

Сводные таблицы предоставляют мощный способ обобщения данных:

• Чтобы создать сводную таблицу для суммарных расходов по категориям:
1. Выберите всю таблицу расходов.
2. Перейдите к "Вставка" > "Сводная таблица."
3. Выберите новый лист для рабочего пространства таблицы.
4. В списке полей сводной таблицы перетащите “Категория” в область строк и “Сумма” в область значений.
• Эта настройка даст вам обобщение общего расхода по каждой категории.

Проверка данных

Обеспечение качества данных с помощью правил валидации:

• Например, чтобы ограничить поле Категория заданным списком:
1. Выберите столбец Категория.
2. Перейдите к "Данные" > "Проверка данных".
3. В “Разрешить” выберите “Список” и введите ваши категории, разделенные запятыми.
• Проверка данных контролирует, какие данные идут в каждый столбец, что помогает поддерживать согласованность.

Регулярные обновления и обслуживание

Последовательное использование и обслуживание вашего трекера расходов гарантирует его эффективность:

• Регулярные обновления: Записывайте расходы сразу, как они появились, чтобы сохранить данные точными.
• Периодический обзор: В конце каждой недели или месяца просматривайте ваш трекер, чтобы понять шаблоны трат и при необходимости корректировать бюджет.
• Резервное копирование ваших данных: Сохраняйте вашу книгу и создавайте резервные копии регулярно, чтобы избежать случайной потери данных.

Заключение

Excel 2021 предоставляет мощную платформу для эффективного отслеживания расходов. С хорошо спроектированным трекером вы можете легче и эффективнее управлять своими финансами. Используя функции, такие как сортировка, формулы, диаграммы, условное форматирование, сводные таблицы и проверка данных, Excel становится незаменимым инструментом в финансовом управлении. Регулярное обслуживание и обновление ваших записей о расходах гарантирует, что у вас есть точные и полезные данные для принятия решений о бюджетировании и финансовом планировании.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление