Como Rastrear Despesas Usando Excel 2021

Editado 4 meses atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Rastrear suas despesas é uma parte importante da gestão financeira pessoal. Isso ajuda a entender para onde seu dinheiro está indo e permite que você gerencie melhor seus recursos. O Excel 2021 oferece uma ótima plataforma para rastrear despesas devido à sua flexibilidade e recursos poderosos. Neste guia abrangente, aprenderemos como rastrear despesas usando o Excel 2021, garantindo que seja fácil de seguir, mesmo para iniciantes.

Por que rastrear despesas?

Antes de entrar nos detalhes de usar o Excel, vamos entender por que rastrear despesas é essencial:

• Consciência Financeira: Rastrear despesas oferece clareza sobre seus hábitos de consumo, permitindo identificar despesas desnecessárias.
• Orçamento: Com um rastreamento preciso das despesas, você pode criar um orçamento realista que reflita seus padrões de gasto.
• Economizar dinheiro: Entender onde seu dinheiro é gasto pode ajudar a encontrar áreas onde você pode cortar custos e economizar dinheiro.
• Gestão de dívidas: Alocando fundos de maneira sensata, você pode evitar dívidas adicionais e manter um melhor controle sobre quaisquer dívidas existentes.
• Definição de metas: O rastreamento fornece dados que podem ser usados para definir e atingir metas financeiras, como comprar uma nova casa, aposentadoria ou férias.

Configurando o Excel para rastreamento de despesas

O Excel é versátil e pode ser adaptado para rastreamento financeiro simples ou complexo. Siga estas etapas para configurá-lo para rastrear despesas:

Crie uma nova planilha

1. Abra o Excel 2021 e inicie uma nova planilha clicando em "Arquivo" > "Novo" > "Pasta de Trabalho em Branco".
2. Salve a nova planilha com um nome relevante, como "Rastreador de Despesas". Use "Arquivo" > "Salvar Como" para salvá-la em uma pasta específica para documentos financeiros.

Desenhe sua planilha de rastreamento de despesas

Agora, você precisa organizar sua planilha para um rastreamento eficiente:

1. Na primeira linha, você definirá os cabeçalhos para suas colunas. Eles podem ser assim:
• Data: Quando a despesa foi incorrida.
• Categoria: Tipo de despesa (por exemplo, alimentação, transporte).
• Descrição: Uma breve nota sobre a despesa.
• Montante: Custo da despesa.
• Método de pagamento: Como você pagou (por exemplo, dinheiro, cartão de débito).
2. Essas colunas formam a base do seu rastreador de despesas. Você pode adicionar mais colunas, se necessário, para se adequar às suas preferências pessoais de rastreamento.
3. Selecione toda a primeira linha e aplique formatação em negrito para que seus cabeçalhos de coluna se destaquem facilmente.

Insira os dados de exemplo

Antes de realmente usar seu rastreador de despesas, insira alguns dados de exemplo para ver como fica e faça alterações, se necessário:

1. Preencha alguns dados de exemplo nas linhas seguintes. Por exemplo:
• 01/01/2021 | Compras | Compras no Walmart | 150,00 | Cartão de Crédito
• 01/02/2021 | Transporte | Passe Mensal de Metrô | 100,00 | Dinheiro
• 01/03/2021 | Entretenimento | Noite de Cinema | 30,00 | Cartão de Débito
2. Esses dados permitem que você veja como cada despesa que você insere aparece no seu rastreador.

Usando Recursos do Excel para Rastreamento Avançado

O Excel fornece funcionalidades que ajudam a analisar e gerenciar dados de forma eficaz. Vamos dar uma olhada em alguns dos principais recursos:

Classificação e filtragem de dados

Classificação e filtragem ajudam a gerenciar seus dados com eficiência:

• Classificação: Você pode classificar seus dados por qualquer coluna. Por exemplo, você pode classificar por data para ver uma ordem cronológica das despesas.
• Filtragem: Use filtros para ver apenas dados específicos. Para habilitar a filtragem, selecione a linha do cabeçalho e clique em "Dados" > "Filtro". Agora, você pode filtrar por categoria, por exemplo, para ver todas as despesas relacionadas a transporte.

Usando Fórmulas do Excel

As fórmulas podem automatizar tarefas de cálculo, como:

• Cálculo de Despesas Totais: Você pode calcular a despesa total com uma fórmula simples.

=SOMA(D2:D100)

Esta fórmula soma todos os valores de D2 a D100, assumindo que a coluna de valores seja "D". Ajuste o intervalo com base nas linhas preenchidas.

• Despesa Média: Para encontrar a despesa média, use:

=MÉDIA(D2:D100)

• Gasto Máximo/Mínimo: Para encontrar o maior ou menor gasto:

=MÁXIMO(D2:D100)

=MÍNIMO(D2:D100)

Representação Gráfica com Gráficos

Os gráficos fornecem um método visual para entender seus padrões de gastos:

• Para criar um gráfico de pizza simples mostrando a distribuição entre categorias:
1. Selecione o intervalo de dados (por exemplo, colunas de Categoria e Montante).
2. Vá para "Inserir" > "Gráfico".
3. Selecione "Gráfico de Pizza" e o Excel criará automaticamente o gráfico.
• Da mesma forma, você pode criar um gráfico de barras para tendências de gastos mensais ou um gráfico de linha para visualizar gastos ao longo do tempo.

Recursos Avançados para Melhor Rastreamento de Despesas

Os recursos avançados do Excel podem melhorar ainda mais seu sistema de rastreamento:

Formatação Condicional

A formatação condicional permite destacar dados com base em certas condições:

• Por exemplo, destaque todas as despesas acima de $100:
1. Selecione a coluna Montante.
2. Vá para "Início" > "Formatação Condicional" > "Regras de Realce das Células" > "Maior que...".
3. Insira “100” e escolha a cor de realce.

Tabela Dinâmica

As tabelas dinâmicas fornecem uma maneira poderosa de resumir dados:

• Para criar uma tabela dinâmica para totais de despesas por categoria:
1. Selecione toda a sua tabela de despesas.
2. Vá para "Inserir" > "Tabela Dinâmica".
3. Selecione uma nova planilha para o espaço da tabela.
4. Dentro da Lista de Campos da Tabela Dinâmica, arraste “Categoria” para a área de Linhas e “Montante” para a área de Valores.
• Essa configuração dará a você um resumo do gasto total para cada categoria.

Validação de Dados

Garanta a qualidade dos dados com regras de validação:

• Por exemplo, para limitar o campo Categoria a uma lista especificada:
1. Selecione a coluna Categoria.
2. Vá para "Dados" > "Validação de Dados".
3. Em “Permitir,” selecione “Lista” e digite suas categorias, separadas por vírgulas.
• A validação de dados controla quais dados entram em cada coluna, o que ajuda a manter a consistência.

Atualizações e Manutenção Regulares

O uso consistente e a manutenção do seu rastreador de despesas garantem sua eficiência:

• Atualizações regulares: Registre despesas assim que ocorrerem para manter seus registros precisos.
• Revisão periódica: No final de cada semana ou mês, revise seu rastreador para entender os padrões de gastos e ajuste o orçamento, se necessário.
• Faça backup dos seus dados: Salve sua planilha e faça backups regularmente para evitar perda acidental de dados.

Conclusão

O Excel 2021 fornece uma plataforma robusta para rastrear despesas de forma eficaz. Com um rastreador bem projetado, você pode gerenciar suas finanças com mais facilidade e eficiência. Usando recursos como classificação, fórmulas, gráficos, formatação condicional, tabelas dinâmicas e validação de dados, o Excel se torna uma ferramenta indispensável na gestão financeira. A manutenção e a atualização regular de seus registros de despesas garantem que você tenha dados precisos e informativos para orientar suas decisões de orçamento e planejamento financeiro.

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