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कैसे एक्सेल 2021 का उपयोग कर खर्चों को ट्रैक करें
संपादित 4 महीने पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 4 महीने पहले
अपने खर्चों को ट्रैक करना व्यक्तिगत वित्त प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह आपको समझने में मदद करता है कि आपका पैसा कहां जा रहा है और आपके संसाधनों को बेहतर तरीके से प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। एक्सेल 2021 अपनी लचीलेपन और शक्तिशाली विशेषताओं के कारण खर्चों को ट्रैक करने के लिए एक शानदार प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करता है। इस व्यापक गाइड में, हम सीखेंगे कि कैसे एक्सेल 2021 का उपयोग करके खर्चों को ट्रैक किया जाए, निश्चित करें कि यह शुरुआती लोगों के लिए भी अनुसरण करना आसान है।
खर्चों को ट्रैक क्यों करें?
एक्सेल का उपयोग करने के विवरण में जाने से पहले, आइए समझें कि खर्चों को ट्रैक करना क्यों महत्वपूर्ण है:
- वित्तीय जागरूकता: खर्चों को ट्रैक करने से आपको अपने खर्च करने की आदतों के बारे में स्पष्टता मिलती है, जिससे आप अनावश्यक खर्चों की पहचान कर सकते हैं।
- बजटिंग: सटीक व्यय ट्रैकिंग के साथ, आप अपने खर्चों की पैटर्न से मेल खाने वाला एक यथार्थवादी बजट बना सकते हैं।
- पैसे की बचत: यह समझना कि आपका पैसा कहां खर्च हो रहा है, आपको उन क्षेत्रों को पहचानने में मदद कर सकता है जहां आप लागत कटौती कर सकते हैं और पैसे बचा सकते हैं।
- ऋण प्रबंधन: धन को समझदारी से आवंटित करके, आप अतिरिक्त ऋण से बच सकते हैं और किसी भी मौजूदा ऋण पर बेहतर नियंत्रण रख सकते हैं।
- लक्ष्य निर्धारण: ट्रैकिंग डेटा प्रदान करता है जो वित्तीय लक्ष्यों को सेट करने और प्राप्त करने के लिए उपयोग किया जा सकता है, जैसे नया घर खरीदना, रिटायरमेंट, या छुट्टियों पर जाना।
खर्च ट्रैकिंग के लिए एक्सेल सेट करना
एक्सेल बहुमुखी है और इसे सरल या जटिल वित्तीय ट्रैकिंग के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। इसे खर्चों को ट्रैक करने के लिए सेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
एक नया वर्कबुक बनाएं
- एक्सेल 2021 खोलें और एक नया वर्कबुक शुरू करें "फ़ाइल" > "नया" > "रिक्त वर्कबुक" पर क्लिक करके।
- एक नए वर्कबुक को उचित नाम के साथ सहेजें, जैसे "खर्च ट्रैकर"। "फ़ाइल" > "इस रूप में सहेजें" का उपयोग करके इसे वित्तीय दस्तावेजों के लिए एक विशिष्ट फ़ोल्डर में सहेजें।
अपने खर्च ट्रैकर शीट को डिज़ाइन करें
अब आपको अपनी वर्कशीट को व्यवस्थित करना होगा ताकि यह कुशलतापूर्वक ट्रैक कर सके:
- पहली पंक्ति में, आप अपने कॉलम के लिए शीर्षक सेट करेंगे। वे इस तरह से हो सकते हैं:
- तारीख: जब खर्च किया गया।
- श्रेणी: खर्च का प्रकार (जैसे, भोजन, परिवहन)।
- विवरण: खर्च के बारे में एक संक्षिप्त नोट।
- राशि: खर्च की लागत।
- भुगतान विधि: कैसे भुगतान किया (जैसे, नकद, डेबिट कार्ड)।
- ये कॉलम आपके खर्च ट्रैकर की नींव बनाते हैं। आप अपने व्यक्तिगत ट्रैकिंग प्राथमिकताओं के अनुसार आवश्यकतानुसार और कॉलम जोड़ सकते हैं।
- पूरी पहली पंक्ति का चयन करें और अपने कॉलम शीर्षकों को आसानी से खड़ा करने के लिए बोल्ड फॉर्मेटिंग लागू करें।
उदाहरण डेटा इनपुट करें
अपने खर्च ट्रैकर का वास्तविक उपयोग करने से पहले, कुछ उदाहरण डेटा दर्ज करें ताकि आप देख सकें कि यह कैसा दिखता है और यदि आवश्यक हो तो बदलाव कर सकें:
- अगली पंक्तियों में कुछ उदाहरण डेटा भरें। उदाहरण के लिए:
- 01/01/2021 | किराने का सामान | वॉलमार्ट पर किराने की खरीदारी | 150.00 | क्रेडिट कार्ड
- 01/02/2021 | परिवहन | मासिक मेट्रो पास | 100.00 | नकद
- 01/03/2021 | मनोरंजन | मूवी नाइट | 30.00 | डेबिट कार्ड
- यह डेटा आपको दिखाता है कि आपके द्वारा दर्ज किया गया प्रत्येक खर्च आपके ट्रैकर में कैसे दिखाई देता है।
एडवांस ट्रैकिंग के लिए एक्सेल की विशेषताएँ
एक्सेल उन कार्योन्वितियों की पेशकश करता है जो डेटा का प्रभावी विश्लेषण और प्रबंधन करने में मदद करती हैं। आइए कुछ प्रमुख विशेषताओं पर नजर डालें:
डेटा सॉर्टिंग और फिल्टरिंग
सॉर्टिंग और फिल्टरिंग से आप अपने डेटा का कुशलतापूर्वक प्रबंधन कर सकते हैं:
- सॉर्टिंग: आप अपने डेटा को किसी भी कॉलम से सॉर्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप खर्चों के कालानुक्रमिक क्रम को देखने के लिए तारीख के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं।
- फिल्टरिंग: विशिष्ट डेटा देखने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें। फ़िल्टरिंग सक्षम करने के लिए, हेडर पंक्ति का चयन करें और "डेटा" > "फिल्टर" पर क्लिक करें। अब, आप श्रेणी के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, सभी परिवहन संबंधी खर्च देखने के लिए।
एक्सेल फार्मूले का उपयोग करना
फार्मूले स्वचालित गणना कार्यों को सक्षम कर सकते हैं, जैसे:
- कुल खर्च गणना: आप एक सरल फार्मूला के साथ कुल खर्च की गणना कर सकते हैं।
=SUM(D2:D100)
यह फार्मूला D2 से D100 के सभी मानों को जोड़ता है, यह मान के स्तंभ को "D" मानते हुए। भरी हुई पंक्तियों के आधार पर रेंज को समायोजित करें।
=AVERAGE(D2:D100)
=MAX(D2:D100)
=MIN(D2:D100)
चार्ट के साथ ग्राफिकल प्रतिनिधित्व
चार्ट आपको अपने खर्च की पैटर्न को समझने के लिए एक दृश्य विधि प्रदान करते हैं:
- श्रेणियों के बीच वितरण दिखाने वाला एक साधारण पाई चार्ट बनाने के लिए:
- डेटा रेंज का चयन करें (जैसे, श्रेणी और राशि कॉलम)।
- "इंसर्ट" > "चार्ट" पर जाएं।
- "पाई चार्ट" चुनें और एक्सेल स्वचालित रूप से चार्ट बनाएगा।
- इसी तरह, आप मासिक खर्च के रुझान के लिए एक बार चार्ट या समय के साथ खर्च देखने के लिए एक लाइन चार्ट बना सकते हैं।
बेहतर खर्च ट्रैकिंग के लिए उन्नत विशेषताएँ
एक्सेल की उन्नत विशेषताएँ आपकी ट्रैकिंग प्रणाली को और भी बेहतर बना सकती हैं:
कंडिशनल फ़ॉर्मेटिंग
कंडिशनल फ़ॉर्मेटिंग कुछ शर्तों के आधार पर डेटा को हाइलाइट करने की अनुमति देती है:
- उदाहरण के लिए, सभी $100 से अधिक के खर्चों को हाइलाइट करें:
- राशि कॉलम का चयन करें।
- "होम" > "कंडिशनल फ़ॉर्मेटिंग" > "हाइलाइट सेल्स रूल्स" > "ग्रेटर दैन..." पर जाएँ।
- "100" दर्ज करें और हाइलाइटिंग रंग चुनें।
पिवट टेबल
पिवट टेबल डेटा को सारांशित करने का एक शक्तिशाली तरीका प्रदान करती है:
- श्रेणी के अनुसार व्यय योग के लिए एक पिवट टेबल बनाने के लिए:
- अपने सभी व्यय टेबल का चयन करें।
- "इंसर्ट" > "पिवट टेबल" पर जाएं।
- टेबल स्पेस के लिए एक नई वर्कशीट चुनें।
- पिवट टेबल फील्ड लिस्ट के अंदर, "श्रेणी" को पंक्तियों के क्षेत्र में और "राशि" को मानों के क्षेत्र में खींचें।
- यह व्यवस्था आपको प्रत्येक श्रेणी के लिए कुल खर्च का सारांश देगी।
डेटा सत्यापन
सत्यापन नियमों के साथ डेटा गुणवत्ता सुनिश्चित करें:
- उदाहरण के लिए, श्रेणी फ़ील्ड को निर्दिष्ट सूची तक सीमित करने के लिए:
- श्रेणी कॉलम का चयन करें।
- "डेटा" > "डेटा सत्यापन" पर जाएं।
- "अनुमति दें" में, "सूची" का चयन करें और अपनी श्रेणियों को टाइप करें, उन्हें अल्पविराम से अलग करें।
- डेटा सत्यापन प्रत्येक कॉलम में कौन सा डेटा जाता है, इस पर नियंत्रण करता है, जो निरंतरता बनाए रखने में मदद करता है।
नियमित अपडेट और रखरखाव
आपके खर्च ट्रैकर का नियमित रूप से उपयोग और रखरखाव इसकी क्षमता सुनिश्चित करता है:
- नियमित अपडेट: अपने रिकॉर्ड को सटीक बनाए रखने के लिए जैसे ही खर्च होता है, खर्चों को रिकॉर्ड करें।
- अवधि में समीक्षा: हर सप्ताह या महीने के अंत में, अपने ट्रैकर की समीक्षा करें ताकि खर्च पैटर्न को समझा जा सके और यदि आवश्यक हो तो बजट को समायोजित किया जा सके।
- अपना डेटा बैकअप करें: अपने वर्कबुक को सहेजें और नियमित रूप से बैकअप बनाएं ताकि आकस्मिक डेटा हानि से बचा जा सके।
निष्कर्ष
एक्सेल 2021 खर्चों को प्रभावी ढंग से ट्रैक करने के लिए एक मजबूत प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करता है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया ट्रैकर के साथ, आप अपनी वित्तीय स्थिति को अधिक आसानी और प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं। एक्सेल को एक अति आवश्यक उपकरण बनाते हुए, सॉर्टिंग, फार्मूले, चार्ट, कंडिशनल फ़ॉर्मेटिंग, पिवट टेबल, और डेटा सत्यापन जैसी विशेषताएँ वित्तीय प्रबंधन में सहायक हैं। आपके खर्च रिकॉर्ड का नियमित रखरखाव और अपडेट सटीक और सूचनात्मक डेटा प्रदान करना सुनिश्चित करता है जो आपके बजटिंग और वित्तीय योजना निर्णयों में मदद करता है।
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