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如何在 Mac 版 Word 中跟踪更改
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翻译更新 1 一周前
Microsoft Word 是全球最广泛使用的文字处理应用程序之一。无论您是学生、专业作家，还是只需创建文档的人，Word 都是必不可少的工具。在其众多功能中，“修订”功能是编辑、作者以及任何协作编辑文档的人员的强大工具。此功能允许您查看文档进行了哪些更改、是谁做的更改以及何时进行。这篇指南将带您了解在 Mac 版 Word 中跟踪更改的过程。
了解修订：当您在 Word 中跟踪更改时，实际上您是在要求程序记录文档所做的所有修改。这可以包括添加文本、删除、更改格式等等。在协作环境中，跟踪更改是非常有价值的，因为多个人员可能正在编辑文档。它有助于跟踪每个人的贡献，并使审阅和批准更改更加容易。
步骤 1：打开您的文档
首先，您需要打开要跟踪更改的文档。只需双击 Mac 上文件资源管理器中的文档，或打开 Word，点击顶部菜单中的“文件”，然后选择“打开”以找到您的文档。您需要确保您的文件保存为 Word 文档，通常为 .doc 或 .docx 扩展名。
步骤 2：访问修订功能
打开文档后，您需要启用修订功能。在 Mac 上的 Word 中执行此操作，请按以下步骤进行：
- 查看 Word 窗口的顶部。您会看到诸如主页、插入、绘图、设计、布局等各种选项卡。
- 点击“审阅”选项卡。在这里，您将找到与审阅和编辑文档相关的工具。
- 在审阅选项卡中，您将看到一个名为“修订”的部分。
- 点击标有“修订”的按钮。这将激活该功能，现在文档的更改将被跟踪。
步骤 3：在修订活动时进行更改
现在修订已激活，您可以开始编辑文档。当您进行更改时，您会看到 Word 标记文档以显示添加或删除的内容。通常，插入的文本将被下划线或以不同颜色显示，而删除的文本则可能显示为删除线或其他视觉指示。
重要的是要记住，每个使用文档的人的更改可以以不同颜色显示。这有助于识别谁做了哪些更改，尤其是在多个协作者参与时。
步骤 4：审阅并接受更改
在对文档进行更改后，您必须对其进行审阅。通常这是由具有批准更改权限的人完成，如编辑或项目经理。要审阅更改：
- 保持在您启用修订的审阅选项卡上。
- 寻找标有“接受”和“拒绝”的按钮。这些按钮允许您保留或丢弃跟踪的更改。
- 使用“上一个”或“下一个”按钮在所做更改之间移动，进行逐一审阅。
- 如果同意更改，点击“接受”，如果想要删除更改，点击“拒绝”。
步骤 5：其他选项及自定义
Mac 版 Word 还允许您自定义如何跟踪和显示更改。这在默认设置不满足您的需求时尤其有用。以下是一些您可能会考虑的选项：
- 显示以供审阅：此下拉菜单允许您选择更改的显示方式。选项通常包括“简单标记”、“所有标记”和“无标记”。这对于减少混乱或专注于内容或更改之一非常有帮助。
- 显示标记：您可以决定显示哪些类型的更改以供审阅。例如，您可以选择显示插入和删除，但隐藏格式更改。
- 更改用户名：如果要更改显示为跟踪更改的名称，请转到“Word”菜单，选择“首选项”，然后选择“用户信息”并更新详细信息。
步骤 6：关闭修订
在跟踪和审阅所有必要的更改后，您可能需要通过关闭修订功能来完成文档。要执行此操作：
- 返回到“审阅”选项卡。
- 再次点击“修订”以关闭该功能。
确保在完成文档之前接受或拒绝所有想要的更改。否则，读者在打开文档时将看到它们作为跟踪的更改。
修订的实际应用场景：协作项目
想象一下，您正在为学校任务或商业提案做一个团队项目。每个团队成员负责不同的部分，并且每个人的写作风格都是独特的。使用修订，每个贡献者都可以记录他们各自的编辑，使查看谁做了什么以保持一致的语气变得容易。
例如，如果一个人撰写介绍部分，另一个人撰写结论部分，对这两个部分的编辑将被分别跟踪。团队随后可以开会讨论更改，进行必要的更正，并完成文档，感谢修订功能。
通过跟踪更改提高生产力
采用跟踪更改不仅提供透明性，还可以提高生产力。编辑者可以看到已经完成的工作，而无需对同一个文档的多个草稿版本进行猜测。跟踪确保如果需要可以恢复关键更改，并帮助防止意外覆盖重要内容。
修复修订的常见问题
随着您对修订的熟悉，您可能会遇到一些常见问题或疑问：
- 为什么我的更改没有被跟踪？确保“修订”按钮处于活动状态。如果未突出显示，您的更改将不会被跟踪。
- 如何永久保存我的修订？在审阅所有更改后，像往常一样保存文档。这确保文档反映最终批准的版本。
结论
在 Mac 版 Word 中跟踪更改是任何参与文档创建和编辑的人士必备的技能。凭借监控每一次编辑和评论的能力，它提供了对任何文档历史的全面视图。通过遵循这些步骤，您将能够高效地使用修订，确保清晰沟通，维护文档的完整性，并促进协作效率。
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