Как отслеживать изменения в Word для Mac

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeWord для MacРедактированиеЭппл (Apple)МакБукСотрудничествоОбзор документаПродуктивность офисаРабота в командеВычиткаОбратная связьИнструменты письма

Microsoft Word является одним из самых широко используемых приложений для обработки текстов в мире. Независимо от того, являетесь ли вы студентом, профессиональным писателем или просто тем, кто нуждается в создании документов, Word — это незаменимый инструмент. Среди его множества функций «Отслеживание изменений» — это мощный инструмент для редакторов, авторов и всех, кто работает в сотрудничестве над документами. Эта функция позволяет вам видеть, какие изменения были внесены в документ, кем и когда. Это руководство поможет вам освоить процесс отслеживания изменений в Word для Mac.

Понимание отслеживания изменений: Когда вы отслеживаете изменения в Word, вы по сути просите программу вести лог всех модификаций, внесённых в документ. Это может включать добавление текста, удаление, изменение форматирования и многое другое. Отслеживание изменений бесценно в условиях совместной работы, когда несколько человек могут редактировать документ. Оно помогает отслеживать вклад каждого человека и облегчает обзор и утверждение изменений.

Шаг 1: Откройте ваш документ

Сначала вам нужно открыть документ, для которого вы хотите отслеживать изменения. Просто дважды щелкните на документ в Проводнике файлов на вашем Mac или откройте Word, нажмите "Файл" в верхнем меню и выберите "Открыть", чтобы найти ваш документ. Вам нужно убедиться, что ваш файл сохранён как документ Word, обычно с расширением .doc или .docx.

Шаг 2: Доступ к функции отслеживания изменений

После того как ваш документ открыт, вам нужно включить функцию отслеживания изменений. Для этого в Word для Mac выполните следующие действия:

• Посмотрите на верхнюю часть вашего окна Word. Вы увидите различные вкладки, такие как Главная, Вставка, Рисование, Дизайн, Разметка и т.д.
• Нажмите на вкладку «Рецензирование». Здесь вы найдёте инструменты, связанные с рецензированием и редактированием документов.
• На вкладке Рецензирование вы увидите раздел "Отслеживание".
• Нажмите на кнопку, помеченную «Отслеживание изменений». Это активирует функцию, и теперь изменения в документе будут отслеживаться.

Шаг 3: Внесите изменения, когда отслеживание изменений активно

Теперь, когда отслеживание изменений активировано, вы можете начать редактирование вашего документа. По мере внесения изменений вы увидите, как Word помечает документ, чтобы показать, что было добавлено или удалено. Обычно вставленный текст будет подчёркнут или появится другим цветом, а удалённый текст может отображаться зачёркнутым или с помощью другого визуального индикатора.

Важно помнить, что изменения, внесённые каждым человеком, пользующимся документом, могут отображаться разными цветами. Это помогает определить, кто сделал какое изменение, особенно когда в проекте участвуют несколько соавторов.

Шаг 4: Просмотрите и примите изменения

После того как вы внесли изменения в документ, вам нужно их просмотреть. Обычно это делает человек, имеющий право утверждать изменения, такой как редактор или менеджер проекта. Чтобы просмотреть изменения:

• Останьтесь на вкладке Рецензирование, где вы активировали отслеживание изменений.
• Поиск кнопок, отмеченных «Принять» и «Отклонить». Эти кнопки позволяют сохранить или отклонить отслеживаемые изменения.
• Переходите по изменениям с помощью кнопок "Предыдущие" или "Следующие", чтобы перемещаться вверх или вниз по вносимым изменениям.
• Нажмите «Принять», если согласны с изменением, или «Отклонить», если хотите его удалить.

Шаг 5: Дополнительные настройки и параметры

Word для Mac также позволяет настроить, как оно отслеживает и отображает изменения. Это может быть особенно полезно, если настройки по умолчанию не соответствуют вашим потребностям. Вот некоторые из параметров, которые вы можете рассмотреть:

• Отображение для рецензирования: Это выпадающее меню позволяет выбрать, как изменения отображаются. Обычно варианты включают "Простая разметка", "Полная разметка" и "Без разметки". Это полезно для сокращения беспорядка или сосредоточения внимания только на содержании или только на изменениях.
• Показать разметку: Вы можете выбрать, какие типы изменений будут показаны для рецензирования. Например, вы можете выбрать показ вставок и удалений, но скрыть изменения форматирования.
• Изменение имени пользователя: Если вы хотите изменить имя, отображаемое с отслеживаемыми изменениями, перейдите в меню "Word", выберите "Настройки", затем выберите "Информация о пользователе" и обновите данные.

Шаг 6: Отключение отслеживания изменений

После того как вы отследили и рассмотрели все необходимые изменения, возможно, вы захотите завершить ваш документ, выключив функцию отслеживания изменений. Чтобы сделать это:

• Вернитесь на вкладку "Рецензирование".
• Снова нажмите на «Отслеживание изменений», чтобы отключить функцию.

Убедитесь, что все желаемые изменения приняты или отклонены до завершения документа. Иначе читатели увидят их в качестве отслеживаемых изменений, когда откроют документ.

Реальный сценарий использования отслеживания изменений: совместные проекты

Представьте, что вы работаете над групповым проектом для школьного задания или бизнес-предложения. Каждый член команды отвечает за различные разделы, и стиль письма у всех разный. С помощью отслеживания изменений каждый участник может отмечать свои индивидуальные правки, что облегчает обзор того, кто что сделал, и поддержание единого стиля.

Например, если один человек пишет введение, а другой — заключение, правки обоих разделов будут отслеживаться отдельно. Команда может затем встретиться, чтобы обсудить изменения, внести необходимые коррекции и завершить документ благодаря функции отслеживания.

Повышение производительности за счёт отслеживания изменений

Использование отслеживания изменений не только обеспечивает прозрачность, но и увеличивает производительность. Редакторы могут видеть, что было сделано, не нужно гадать или просматривать несколько черновых версий одного документа. Отслеживание гарантирует, что важные изменения могут быть отменены при необходимости, а также помогает предотвратить случайное перезаписывание важного контента.

Решение общих проблем с отслеживанием изменений

Освоив отслеживание изменений, вы можете столкнуться с некоторыми общими проблемами или вопросами:

• Почему мои изменения не отслеживаются? Убедитесь, что кнопка «Отслеживание изменений» активна. Если она не выделена, ваши изменения не будут отслеживаться.
• Как я могу навсегда сохранить мои отслеживаемые изменения? Сохраните документ как обычно после просмотра всех изменений. Это гарантирует, что документ отражает окончательную, утверждённую версию.

Заключение

Отслеживание изменений в Word для Mac — необходимый навык для всех, кто занимается созданием и редактированием документов. Возможность контролировать каждое редактирование и комментарий предоставляет полноценный обзор истории любого документа. Следуя этим шагам, вы сможете эффективно использовать отслеживание изменений, обеспечить ясную коммуникацию, поддерживать целостность документа и повысить производительность коллективной работы.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление