Cómo seguir los cambios en Word para Mac

Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Word es una de las aplicaciones de procesamiento de texto más utilizadas en el mundo. Ya seas un estudiante, un escritor profesional o alguien que solo necesita crear documentos, Word es una herramienta esencial. Entre sus muchas funciones, la característica "Control de Cambios" es una herramienta poderosa para editores, autores y cualquiera que colabore en documentos. Esta función te permite ver qué cambios se han realizado en un documento, quién los hizo y cuándo. Esta guía te llevará a través del proceso de seguimiento de cambios en Word para Mac.

Entender el Control de Cambios: Cuando controlas los cambios en Word, esencialmente le pides al programa que lleve un registro de todas las modificaciones hechas a un documento. Esto puede incluir agregar texto, eliminar, cambiar el formato y más. Seguir los cambios es invaluable en entornos colaborativos donde varias personas pueden estar editando un documento. Ayuda a rastrear las contribuciones de cada persona y facilita la revisión y aprobación de los cambios.

Paso 1: Abre tu documento

Primero, necesitarás abrir el documento para el cual quieres seguir los cambios. Simplemente haz doble clic en el documento desde el Explorador de Archivos en tu Mac, o abre Word, haz clic en "Archivo" en el menú superior y selecciona "Abrir" para encontrar tu documento. Debes asegurarte de que tu archivo esté guardado como un documento de Word, generalmente con una extensión .doc o .docx.

Paso 2: Accede a la función Control de Cambios

Una vez que tu documento esté abierto, necesitarás habilitar la función Control de Cambios. Para hacerlo en Word para Mac, sigue estos pasos:

• Mira la parte superior de tu ventana de Word. Verás varias pestañas como Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño, Disposición, etc.
• Haz clic en la pestaña "Revisar". Aquí encontrarás herramientas relacionadas con la revisión y edición de documentos.
• En la pestaña Revisar, verás una sección llamada "Seguimiento".
• Haz clic en el botón etiquetado "Control de Cambios". Esto activará la función y ahora los cambios en el documento serán seguidos.

Paso 3: Realiza cambios cuando Control de Cambios esté activo

Ahora que el Control de Cambios está activado, puedes comenzar a editar tu documento. A medida que realizas cambios, verás que Word marca el documento para mostrar lo que se ha agregado o eliminado. Generalmente, el texto insertado se subrayará o aparecerá en un color diferente, mientras que el texto eliminado puede mostrarse con un tachado u otro indicador visual.

Es importante recordar que los cambios de cada persona que use el documento pueden aparecer en diferentes colores. Esto ayuda a identificar quién hizo qué cambio, especialmente cuando hay múltiples colaboradores involucrados.

Paso 4: Revisa y acepta los cambios

Después de realizar cambios en un documento, debes revisarlos. Esto generalmente lo hace alguien que tiene la autoridad para aprobar cambios, como un editor o gerente de proyecto. Para revisar los cambios:

• Permanecer en la pestaña Revisar donde activaste el Control de Cambios.
• Busca los botones etiquetados “Aceptar” y “Rechazar”. Estos botones te permiten mantener o descartar los cambios seguidos.
• Navega a través de los cambios utilizando los botones "Anterior" o "Siguiente" para moverte hacia arriba o abajo en los cambios realizados.
• Haz clic en “Aceptar” si estás de acuerdo con un cambio, o “Rechazar” si deseas eliminar el cambio.

Paso 5: Opciones adicionales y personalización

Word para Mac también te permite personalizar cómo sigue y muestra los cambios. Esto puede ser especialmente útil si las configuraciones predeterminadas no satisfacen tus necesidades. Aquí hay algunas opciones que podrías considerar:

• Mostrar para revisión: Este menú desplegable te permite elegir cómo se muestran los cambios. Las opciones suelen incluir "Marcado simple", "Todo el marcado" y "Sin marcado". Esto es útil para reducir el desorden o centrarse solo en el contenido o solo en los cambios.
• Mostrar marcado: Puedes decidir qué tipos de cambios se muestran para revisión. Por ejemplo, puedes elegir mostrar inserciones y eliminaciones, pero ocultar los cambios de formato.
• Cambiar nombre de usuario: Si deseas cambiar el nombre que se muestra con los cambios seguidos, ve al menú "Word", elige "Preferencias", luego elige "Información del usuario" y actualiza los detalles.

Paso 6: Desactivar el Control de Cambios

Después de haber seguido y revisado todos los cambios necesarios, es posible que desees finalizar tu documento desactivando la función Control de Cambios. Para hacer esto:

• Regresa a la pestaña "Revisar".
• Haz clic en “Control de Cambios” nuevamente para desactivar la función.

Asegúrate de que todos los cambios deseados estén aceptados o rechazados antes de finalizar tu documento. De lo contrario, los lectores los verán como cambios seguidos cuando abran el documento.

Escenario real de uso del Control de Cambio: Proyectos colaborativos

Imagina que estás trabajando en un proyecto en equipo para una tarea escolar o una propuesta de negocio. Cada miembro del equipo es responsable de diferentes secciones y el estilo de escritura de cada uno es único. Usando Control de Cambios, cada colaborador puede anotar sus ediciones individuales, facilitando la revisión de quién hizo qué y manteniendo un tono consistente.

Por ejemplo, si una persona escribe la introducción y otra escribe la conclusión, las ediciones de ambas secciones se seguirán por separado. El equipo puede reunirse para discutir los cambios, hacer las correcciones necesarias y finalizar el documento, todo gracias a la función de seguimiento.

Aumenta la productividad siguiendo cambios

Adoptar el seguimiento de cambios no solo proporciona transparencia, sino que también aumenta la productividad. Los editores pueden ver lo que se ha hecho, sin tener que adivinar o revisar múltiples versiones del mismo documento. El seguimiento garantiza que los cambios críticos puedan revertirse si es necesario y también ayuda a prevenir la sobrescritura accidental de contenido esencial.

Soluciona problemas comunes con Control de Cambios

A medida que te familiarices con el Control de Cambios, es posible que encuentres algunos problemas o preguntas comunes:

• ¿Por qué no se están siguiendo mis cambios? Asegúrate de que el botón “Control de Cambios” esté activo. Si no está resaltado, tus cambios no serán seguidos.
• ¿Cómo guardo mis cambios seguidos permanentemente? Guarda el documento con normalidad después de revisar todos los cambios. Esto asegurará que el documento refleje la versión final aprobada.

Conclusión

Seguir los cambios en Word para Mac es una habilidad esencial para cualquier persona involucrada en la creación y edición de documentos. Con la capacidad de monitorear cada edición y comentario, proporciona una vista completa de la historia de cualquier documento. Siguiendo estos pasos, podrás usar Control de Cambios de manera eficiente, asegurar una comunicación clara, mantener la integridad del documento y aumentar la productividad colaborativa.

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