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如何在 Word 2021 中跟踪更改
已编辑 2 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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翻译更新 2 几周前
Microsoft Word 2021 具有一个名为“跟踪更改”的功能，允许用户查看对文档进行的任何更改。这在多人共同参与编辑同一文档的协作环境中特别有用。跟踪更改功能旨在使审阅和编辑过程高效且透明。本指南将向您介绍启用和充分利用此功能的过程。
什么是跟踪更改？
跟踪更改是 Microsoft Word 中的一个内置功能，用于突出显示对文档所做的编辑。这些编辑可以包括文本插入、删除、格式更改和注释。当跟踪更改处于打开状态时，对文档所做的任何修改都会被标记，允许其他人查看这些更改。在需要多个参与者对文档进行审批和审阅的商业和学术环境中，这是非常有用的。
为什么使用跟踪更改？
使用跟踪更改功能可以增强协作性。它允许多个用户编辑文档，同时跟踪每一个更改，使审阅每个更改变得更容易。此功能对于在应用必要的编辑时保持原始文档的完整性也很重要。此外，它简化了修订过程，使谁做了哪些具体更改以及为何做出这些更改变得清晰，特别是当添加注释时。
如何启用跟踪更改
要在 Word 2021 中开始使用跟踪更改，请按照以下步骤操作：
- 在您的设备上打开 Microsoft Word 2021。
- 打开您要编辑并跟踪更改的文档。
- 转到窗口顶部菜单中的“审阅”选项卡。
- 在跟踪组中查找“跟踪更改”按钮。单击此按钮以启用跟踪更改。此按钮将被突出显示，表示该功能处于活动状态。
一旦启用，您或其他人所做的任何更改将通过下划线添加的文本和划线删除的文本来跟踪。跟踪更改还将在文档的边距中以彩色标记突出显示更改。
自定义跟踪更改
Word 2021 允许您自定义跟踪更改的显示方式。以下是您可以调整这些设置的方法：
- 在“审阅”选项卡中，单击“跟踪更改”按钮下方的小箭头以访问更多选项。
- 从下拉菜单中选择“跟踪更改选项”。
- 将出现一个对话框，允许您自定义每种更改类型的视图和颜色。例如，您可以为插入、删除和注释选择不同的颜色。
- 完成选择后，单击“确定”以应用这些设置。
自定义更改的外观可以帮助不同的协作者更轻松地查看和识别他们的贡献，特别是在多个用户编辑的文档中。
了解跟踪更改视图
Word 2021 提供了多种视图以满足不同的审阅需求。这些视图可以从“审阅窗格”和“显示以审阅”选项中的审阅选项卡中访问。以下是主要视图：
简单标记
这是启用跟踪更改时的默认视图。简单标记提供简洁、整洁的文档视图，边距中仅出现一条红线以指示更改。当您希望专注于文档的最终版本并尽量减少干扰时，这种视图特别有用，但仍希望在需要时快速查看更改。
所有标记
此视图显示所有跟踪的更改和注释，因此没有更改被隐藏。包括文本插入、删除和格式更改在内的所有内容都可见。对于对文档所做的所有更改进行综合审阅，这非常有用。
无标记
无标记隐藏所有修订和注释，显示如果接受所有建议更改时文档将如何出现。此视图有助于在没有任何更改指示的情况下进行文档打印或共享前的最终校对。
原件
原始视图显示在进行任何更改之前文档的样子。它显示的是未经编辑的版本，对比修订后的文档很有用。
添加和管理注释
除了跟踪更改，您还可以添加注释以提供反馈或有关文档某些部分的附加信息。要在 Word 2021 中添加注释：
- 选择要插入注释的文本或位置。
- 转到“审阅”选项卡并单击“新建注释”。
- 注释框将出现在右边距中，您可以在其中编写注释。
要回复注释，只需单击注释框并回复即可。您还可以通过选择注释并从审阅选项卡中选择“删除注释”来删除注释。
接受和拒绝更改
一旦您审阅了更改，您需要接受或拒绝每个更改。以下是在 Word 2021 中管理此情况的方法：：
- 在“审阅”选项卡中，使用“更改”组中的“下一步”按钮以移动到每个更改。
- 单击“接受”或“拒绝”以解决每个更改。如果您愿意，还有选项可以一次性接受或拒绝所有更改。
接受更改会将该编辑采纳到您的文档中，而拒绝更改会将文档恢复为更改前的原始文本。
保存文档的干净版本
在您完成更改之后，您可能希望保存文档的一个无标记版本。要执行此操作，请按照以下步骤操作：
- 使用“接受所有更改”选项（如果您尚未批准所有更改），然后确保选择“无标记”视图。
- 如果您希望保留两个版本的副本，请转到“文件” → “另存为”，并以新名称保存文档。
保存干净版本可确保您有一个准备好分发的精简文档，没有任何更改指示。
追踪更改的快捷键
知道一些键盘快捷键可以使跟踪更改的工作更为高效。以下是在 Word 2021 中一些有用的快捷键：
- 按
Ctrl + Shift + E打开或关闭跟踪更改。 - 按
Alt + Ctrl + M插入新注释。 - 按
Ctrl + Alt + C接受更改。 - 要拒绝更改，按
Ctrl + Alt + X。
使用跟踪更改的最佳实践
为了最大限度地发挥跟踪更改的优势，请考虑以下最佳实践：
- 在您开始编辑后立即启用跟踪更改，以确保记录所有更改。
- 熟悉跟踪更改设置以根据您的需求和偏好自定义工具。
- 使用注释来解释更改，并说明某些编辑背后的原因。这对可能不理解更改背景的同事很有用。
- 定期保存文档，以防止数据丢失，尤其是在长时间编辑过程中。
- 在进行重大更改之前，制作原始文档的副本，以便在需要时作为备份选项。
结论
Word 2021 的跟踪更改功能是编辑者、作者和任何参与协作文档创建过程的人员不可或缺的工具。通过遵循本指南中概述的指南和实践，您可以确保审查过程顺利、透明且高效，从而得到符合所有利益相关者需求的精心编辑的最终文档。
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