Как отслеживать изменения в Word 2021

Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeWordРедактированиеОтслеживание измененийСотрудничествоДокументWindowsMacПрофессиональныйПродуктивность

В Microsoft Word 2021 есть функция под названием "Отслеживание изменений", которая позволяет пользователям видеть исправления, внесенные в документ. Это особенно полезно в совместной работе, где в редактировании одного и того же документа могут участвовать несколько человек. Функция "Отслеживание изменений" разработана для повышения эффективности и прозрачности процесса обзора и редактирования. Это руководство познакомит вас с процессом включения и полного использования этой функции.

Что такое "Отслеживание изменений"?

"Отслеживание изменений" — это встроенная функция Microsoft Word, которая выделяет внесенные в документ правки. Эти правки могут включать вставку текста, удаление, изменения форматирования и комментарии. Когда "Отслеживание изменений" включено, все модификации документа отмечаются, что позволяет другим просматривать эти изменения. Это чрезвычайно полезно в деловых и академических кругах, где требуется одобрение и обзор документа несколькими сторонами.

Зачем использовать "Отслеживание изменений"?

Использование функции "Отслеживание изменений" улучшает совместную работу. Она позволяет нескольким пользователям редактировать документ, отслеживая каждое изменение, что облегчает его обзор. Эта функция важна для сохранения целостности исходного документа при внесении необходимых правок. Кроме того, она упрощает процесс пересмотра, делая его понятным: кто и почему внес конкретные изменения, особенно если добавлены комментарии.

Как включить "Отслеживание изменений"

Чтобы начать использовать "Отслеживание изменений" в Word 2021, выполните следующие действия:

1. Откройте Microsoft Word 2021 на вашем устройстве.
2. Откройте документ, который вы хотите отредактировать и в котором хотите отслеживать изменения.
3. Перейдите на вкладку "Рецензирование", расположенную в меню в верхней части окна.
4. Найдите кнопку "Отслеживание изменений" в группе отслеживания. Нажмите эту кнопку, чтобы включить "Отслеживание изменений". Эта кнопка будет выделена, указывая на активность функции.

После активации любые изменения, внесенные вами или другими, будут отслеживаться путем подчёркивания добавленного текста и зачеркивания удаленного текста. "Отслеживание изменений" также выделит изменения цветными метками в полях документа.

Настройка "Отслеживания изменений"

Word 2021 позволяет настроить, как отображаются отслеживаемые изменения. Вот как вы можете настроить эти параметры:

1. На вкладке “Рецензирование” нажмите на маленькую стрелку под кнопкой “Отслеживание изменений”, чтобы получить доступ к дополнительным параметрам.
2. Выберите "Параметры отслеживания изменений" из выпадающего меню.
3. Появится диалоговое окно, позволяющее вам настроить вид и цвет для каждого типа изменений. Например, вы можете выбрать разные цвета для вставок, удалений и комментариев.
4. После того как вы сделаете свои выборы, нажмите "ОК", чтобы применить их.

Настройка вида изменений может помочь различным участникам увидеть и идентифицировать свой вклад более легко, особенно в документе, отредактированном несколькими пользователями.

Понимание видов "Отслеживания изменений"

Word 2021 предоставляет несколько видов для удовлетворения различных потребностей в обзоре. Эти виды можно получить из "Обзора Панели" и "Отображения для обзора" в вкладке Рецензирование. Вот основные виды:

Простая разметка

Это стандартный вид, когда включено "Отслеживание изменений". Простая разметка предоставляет чистый, ненагруженный вид документа, с только одной красной линией в поле для обозначения изменений. Этот вид особенно полезен, когда вы хотите сосредоточиться на финальной версии документа с минимальными отвлечениями, но при этом хотите быстро увидеть изменения при необходимости.

Все исправления

Этот вид отображает все отслеживаемые изменения и комментарии, поэтому никаких изменений не скрыто. Все видно, включая добавления текста, удаления и изменения форматирования. Это полезно для всестороннего обзора всех изменений, внесенных в документ.

Без разметки

Без разметки скрывает все изменения и комментарии, показывая документ в том виде, как если бы все предложенные изменения были приняты. Этот вид полезен для финальной проверки перед печатью или распространением документа без каких-либо индикаторов изменений.

Оригинал

Оригинал показывает документ в том виде, в каком он выглядел до внесения каких-либо изменений. Он показывает неотредактированную версию и полезен для сравнения с отредактированным документом.

Добавление и управление комментариями

Помимо отслеживания изменений, вы также можете добавлять комментарии, чтобы предоставить обратную связь или дополнительную информацию о некоторых разделах вашего документа. Чтобы добавить комментарий в Word 2021:

1. Выберите текст или место в документе, куда вы хотите вставить комментарий.
2. Перейдите на вкладку "Рецензирование" и нажмите "Новый комментарий".
3. Появится окно комментария в правом поле, где вы можете написать ваш комментарий.

Чтобы ответить на комментарий, просто нажмите на окно комментария и ответьте. Вы также можете удалить комментарии, выбрав их и выбрав "Удалить комментарий" на вкладке Рецензирование.

Принятие и отклонение изменений

После того как вы рассмотрели изменения, вам нужно принять или отклонить каждое изменение. Вот как управлять этим в Word 2021:

1. На вкладке "Рецензирование" используйте кнопку "Следующее" в группе Редактирование для перехода к каждому изменению.
2. Нажмите "Принять" или "Отклонить", чтобы разрешить каждое изменение. Есть также варианты принять или отклонить все изменения сразу, если вы предпочитаете.

Принятие изменения примет эту редакцию в ваш документ, в то время как отклонение вернет документ к исходному тексту до изменения.

Сохранение чистой версии вашего документа

После того как вы завершите свои изменения, вы можете захотеть сохранить версию вашего документа без каких-либо пометок. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

1. Используйте опцию "Принять все изменения", если вы еще не одобрили все изменения, а затем убедитесь, что выбран вид "Без разметки".
2. Если вы хотите сохранить копию обеих версий, перейдите в "Файл" → "Сохранить как" и сохраните ваш документ с новым именем.

Сохранение чистой версии гарантирует, что у вас есть готовый к распространению документ без индикаторов изменений.

Сочетания клавиш для "Отслеживания изменений"

Знание некоторых сочетаний клавиш может сделать работу с "Отслеживанием изменений" более эффективной. Вот несколько полезных сочетаний клавиш в Word 2021:

• Нажмите Ctrl + Shift + E, чтобы включить или отключить "Отслеживание изменений".
• Нажмите Alt + Ctrl + M, чтобы вставить новый комментарий.
• Нажмите Ctrl + Alt + C, чтобы принять изменение.
• Чтобы отклонить изменение, нажмите Ctrl + Alt + X.

Лучшие практики для использования "Отслеживания изменений"

Чтобы максимизировать преимущества "Отслеживания изменений", рассмотрите следующие лучшие практики:

• Включите "Отслеживание изменений" сразу, как только начнете редактировать, чтобы гарантировать, что все изменения записаны.
• Познакамьтесь с настройками "Отслеживания изменений", чтобы настроить инструмент в соответствии с вашими потребностями и предпочтениями.
• Используйте комментарии, чтобы объяснить изменения и изложить причины определенных правок. Это полезно для коллег, которые могут не понимать контекст изменений.
• Регулярно сохраняйте ваш документ, чтобы предотвратить потерю данных, особенно во время длительных сессий редактирования.
• Создайте копию оригинала документа перед внесением крупных изменений, чтобы оставить возможность отката в случае необходимости.

Заключение

Функция "Отслеживание изменений" в Word 2021 является незаменимым инструментом для редакторов, писателей и всех, кто участвует в совместном создании документов. Следуя рекомендациям и практикам, изложенным в этом руководстве, вы можете обеспечить, чтобы процесс обзора был плавным, прозрачным и эффективным, в результате чего получится качественно отредактированный итоговый документ, соответствующий потребностям всех заинтересованных сторон.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление