Como rastrear alterações no Word 2021

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Word 2021 tem um recurso chamado "Controlar Alterações", que permite aos usuários ver as edições feitas por quaisquer alterações no documento. Isso é especialmente útil em ambientes colaborativos, onde várias pessoas podem estar envolvidas na edição do mesmo documento. O recurso Controlar Alterações foi projetado para tornar o processo de revisão e edição eficiente e transparente. Este guia irá apresentar o processo de habilitação e utilização completa deste recurso.

O que é Controlar Alterações?

O Controlar Alterações é um recurso integrado no Microsoft Word que destaca edições feitas em um documento. Essas edições podem incluir inserções de texto, exclusões, alterações de formatação e comentários. Quando o Controlar Alterações está ativado, quaisquer modificações feitas no documento são marcadas, permitindo que outros revisem essas alterações. Isso é excepcionalmente útil em ambientes de negócios e acadêmicos onde a aprovação e revisão de documentos por várias partes é necessária.

Por que usar o Controlar Alterações?

Utilizar o recurso Controlar Alterações melhora a colaboração. Ele permite que vários usuários editem um documento enquanto acompanham cada alteração, tornando mais fácil revisar cada alteração. Essa funcionalidade também é importante para manter a integridade do documento original ao aplicar as edições necessárias. Além disso, simplifica o processo de revisão, tornando claro quem fez alterações específicas e por que essas alterações foram feitas, especialmente quando comentários são adicionados.

Como ativar o Controlar Alterações

Para começar a usar o Controlar Alterações no Word 2021, siga estas etapas:

1. Abra o Microsoft Word 2021 em seu dispositivo.
2. Abra o documento que deseja editar e controlar as alterações.
3. Vá para a guia "Revisão" localizada no menu no topo da janela.
4. Procure o botão "Controlar Alterações" no grupo de Rastreamento. Clique neste botão para ativar o Controlar Alterações. Este botão será destacado, indicando que o recurso está ativo.

Uma vez ativado, quaisquer alterações feitas por você ou por outros serão rastreadas sublinhando o texto adicionado e riscando o texto excluído. O Controlar Alterações também destacará as alterações com marcas coloridas nas margens do documento.

Personalizando o Controlar Alterações

O Word 2021 permite personalizar como as alterações rastreadas são exibidas. Veja como você pode ajustar essas configurações:

1. Na guia “Revisão”, clique na pequena seta abaixo do botão “Controlar Alterações” para acessar mais opções.
2. Selecione "Opções de Controle de Alterações" no menu suspenso.
3. Uma caixa de diálogo aparecerá, permitindo que você personalize a visualização e a cor para cada tipo de alteração. Por exemplo, você pode escolher cores diferentes para inserções, exclusões e comentários.
4. Depois de fazer suas seleções, clique em "OK" para aplicá-las.

Personalizar a aparência das alterações pode ajudar diferentes colaboradores a ver e identificar suas contribuições mais facilmente, especialmente em um documento que foi editado por vários usuários.

Compreendendo as visualizações do Controlar Alterações

O Word 2021 fornece várias visualizações para acomodar diferentes necessidades de revisão. Essas visualizações podem ser acessadas nas opções "Painel de Revisão" e "Exibir para Revisão" na guia Revisão. Aqui estão as principais visualizações:

Marcação simples

Esta é a visualização padrão quando o Controlar Alterações está ativado. Marcação Simples oferece uma visão limpa e desobstruída do documento, com apenas uma linha vermelha aparecendo na margem para indicar alterações. Essa visualização é especialmente útil quando você deseja se concentrar na versão final do documento com o mínimo de distrações, mas ainda deseja a capacidade de ver rapidamente as alterações quando necessário.

Todas as marcações

Esta visualização exibe todas as alterações rastreadas e comentários, para que nenhuma alteração seja oculta. Tudo é visível, incluindo inserções de texto, exclusões e alterações de formatação. Isso é útil para uma revisão abrangente de todas as alterações feitas em um documento.

Sem marcações

Sem Marcação oculta todas as revisões e comentários, exibindo o documento como apareceria se todas as alterações sugeridas fossem aceitas. Esta visualização é útil para uma revisão final antes da impressão ou do compartilhamento de um documento sem qualquer indicação de alteração.

Original

A visualização original mostra o documento como aparecia antes de quaisquer alterações terem sido feitas. Mostra a versão não editada e é útil para comparação com um documento revisado.

Adicionando e gerenciando comentários

Além de rastrear alterações, você também pode adicionar comentários para fornecer feedback ou informações adicionais sobre certas seções do seu documento. Para adicionar um comentário no Word 2021:

1. Selecione o texto ou local no documento onde deseja inserir o comentário.
2. Vá para a guia "Revisão" e clique em "Novo Comentário".
3. Uma caixa de comentário aparecerá na margem direita onde você pode escrever seu comentário.

Para responder a um comentário, basta clicar na caixa de comentário e responder. Você também pode excluir comentários selecionando-os e escolhendo "Excluir Comentário" na guia Revisão.

Aceitando e rejeitando alterações

Depois de revisar as alterações, você precisará aceitar ou rejeitar cada alteração. Veja como gerenciar isso no Word 2021:

1. Na guia "Revisão", use o botão "Próximo" no grupo Alterações para avançar para cada alteração.
2. Clique em "Aceitar" ou "Rejeitar" para resolver cada alteração. Também há opções para aceitar ou rejeitar todas as alterações de uma vez, se preferir.

Aceitar uma alteração adotará essa edição no seu documento, enquanto rejeitá-la reverterá o documento para o texto original antes da alteração.

Salvar uma versão limpa do seu documento

Depois de finalizar suas alterações, você pode querer salvar uma versão do seu documento sem nenhuma marcação. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Use a opção "Aceitar Todas as Alterações" se ainda não tiver aprovado todas as alterações, depois certifique-se de que a visualização "Sem Marcação" esteja selecionada.
2. Se quiser manter uma cópia de ambas as versões, vá para "Arquivo" → "Salvar Como" e salve seu documento com um novo nome.

Salvar uma versão limpa garante que você tenha um documento refinado pronto para distribuição, sem quaisquer indicadores de alteração.

Atalhos para controlar alterações

Conhecer alguns atalhos de teclado pode tornar o trabalho com o Controlar Alterações mais eficiente. Aqui estão alguns atalhos úteis no Word 2021:

• Pressione Ctrl + Shift + E para ativar ou desativar o Controlar Alterações.
• Pressione Alt + Ctrl + M para inserir um novo comentário.
• Pressione Ctrl + Alt + C para aceitar a alteração.
• Para rejeitar uma alteração, pressione Ctrl + Alt + X.

Melhores práticas para usar o Controlar Alterações

Para maximizar os benefícios do Controlar Alterações, considere estas melhores práticas:

• Ative o Controlar Alterações assim que começar a editar para garantir que todas as alterações sejam registradas.
• Familiarize-se com as configurações do Controlar Alterações para personalizar a ferramenta de acordo com suas necessidades e preferências.
• Use comentários para explicar alterações e explicar o raciocínio por trás de certas edições. Isso é útil para colegas que possam não entender o contexto das alterações.
• Salve o documento regularmente para evitar perda de dados, especialmente durante longas sessões de edição.
• Faça uma cópia do documento original antes de fazer grandes alterações, para que haja uma opção de retorno, se necessário.

Conclusão

O recurso Controlar Alterações no Word 2021 é uma ferramenta indispensável para editores, autores e qualquer outra pessoa envolvida na criação colaborativa de documentos. Seguindo as diretrizes e práticas descritas neste guia, você pode garantir que o processo de revisão seja tranquilo, transparente e eficiente, resultando em um documento final bem editado que atenda às necessidades de todas as partes interessadas envolvidas.

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