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Word 2021で変更履歴を記録する方法
編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数週間前
Microsoft Word 2021には「変更履歴の記録」という機能があります。この機能を使用すると、ドキュメントに加えられた編集を確認できます。これは、複数の人が同じドキュメントの編集に関与する共同作業環境で特に役立ちます。変更履歴の記録機能は、レビューおよび編集プロセスを効率的かつ透明にするために設計されています。このガイドでは、この機能を有効にし、完全に活用するプロセスを紹介します。
変更履歴とは？
変更履歴は、Microsoft Wordに組み込まれた機能で、ドキュメントに加えられた編集を強調表示します。これらの編集には、テキストの挿入、削除、書式変更、コメントが含まれます。変更履歴をオンにすると、ドキュメントに加えられたすべての変更がマークされ、他の人がそれらの変更を確認できるようになります。これは、複数の関係者によるドキュメントの承認およびレビューが必要なビジネスおよび学術環境で非常に有用です。
変更履歴を使用する理由
変更履歴機能を使用することでコラボレーションが強化されます。複数のユーザーがドキュメントを編集しながら各変更を追跡できるため、各変更をレビューしやすくなります。この機能は、必要な編集を適用する際に元のドキュメントの整合性を維持するためにも重要です。また、誰がどのような変更を行い、なぜその変更が行われたのかを明確にし、特にコメントが追加された場合にはリビジョンプロセスを簡略化します。
変更履歴を有効にする方法
Word 2021で変更履歴を使用し始めるには、以下の手順に従ってください：
- デバイスでMicrosoft Word 2021を開きます。
- 編集と変更履歴を記録したいドキュメントを開きます。
- ウィンドウ上部のメニューにある「レビュー」タブに移動します。
- 「トラッキング」グループの中にある「変更履歴」ボタンを探します。このボタンをクリックすると、変更履歴が有効になります。このボタンがハイライトされていることで、機能がアクティブであることが示されます。
有効にすると、あなたや他の人によって行われた変更は、追加されたテキストを下線で、削除されたテキストを上線で追跡されます。変更履歴はまた、文書の余白に色付きのマークで変更を強調表示します。
変更履歴のカスタマイズ
Word 2021では、追跡される変更の表示設定をカスタマイズできます。これらの設定を調整する方法は以下の通りです：
- 「レビュー」タブで「変更履歴」ボタンの下の小さな矢印をクリックし、さらにオプションにアクセスします。
- ドロップダウンメニューから「変更履歴オプション」を選択します。
- ダイアログボックスが表示され、各種類の変更に対する表示および色をカスタマイズできます。例えば、挿入、削除、およびコメントに対して異なる色を選択することができます。
- 選択内容を設定したら、「OK」をクリックして適用します。
変更の外観をカスタマイズすることで、複数のユーザーによって編集された文書でも、各協力者が自分の貢献をより簡単に確認できるようになります。
変更履歴ビューの理解
Word 2021 はさまざまなニーズに対応する複数のビューを提供しています。これらのビューは、「レビュー ペイン」と「表示方法」オプションからアクセスできます。主なビューを以下に示します：
シンプル マークアップ
変更履歴を有効にした場合のデフォルトビューです。シンプルマークアップは、ドキュメントのクリーンでわかりやすいビューを提供し、変更を示す赤い線が余白に表示されます。このビューは、最終版に集中したいときに便利ですが、必要に応じて迅速に変更を確認したいときにも便利です。
すべてのマークアップ
このビューは、追跡されたすべての変更とコメントを表示し、何も隠さずにすべてを表示します。これは、ドキュメントに加えられたすべての変更を包括的にレビューするのに役立ちます。
マークなし
マークなしは、すべての修正とコメントを隠し、すべての提案変更が承認された場合のドキュメントとして表示します。このビューは、印刷または共有する前の最終検証に役立ちます。
オリジナル
オリジナルビューは、変更が加えられる前のドキュメントを表示します。編集されていないバージョンを示し、改訂されたドキュメントと比較するときに便利です。
コメントの追加と管理
変更を追跡するだけでなく、フィードバックやドキュメントの特定のセクションに関する追加情報を提供するためにコメントを追加することもできます。Word 2021でコメントを追加するには：
- コメントを挿入したいテキストまたはドキュメントの場所を選択します。
- 「レビュー」タブに移動し、「新しいコメント」をクリックします。
- 右側の余白にコメントボックスが表示され、そこにコメントを書くことができます。
コメントに返信するには、コメントボックスをクリックして返信します。また、コメントを削除するには、コメントを選択し、「コメントを削除」を選択します。
変更の受け入れと拒否
変更内容を確認したら、変更を受け入れるか拒否する必要があります。Word 2021でこれを管理する方法は次のとおりです：
- 「レビュー」タブで、「変更」グループの「次へ」ボタンを使用して各変更に移動します。
- 「承諾」または「拒否」をクリックして各変更を解決します。すべての変更を一度に承諾または拒否するオプションもあります。
変更を承諾すると、その編集内容がドキュメントに採用され、拒否すると変更前の元のテキストに戻ります。
クリーンバージョンを保存する
変更を最終確認した後、マークアップなしのドキュメントバージョンを保存したい場合があります。これを行う手順は次のとおりです：
- まだすべての変更を承認していない場合は「すべての変更を承諾」オプションを使用し、「マークなし」ビューが選択されていることを確認します。
- 両方のバージョンのコピーを保持したい場合は、「ファイル」→「名前を付けて保存」に移動し、新しい名前でドキュメントを保存します。
クリーンバージョンを保存しておくことで、マークアップのない状態で配布準備が整ったドキュメントが確保されます。
変更履歴を追跡するためのショートカット
いくつかのキーボードショートカットを知っていると、変更履歴をより効率的に作業できます。Word 2021での便利なショートカットを以下に示します：
Ctrl + Shift + Eを押して変更履歴のオン/オフを切り替えます。Alt + Ctrl + Mを押して、新しいコメントを挿入します。Ctrl + Alt + Cを押して変更を承認します。- 変更を拒否するには、
Ctrl + Alt + Xを押します。
変更履歴を使用するためのベストプラクティス
変更履歴の利点を最大限に活用するために、次のベストプラクティスを考慮してください：
- 編集を開始したらすぐに変更履歴をオンにして、すべての変更が記録されるようにします。
- 変更履歴の設定に慣れて、ツールをニーズおよび好みに合わせてカスタマイズします。
- 変更を説明し、特定の編集の背後にある理由を説明するためにコメントを使用します。これにより、変更のコンテキストを理解できない同僚にも役立ちます。
- 長時間の編集セッション中にデータ損失を防ぐため、定期的にドキュメントを保存します。
- 主要な変更を加える前に元のドキュメントのコピーを作成しておき、必要に応じてバックオプションを提供します。
結論
Word 2021の変更履歴機能は、編集者、作家、および共同ドキュメント作成に関与するすべての人にとって欠かせないツールです。このガイドで紹介したガイドラインと方法を守ることで、レビュー プロセスがスムーズで透明かつ効率的になり、関与するすべてのステークホルダーのニーズに応える、よく編集された最終ドキュメントが得られるようになります。
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