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वर्ड 2021 में परिवर्तन कैसे ट्रैक करें
संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 2 सप्ताह पहले
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 में एक विशेषता होती है जिसे "ट्रैक चेंजेस" कहा जाता है, जो उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ में किए गए किसी भी परिवर्तन के संपादन को देखने की अनुमति देती है। यह विशेष रूप से सहयोगात्मक वातावरण में मददगार होता है जहां कई लोग एक ही दस्तावेज़ को संपादित करने में शामिल हो सकते हैं। ट्रैक चेंजेस विशेषता समीक्षा और संपादन प्रक्रिया को कुशल और पारदर्शी बनाने के लिए डिज़ाइन की गई है। यह गाइड आपको इस विशेषता को सक्षम करने और पूरी तरह से उपयोग करने की प्रक्रिया से परिचित करेगी।
ट्रैक चेंजेस क्या है?
ट्रैक चेंजेस माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक इन-बिल्ट विशेषता है जो दस्तावेज़ में किए गए संपादनों को हाईलाइट करती है। ये संपादन टेक्स्ट बढ़ोतरी, विलोपन, स्वरूपण परिवर्तन और टिप्पणियां शामिल कर सकते हैं। जब ट्रैक चेंजेस चालू होता है, तो दस्तावेज़ में किए गए किसी भी बदलाव को चिह्नित किया जाता है, जिससे अन्य लोग इन परिवर्तनों की समीक्षा कर सकते हैं। यह व्यापार और शैक्षणिक सेटिंग्स में विशेष रूप से उपयोगी है जहां कई पक्षों द्वारा दस्तावेज़ अनुमोदन और समीक्षा की आवश्यकता होती है।
ट्रैक चेंजेस का उपयोग क्यों करें?
ट्रैक चेंजेस विशेषता का उपयोग सहयोग को बढ़ाता है। यह कई उपयोगकर्ताओं को एक दस्तावेज़ संपादित करने की अनुमति देता है जबकि प्रत्येक परिवर्तन का ट्रैक रखता है, जिससे प्रत्येक परिवर्तन की समीक्षा करना आसान होता है। यह कार्यप्रणाली मूल दस्तावेज़ की अखंडता को बनाए रखने के लिए भी महत्वपूर्ण है जब आवश्यक संपादन लागू किए जाते हैं। इसके अलावा, यह संशोधन प्रक्रिया को सरल करता है, जिससे यह स्पष्ट होता है कि किसने विशेष बदलाव किए और उन बदलावों को क्यों किया, विशेष रूप से जब टिप्पणियां जोड़ी जाती हैं।
ट्रैक चेंजेस को कैसे सक्षम करें
वर्ड 2021 में ट्रैक चेंजेस का उपयोग शुरू करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- अपने डिवाइस पर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 खोलें।
- उस दस्तावेज़ को खोलें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं और उस पर बदलाव ट्रैक करना चाहते हैं।
- विंडो के शीर्ष में स्थित मेनू में "रिव्यू" टैब पर जाएं।
- ट्रैकिंग ग्रुप में "ट्रैक चेंजेस" बटन खोजें। ट्रैक चेंजेस को सक्षम करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। यह बटन हाइलाइट किया जाएगा, जिससे संकेत मिलेगा कि विशेषता सक्रिय है।
एक बार सक्षम होने पर, आप या अन्य द्वारा किए गए किसी भी परिवर्तन को ट्रैक किया जाएगा, जिसमें जोड़ा गया टेक्स्ट अंडरलाइन और हटाए गए टेक्स्ट ओवरलाइन किया जाएगा। ट्रैक चेंजेस दस्तावेज़ के मार्जिन में रंगीन निशानों के साथ परिवर्तनों को भी हाईलाइट करेगा।
ट्रैक चेंजेस को अनुकूलित करना
वर्ड 2021 आपको ट्रैक किए गए परिवर्तनों के प्रदर्शन को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। यहां बताया गया है कि आप इन सेटिंग्स को कैसे समायोजित कर सकते हैं:
- "रिव्यू" टैब में, अधिक विकल्पों तक पहुंचने के लिए "ट्रैक चेंजेस" बटन के नीचे छोटे तीर पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से "ट्रैक चेंजेस विकल्प" का चयन करें।
- एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा, जो आपको प्रत्येक प्रकार के परिवर्तन के लिए दृश्य और रंग को अनुकूलित करने की अनुमति देगा। उदाहरण के लिए, आप प्रविष्टियों, विलोपनों और टिप्पणियों के लिए विभिन्न रंग चुन सकते हैं।
- एक बार जब आप अपने चयन कर लें, तो उन्हें लागू करने के लिए "ठीक" पर क्लिक करें।
परिवर्तनों की उपस्थिति को अनुकूलित करने से विभिन्न सहयोगियों को अपनी योगदान अधिक आसानी से देखने और पहचानने में मदद मिल सकती है, विशेष रूप से एक दस्तावेज़ में जिसे कई उपयोगकर्ताओं द्वारा संपादित किया गया है।
ट्रैक चेंजेस दृश्यों को समझना
वर्ड 2021 विभिन्न समीक्षाओं की जरूरतों को पूरा करने के लिए कई दृश्य प्रदान करता है। इन विचारों को "रिव्यू पेन" और "डिस्प्ले फॉर रिव्यू" विकल्पों से रिव्यू टैब में एक्सेस किया जा सकता है। यहां मुख्य दृश्य हैं:
सिम्पल मार्कअप
जब ट्रैक चेंजेस सक्षम होता है तो यह डिफ़ॉल्ट दृश्य होता है। सिम्पल मार्कअप दस्तावेज़ का एक स्वच्छ, अव्यवस्थित दृश्य प्रदान करता है, जिसमें मार्जिन में केवल एक लाल रेखा दिखाई देती है ताकि परिवर्तनों का संकेत मिले। यह दृश्य विशेष रूप से उपयोगी है जब आप दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं न्यूनतम विकर्षणों के साथ, लेकिन आवश्यक होने पर परिवर्तनों को तुरंत देखने की क्षमता रखना चाहते हैं।
ऑल मार्कअप
यह दृश्य सभी ट्रैक किए गए बदलावों और टिप्पणियों को प्रदर्शित करता है, इसलिए कोई भी परिवर्तन छिपा नहीं है। सब कुछ दृश्यमान होता है, जिसमें टेक्स्ट प्रविष्टियाँ, विलोपन और स्वरूपण परिवर्तन होते हैं। यह एक दस्तावेज़ में किए गए सभी परिवर्तनों की व्यापक समीक्षा के लिए उपयोगी है।
नो मार्कअप
नो मार्कअप सभी संशोधनों और टिप्पणियों को छुपाता है, दस्तावेज़ को इस प्रकार दिखाता है जैसे सभी सुझाए गए परिवर्तन स्वीकार कर लिए गए हों। यह दृश्य किसी दस्तावेज़ को बिना किसी परिवर्तन संकेत के प्रिंट या साझा किए जाने से पहले अंतिम प्रूफिंग के लिए सहायक है।
ओरिजिनल
मूल दृश्य दस्तावेज़ को उसके पहले के रूप में दिखाता है जब कोई परिवर्तन किए गए थे। यह अनसंपादित संस्करण दिखाता है और एक संशोधित दस्तावेज़ के साथ तुलना के लिए उपयोगी है।
टिप्पणियां जोड़ना और प्रबंधित करना
परिवर्तनों को ट्रैक करने के अलावा, आप अपने दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों के बारे में प्रतिक्रिया या अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए टिप्पणियाँ भी जोड़ सकते हैं। वर्ड 2021 में टिप्पणी जोड़ने के लिए:
- दस्तावेज़ में वह टेक्स्ट या स्थान चुनें जहां आप टिप्पणी डालना चाहते हैं।
- "रिव्यू" टैब पर जाएं और "नई टिप्पणी" पर क्लिक करें।
- दाएँ मार्जिन में एक टिप्पणी बॉक्स दिखाई देगा जहां आप अपनी टिप्पणी लिख सकते हैं।
किसी टिप्पणी का उत्तर देने के लिए, बस टिप्पणी बॉक्स पर क्लिक करें और उत्तर दें। आप समीक्षा टैब से उन्हें चुनकर और "टिप्पणी हटाएं" का चयन करके टिप्पणियों को भी हटा सकते हैं।
परिवर्तनों को स्वीकार और अस्वीकार करना
एक बार जब आपने परिवर्तनों की समीक्षा कर ली, तो आपको प्रत्येक परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार करना होगा। वर्ड 2021 में इसे प्रबंधित करने का तरीका यहां बताया गया है:
- "रिव्यू" टैब में, प्रत्येक परिवर्तन पर जाने के लिए परिवर्तनों के समूह में "अगला" बटन का उपयोग करें।
- प्रत्येक परिवर्तन को हल करने के लिए "स्वीकार करें" या "अस्वीकृत करें" पर क्लिक करें। यदि आप चाहें तो एक साथ सभी परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने के विकल्प भी हैं।
परिवर्तन को स्वीकार करने से उस संपादन को आपके दस्तावेज़ में अपनाया जाएगा, जबकि इसे अस्वीकार करने से परिवर्तन से पहले के मूल टेक्स्ट में दस्तावेज़ वापस आ जाएगा।
अपने दस्तावेज़ का एक साफ़ संस्करण सहेजें
एक बार जब आप अपने परिवर्तनों को अंतिम रूप दे दें, तो आप एक ऐसा संस्करण सहेज सकते हैं जिसमें कोई अंकन न हो। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- यदि आपने अभी तक सभी परिवर्तनों को स्वीकृत नहीं किया है, तो "सभी परिवर्तन स्वीकृत करें" विकल्प का उपयोग करें, फिर सुनिश्चित करें कि "कोई अंकन नहीं" दृश्य का चयन किया गया है।
- यदि आप दोनों संस्करणों की एक प्रति रखना चाहते हैं, तो "फ़ाइल" → "इस रूप में सहेजें" पर जाएं और अपने दस्तावेज़ को एक नए नाम के साथ सहेजें।
एक साफ़ संस्करण सहेजने से यह सुनिश्चित होता है कि आपके पास वितरण के लिए तैयार एक परिष्कृत दस्तावेज़ है, जिसमें कोई परिवर्तन संकेतक नहीं है।
परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए शॉर्टकट
कुछ कीबोर्ड शॉर्टकट जानने से ट्रैक चेंजेस के साथ काम करना अधिक कुशल बनाया जा सकता है। यहां वर्ड 2021 में कुछ उपयोगी शॉर्टकट दिए गए हैं:
- ट्रैक चेंजेस को चालू या बंद करने के लिए
Ctrl + Shift + Eदबाएं। - नई टिप्पणी सम्मिलित करने के लिए
Alt + Ctrl + Mदबाएं। - परिवर्तन को स्वीकार करने के लिए
Ctrl + Alt + Cदबाएं। - परिवर्तन को अस्वीकार करने के लिए,
Ctrl + Alt + Xदबाएं।
ट्रैक चेंजेस का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं
ट्रैक चेंजेस के लाभों को अधिकतम करने के लिए, इन सर्वोत्तम प्रथाओं पर विचार करें:
- संपादन शुरू करते ही ट्रैक चेंजेस चालू करें ताकि सभी परिवर्तन दर्ज किए जाएं।
- ट्रैक चेंजेस सेटिंग्स से परिचित हों ताकि टूल को अपनी ज़रूरतों और वरीयताओं के अनुसार अनुकूलित किया जा सके।
- परिवर्तनों को समझाने और कुछ संपादनों के पीछे के तर्क को समझाने के लिए टिप्पणियों का उपयोग करें। यह उन सहयोगियों के लिए उपयोगी है जो परिवर्तनों के संदर्भ को नहीं समझ सकते हैं।
- विशेष रूप से लंबे संपादन सत्रों के दौरान डेटा हानि को रोकने के लिए अपने दस्तावेज़ को नियमित रूप से सहेजें।
- प्रमुख परिवर्तन करने से पहले मूल दस्तावेज़ की एक प्रति बनाएं, ताकि यदि आवश्यक हो तो बैकअप विकल्प हो।
निष्कर्ष
वर्ड 2021 में ट्रैक चेंजेस विशेषता संपादकों, लेखकों और सहयोगात्मक दस्तावेज़ निर्माण में शामिल अन्य सभी लोगों के लिए एक अपरिहार्य उपकरण है। इस गाइड में उल्लिखित दिशानिर्देशों और प्रथाओं का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि समीक्षा प्रक्रिया सुचारू, पारदर्शी और कुशल है, जिसके परिणामस्वरूप एक अच्छी तरह से संपादित अंतिम दस्तावेज़ मिलता है जो शामिल सभी हितधारकों की आवश्यकताओं को पूरा करता है।
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