Cómo rastrear cambios en Word 2021

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Word 2021 tiene una función llamada "Control de cambios", que permite a los usuarios ver las ediciones realizadas por cualquier cambio en el documento. Esto es especialmente útil en entornos colaborativos donde varias personas pueden estar involucradas en la edición del mismo documento. La función de Control de cambios está diseñada para hacer que el proceso de revisión y edición sea eficiente y transparente. Esta guía le presentará el proceso de habilitación y uso completo de esta función.

¿Qué es Control de cambios?

Control de cambios es una función incorporada en Microsoft Word que resalta las ediciones realizadas en un documento. Estas ediciones pueden incluir inserciones de texto, eliminaciones, cambios de formato y comentarios. Cuando el Control de cambios está activado, cualquier modificación realizada en el documento se marca, lo que permite a otros revisar estos cambios. Esto es excepcionalmente útil en entornos empresariales y académicos donde se requiere la aprobación y revisión de documentos por múltiples partes.

¿Por qué usar Control de cambios?

El uso de la función de Control de cambios mejora la colaboración. Permite que varios usuarios editen un documento mientras se mantienen al tanto de cada cambio, lo que facilita la revisión de cada cambio. Esta funcionalidad también es importante para mantener la integridad del documento original al aplicar las ediciones necesarias. Además, simplifica el proceso de revisión, aclarando quién hizo cambios específicos y por qué se realizaron esos cambios, especialmente cuando se agregan comentarios.

Cómo habilitar Control de cambios

Para comenzar a utilizar Control de cambios en Word 2021, siga estos pasos:

1. Abra Microsoft Word 2021 en su dispositivo.
2. Abra el documento que desea editar y rastrear los cambios en él.
3. Vaya a la pestaña "Revisar" ubicada en el menú en la parte superior de la ventana.
4. Busque el botón "Control de cambios" en el grupo Seguimiento. Haga clic en este botón para habilitar el Control de cambios. Este botón estará resaltado, indicando que la función está activa.

Una vez habilitado, cualquier cambio realizado por usted u otros se rastreará subrayando el texto agregado y sobrelineando el texto eliminado. Control de cambios también resaltará los cambios con marcas de color en los márgenes del documento.

Personalizando Control de cambios

Word 2021 le permite personalizar cómo se muestran los cambios rastreados. Aquí le mostramos cómo puede ajustar estos ajustes:

1. En la pestaña “Revisar”, haga clic en la pequeña flecha debajo del botón “Control de cambios” para acceder a más opciones.
2. Seleccione "Opciones de Control de cambios" del menú desplegable.
3. Aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá personalizar la vista y el color para cada tipo de cambio. Por ejemplo, puede elegir diferentes colores para inserciones, eliminaciones y comentarios.
4. Una vez que haya hecho sus selecciones, haga clic en "Aceptar" para aplicarlas.

Personalizar la apariencia de los cambios puede ayudar a que diferentes colaboradores vean e identifiquen sus contribuciones más fácilmente, especialmente en un documento que ha sido editado por múltiples usuarios.

Entendiendo las vistas de Control de cambios

Word 2021 proporciona varias vistas para acomodar diferentes necesidades de revisión. Estas vistas se pueden acceder desde las opciones "Panel de revisión" y "Mostrar para revisión" en la pestaña Revisar. Aquí están las principales vistas:

Marcado simple

Esta es la vista predeterminada cuando el Control de cambios está habilitado. El Marcado simple proporciona una vista limpia y despejada del documento, con solo una línea roja que aparece en el margen para indicar cambios. Esta vista es especialmente útil cuando desea centrarse en la versión final del documento con mínimas distracciones, pero aún desea la capacidad de ver rápidamente los cambios cuando sea necesario.

Todo el marcado

Esta vista muestra todos los cambios rastreados y comentarios, para que no se oculte ningún cambio. Todo es visible, incluidas inserciones de texto, eliminaciones y cambios de formato. Esto es útil para una revisión completa de todos los cambios realizados en un documento.

Sin marcado

Sin Marcado oculta todas las revisiones y comentarios, mostrando el documento como se vería si se aceptaran todos los cambios sugeridos. Esta vista es útil para la revisión final antes de imprimir o compartir un documento sin ninguna indicación de cambio.

Original

La vista original muestra el documento tal como apareció antes de que se realizaran cambios. Muestra la versión no editada y es útil para la comparación con un documento revisado.

Agregar y gestionar comentarios

Además de rastrear cambios, también puede agregar comentarios para proporcionar comentarios o información adicional sobre ciertas secciones de su documento. Para agregar un comentario en Word 2021:

1. Seleccione el texto o lugar en el documento donde desea insertar el comentario.
2. Vaya a la pestaña "Revisar" y haga clic en "Nuevo comentario".
3. Aparecerá un cuadro de comentarios en el margen derecho donde puede escribir su comentario.

Para responder a un comentario, simplemente haga clic en la caja de comentarios y responda. También puede eliminar comentarios seleccionándolos y eligiendo "Eliminar comentario" de la pestaña Revisar.

Aceptar y rechazar cambios

Una vez revisados los cambios, deberá aceptar o rechazar cada cambio. Así es como puede gestionar esto en Word 2021:

1. En la pestaña "Revisar", use el botón "Siguiente" en el grupo Cambios para moverse a cada cambio.
2. Haga clic en "Aceptar" o "Rechazar" para resolver cada cambio. También hay opciones para aceptar o rechazar todos los cambios a la vez si lo prefiere.

Aceptar un cambio adoptará esa edición en su documento, mientras que rechazarlo revertirá el documento al texto original antes del cambio.

Guardar una versión limpia de su documento

Después de finalizar sus cambios, es posible que desee guardar una versión de su documento sin ningún marcado. Para hacer esto, siga estos pasos:

1. Use la opción "Aceptar todos los cambios" si aún no ha aprobado todos los cambios, luego asegúrese de que esté seleccionada la vista "Sin marcado".
2. Si desea conservar una copia de ambas versiones, vaya a "Archivo" → "Guardar como" y guarde su documento con un nuevo nombre.

Guardar una versión limpia asegura que tenga un documento refinado listo para su distribución, sin ningún indicador de cambio.

Atajos para rastrear cambios

Conocer algunos atajos de teclado puede hacer que trabajar con Control de cambios sea más eficiente. Aquí hay algunos atajos útiles en Word 2021:

• Presione Ctrl + Shift + E para activar o desactivar Control de cambios.
• Presione Alt + Ctrl + M para insertar un nuevo comentario.
• Presione Ctrl + Alt + C para aceptar el cambio.
• Para rechazar un cambio, presione Ctrl + Alt + X.

Mejores prácticas para usar Control de cambios

Para maximizar los beneficios de Control de cambios, considere estas mejores prácticas:

• Active Control de cambios tan pronto como comience a editar para asegurarse de que todos los cambios se registren.
• Familiarícese con la configuración de Control de cambios para personalizar la herramienta según sus necesidades y preferencias.
• Use comentarios para explicar cambios y explicar el razonamiento detrás de ciertas ediciones. Esto es útil para colegas que pueden no entender el contexto de los cambios.
• Guarde su documento regularmente para evitar la pérdida de datos, especialmente durante sesiones de edición prolongadas.
• Haga una copia del documento original antes de realizar cambios importantes, de modo que haya una opción de respaldo si es necesario.

Conclusión

La función de Control de cambios en Word 2021 es una herramienta indispensable para editores, autores y cualquier otra persona involucrada en la creación colaborativa de documentos. Siguiendo las pautas y prácticas esbozadas en esta guía, puede asegurar que el proceso de revisión sea fluido, transparente y eficiente, resultando en un documento final bien editado que satisfaga las necesidades de todas las partes interesadas involucradas.

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