Комментарии
Как отслеживать изменения в Word 2016
Отредактировано 4 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда
Microsoft OfficeWordОтслеживание измененийРедактированиеСотрудничествоОбзорWindowsMacДокументВычиткаНаписание
Перевод обновлен 4 Несколько недель назад
Microsoft Word 2016 — это универсальный инструмент для обработки текстов, предлагающий множество функций, помогающих пользователям легко создавать, редактировать и управлять своими документами. Одной из самых мощных функций, включенных в Word 2016, является функция «Отслеживание изменений». Эта функция особенно полезна для пользователей, которые работают совместно над документами, так как она позволяет всем видеть, какие изменения были внесены каждым участником, обеспечивая прозрачность и облегчая дальнейшие правки.
В этой подробной статье мы подробно рассмотрим, как пользоваться функцией «Отслеживание изменений» в Word 2016, начиная с ее включения, понимания принципа работы и заканчивая эффективным управлением отслеживаемыми изменениями. Мы также включим советы и передовую практику, которые помогут вам максимально эффективно использовать эту функцию. Давайте начнем это пошаговое путешествие, чтобы овладеть функцией «Отслеживание изменений» в Word 2016.
Понимание отслеживания изменений
Функция «Отслеживание изменений» в Word 2016 позволяет пользователям отслеживать правки, вставки, удаления и изменения форматирования, внесенные в документ. Когда вы включаете отслеживание изменений, любые изменения, внесенные вами или другими сотрудниками, записываются с помощью специальной разметки. Эти изменения отображаются разными цветами, подчеркиванием, зачеркиванием или в виде выноски, что делает очевидным, что было изменено по сравнению с оригинальным текстом.
Эта функция особенно полезна при работе с отзывами, правками и редактированием. Это полезно в ситуациях, когда участвуют несколько рецензентов, например, при работе над научными документами, деловыми отчетами, контрактами или творческими проектами. Используя отслеживание изменений, авторы могут легко просматривать изменения и принимать или отклонять их, таким образом упрощая процесс редактирования документа.
Включение отслеживания изменений
Чтобы приступить к использованию функции отслеживания изменений, ее необходимо сначала включить. Следуйте этим простым шагам, чтобы включить отслеживание изменений в Word 2016:
- Откройте документ, который вы хотите отредактировать в Word 2016.
- Перейдите на вкладку «Рецензирование» на ленте в верхней части экрана.
- Нажмите кнопку «Отслеживание изменений» в группе «Отслеживание». Эта кнопка действует как переключатель, так что при нажатии один раз отслеживание изменений включается, а при повторном нажатии отключается.
- После включения отслеживания изменений любые изменения, внесенные в документ, будут записаны и отображены с индикаторами разметки.
Как отображаются отслеживаемые изменения
Когда отслеживание изменений включено, Word 2016 использует систему визуальных подсказок, чтобы показать, где и какие изменения были внесены. Вот различные типы изменений и как они отображаются:
- Вставка: Новый текст, добавленный в документ, обычно подчеркивается и отображается в цвете, отличном от стандартного черного, например, синим или красным.
- Удаленный текст обозначается зачеркиванием и может также быть окрашен в другой цвет. Удаленный текст может также отображаться в виде выноски на полях.
- Изменения форматирования: Изменения форматирования текста, такие как выделение жирным шрифтом или изменение размера шрифта, обозначаются выносками, описывающими конкретное изменение форматирования.
- Комментарии: Если рецензенты добавляют комментарии, они отображаются на полях или в выносках с соответствующим текстом.
Просмотр отслеживаемых изменений
В Word 2016 у вас есть несколько вариантов просмотра отслеживаемых изменений. Способ отображения изменений можно настроить по своему желанию или в зависимости от цели документа. Основные режимы просмотра отслеживаемых изменений:
- Простая разметка: Этот вид предоставляет чистый, лаконичный вид с минимальной разметкой. Изменения указываются красной линией на полях, при нажатии на которую развертывается подробная разметка.
- Вся разметка: Полный вид показывает все изменения, внесенные в документ, включая вставки, удаления и изменения форматирования.
- Без разметки: Этот режим позволяет видеть, как будет выглядеть документ после принятия всех изменений, без какой-либо разметки.
- Оригинал: Показывает документ в его первоначальном состоянии, без изменений.
Чтобы переключаться между этими видами, перейдите на вкладку «Рецензирование» и в группе «Отслеживание» щелкните раскрывающееся меню рядом с «Простая разметка». Выберите нужный вид из списка.
Просмотр отслеживаемых изменений
Когда вы готовы просматривать отслеживаемые изменения, вам следует систематически просматривать каждое исправление и решать, принимать его или отклонять. Принятие изменений означает, что вы согласны с исправлением, и оно станет частью документа. Отклонение изменений удаляет их и сохраняет исходный текст или форматирование. Вот как можно просматривать изменения:
- Перейдите на вкладку «Рецензирование» на ленте.
- В группе «Изменения» вы найдете такие параметры, как «Принять», «Отклонить» и стрелки навигации, чтобы перейти к следующему изменению.
- Выберите изменение: вы можете сделать это, щелкнув изменение непосредственно в документе или с помощью стрелок навигации.
- Нажмите «Принять», чтобы оставить изменение, или «Отклонить», чтобы удалить его.
- Продолжайте просматривать изменения таким образом по всему документу, пока все изменения не будут отмечены.
Использование комментариев
В дополнение к отслеживанию изменений вы можете добавлять комментарии в свой документ. Комментарии полезны для заметок, вопросов или предложений. Вот как можно работать с комментариями:
Чтобы добавить комментарий:
- Выделите или щелкните текст, к которому вы хотите вставить комментарий.
- Перейдите на вкладку «Рецензирование» на ленте.
- В группе «Комментарии» нажмите «Новый комментарий».
- Появится выноска для комментария, в которой можно написать свой комментарий.
Чтобы удалить комментарий:
- Выберите комментарий, щелкнув по нему.
- Во вкладке «Рецензирование», в группе «Комментарии» нажмите «Удалить».
Лучшие практики использования функции «Отслеживание изменений»
Функция отслеживания изменений — это мощный инструмент, и его эффективное использование может значительно улучшить ваши совместные усилия. Вот некоторые из лучших практик, которые следует учитывать при использовании отслеживания изменений:
Регулярно сохраняйте свою работу
Это хорошая практика — постоянно сохранять свой документ во время работы над изменениями. Это гарантирует, что ваши изменения остаются в безопасности, и снижает риск потери данных из-за непредвиденных проблем.
Отслеживайте изменения во время всех правок
Когда вы работаете в совместной среде, убедитесь, что отслеживание изменений включено на протяжении всего процесса редактирования, чтобы не пропустить ни одной незаписанной правки.
Общайтесь с коллегами
Если вы не единственный человек, работающий над документом, важно общаться с коллегами. Четкое изложение своих изменений, вопросов и предложений упростит процесс проверки для других.
Разумно используйте комментарии
Комментарии — отличный способ объяснить причины конкретных изменений или предоставить отзыв. Используйте их для уточнения любых действий, но убедитесь, что они ясны и лаконичны.
Расширенные параметры
Word 2016 предлагает некоторые расширенные параметры для пользователей, которые хотят больше контроля над функцией отслеживания изменений. Эти параметры можно дополнительно настроить для оптимизации вашего опыта.
Изменение параметров отслеживания изменений
Чтобы получить доступ и изменить расширенные параметры для отслеживания изменений:
- Перейдите на вкладку «Рецензирование».
- В группе «Отслеживание» нажмите «Отслеживание изменений», затем выберите «Изменить параметры отслеживания...»
- В появившемся диалоговом окне вы можете настроить, как будут отображаться вставки, удаления и изменения форматирования. Изменения могут быть закодированы цветами для разных авторов, а выноски могут быть настроены для отображения определенных типов разметки.
Отслеживание только определенных изменений
Если вы хотите отслеживать только определенные типы изменений, вы можете применить предпочтения к типам изменений для отслеживания. Например, вы можете выбрать только отслеживание вставок и удалений, игнорируя изменения форматирования.
Блокировка отслеживания изменений
Чтобы предотвратить отключение отслеживания изменений другими людьми, вы можете заблокировать эту функцию:
- Перейдите на вкладку «Рецензирование».
- Выберите «Блокировка отслеживания» в выпадающем меню «Отслеживание изменений».
- Вам будет предложено ввести пароль. Обязательно запомните этот пароль, так как он потребуется для разблокировки отслеживания изменений позже.
Заключение
Функция отслеживания изменений в Word 2016 — незаменимый инструмент для совместного редактирования документов. Используя эту функцию эффективно, вы можете упростить процесс проверки и редактирования, обеспечить прозрачность и сохранить целостность содержимого документа. Следуя руководству, представленному в этом всеобъемлющем руководстве, вы сможете уверенно внедрить и управлять отслеживанием изменений в своих документах Word, повышая продуктивность и ясность в совместных проектах. Будь то автор, получающий отзывы, или команда, работающая над проектом, овладение функцией отслеживания изменений обеспечит легкое признание и оценку всех вкладов.
Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете