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Word 2016で変更履歴を追跡する方法
編集済み 4 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 4 数週間前
Microsoft Word 2016は、ユーザーが簡単にドキュメントを作成、編集、管理できるようにする多くの機能を備えた多目的なワードプロセッシングツールです。Word 2016に含まれる最も強力な機能の1つが「変更履歴」機能です。この機能は特に、共同でドキュメントを作成するユーザーにとって有用であり、各貢献者によって行われた変更がすべて表示されるため、透明性が確保され、簡単に改訂できるようになります。
この詳細な記事では、Word 2016で「変更履歴」機能を使用する方法について詳しく説明します。この機能を有効にする方法、その仕組みを理解する方法、追跡された変更を効率的に管理する方法について説明します。また、この機能を最大限に活用するためのヒントやベストプラクティスも紹介します。それでは、Word 2016で変更履歴機能をマスターするためのステップバイステップの旅を始めましょう。
変更履歴の理解
Word 2016の「変更履歴」機能を使用すると、ドキュメントへの編集、挿入、削除、フォーマットの変更を追跡できます。変更履歴をオンにすると、あなたや他の協力者が行った変更が特別なマークアップで記録されます。これらの変更は、異なる色、下線、取り消し線、または吹き出しで表示され、元のテキストからどのように変更されたかが明確になります。
この機能は、フィードバック、改訂、編集での作業に特に役立ちます。複数のレビュワーが関与する状況、たとえば学術論文、ビジネスレポート、契約書、クリエイティブライティングプロジェクトなどで有益です。変更履歴を使用すると、著者は変更を簡単に確認し、受け入れるか拒否するかを選択でき、ドキュメントの改訂プロセスが合理化されます。
変更履歴の有効化
変更履歴機能を使用するには、まず有効にする必要があります。Word 2016で変更履歴をオンにするには、次の簡単な手順に従ってください：
- Word 2016で編集したいドキュメントを開きます。
- 画面上部のリボンで「校閲」タブに移動します。
- 「追跡」グループの「変更履歴」ボタンをクリックします。このボタンはトグルとして機能し、一度クリックすると変更履歴がオンになり、再度クリックするとオフになります。
- 変更履歴が有効になると、ドキュメントに加えられたすべての編集が記録され、マークアップ指標で表示されます。
追跡された変更の表示方法
変更履歴がオンの場合、Word 2016は視覚的なシステムを使用して、どこでどのような変更が行われたかを示します。ここでは、さまざまなタイプの変更とその表示方法を紹介します：
- 挿入: ドキュメントに追加された新しいテキストは通常、下線が引かれ、標準の黒とは異なる色（青または赤など）で表示されます。
- 削除されたテキストは取り消し線で示される場合があり、異なる色で表示されることもあります。また、削除されたテキストは、余白に吹き出しとして表示されることもあります。
- フォーマットの変更: 太字やフォントサイズの変更などのテキストフォーマットの変更は、特定のフォーマット変更を説明する吹き出しで示されます。
- コメント: レビュワーがコメントを追加すると、関連するテキストとともに余白や吹き出しとして表示されます。
追跡された変更の表示
Word 2016では、追跡された変更の表示オプションがいくつかあります。表示方法は、好みに応じて、またはドキュメントの目的に基づいてカスタマイズできます。追跡された変更の主な表示方法は次のとおりです：
- 簡単なマークアップ: すっきりとした最小限のマークアップビューを提供します。変更は余白の赤い線で示され、その線をクリックすると詳細なマークアップが展開されます。
- すべてのマークアップ: 挿入、削除、およびフォーマット変更を含む、ドキュメントに加えられたすべての変更を表示します。
- マークアップなし: すべての変更を受け入れた後のドキュメントの外観を、マークアップなしで表示できます。
- オリジナル: 変更が一切加えられていない元の状態のドキュメントを表示します。
これらの表示を切り替えるには、「校閲」タブに移動し、「追跡」グループで「簡単なマークアップ」の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。リストから希望の表示方法を選択します。
追跡された変更の確認
追跡された変更を確認する準備ができたら、各編集を体系的に確認し、受け入れるか拒否するかを決定する必要があります。変更を受け入れることは、その改訂に同意し、ドキュメントの一部となることを意味します。変更を拒否すると、変更は削除され、元のテキストまたは形式が保持されます。変更を確認する方法は次のとおりです：
- リボンの「校閲」タブに移動します。
- 「変更」グループには、「承諾」、「拒否」、および変更を進むためのナビゲーション矢印などのオプションがあります。
- 変更を選択します：ドキュメント内で直接変更をクリックするか、ナビゲーション矢印を使用して選択できます。
- 変更を保持するには「承諾」、破棄するには「拒否」をクリックします。
- ドキュメント全体で変更がすべて確認されるまで、この方法で変更を確認し続けます。
コメントの使用
変更履歴を追跡するだけでなく、ドキュメントにコメントを追加することもできます。コメントは、メモを作成したり、質問をしたり、改訂を提案するのに便利です。コメントを使用する方法は次のとおりです：
コメントを追加するには：
- コメントを挿入する場所のテキストをハイライトまたはクリックします。
- リボンの「校閲」タブに移動します。
- 「コメント」グループで、「新しいコメント」をクリックします。
- コメントを書き込める吹き出しが表示されます。
コメントを削除するには：
- コメントをクリックして選択します。
- 「校閲」タブの「コメント」グループで「削除」をクリックします。
変更履歴を使用する際のベストプラクティス
変更履歴機能は強力なツールであり、効果的に使用すると共同作業の取り組みを大幅に改善できます。変更履歴を使用する際のベストプラクティスを以下に示します：
作業を定期的に保存する
変更を加えている間は、常にドキュメントを保存することをお勧めします。これにより、予期せぬ問題によるデータの損失のリスクを軽減しつつ、変更を安全に保つことができます。
すべての編集作業中に変更を追跡する
共同作業環境で作業している場合、記録されていない編集を見逃さないように、編集プロセス全体を通じて変更履歴を有効にしておくことを確認してください。
同僚とコミュニケーションを取る
ドキュメントを作成しているのが自分だけでない場合、同僚とコミュニケーションを取ることが重要です。変更、質問、提案を明確に共有することで、他の人がレビューしやすくなります。
コメントを賢く使う
コメントは、特定の変更の背後にある理由を伝えたり、フィードバックを提供するための優れた方法です。どのようなアクションが取られたかを明確にするために使用しますが、わかりやすく簡潔であるようにしてください。
高度なオプション
Word 2016は、変更履歴機能のコントロールを強化したいユーザー向けに高度なオプションを提供します。これらのオプションは、ユーザーの体験を最適化するようにさらにカスタマイズできます。
変更履歴オプションの変更
変更履歴の高度なオプションにアクセスして変更するには：
- 「校閲」タブに移動します。
- 「追跡」グループで「変更履歴」をクリックし、「追跡オプションの変更....」を選択します。
- 表示されたダイアログで、挿入、削除、フォーマット変更の表示方法をカスタマイズできます。変更は異なる著者に対して色分けでき、吹き出しは特定のタイプのマークアップを表示するように調整できます。
特定の変更のみを追跡する
特定のタイプの変更のみを追跡したい場合、追跡する変更タイプに設定できます。たとえば、フォーマットの変更を無視して、挿入と削除のみを追跡することを選択できます。
変更履歴のロック
他の人が変更履歴をオフにするのを防ぐために、この機能をロックできます：
- 「校閲」タブに移動します。
- 「変更履歴」ドロップダウンから「変更履歴のロック」を選択します。
- パスワードの入力を求められます。このパスワードを覚えておいてください。後で変更履歴のロックを解除する際に必要になります。
結論
Word 2016の変更履歴機能は、共同ドキュメント編集に欠かせないツールです。この機能を効果的に使用することで、レビューと編集のプロセスを合理化し、透明性を確保し、ドキュメントの内容の整合性を維持できます。この包括的なガイドに示した指針に従うことで、Wordドキュメントで変更履歴を自信を持って実装し管理でき、共同プロジェクトの生産性と明確さを向上させます。フィードバックを受ける個々の著者であっても、プロジェクトに取り組むチームであっても、変更履歴をマスターすることで、すべての貢献が容易に認識され評価されるようになります。
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