Word 2016 में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें

संपादित 4 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Word 2016 एक बहुमुखी वर्ड प्रोसेसिंग टूल है जो उपयोगकर्ताओं को उनके दस्तावेज़ों को आसानी से बनाने, संपादित करने और प्रबंधित करने में मदद करने के लिए कई सुविधाएँ प्रदान करता है। Word 2016 में शामिल सबसे शक्तिशाली सुविधाओं में से एक है "ट्रैक चेंजेस" सुविधा। यह सुविधा विशेष रूप से उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी है जो दस्तावेज़ों पर एक साथ काम करते हैं, क्योंकि यह सभी को यह देखने की अनुमति देता है कि प्रत्येक योगदानकर्ता द्वारा क्या संशोधन किए गए हैं, पारदर्शिता प्रदान करते हैं और आसान संशोधनों की सुविधा प्रदान करते हैं।

इस विस्तृत लेख में, हम Word 2016 में "ट्रैक चेंजेस" सुविधा का उपयोग करने के तरीके के बारे में विस्तृत जानकारी देंगे, इसे सक्षम करने से, यह कैसे काम करता है, से लेकर ट्रैक किए गए परिवर्तनों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने तक। हम आपको इस सुविधा का अधिकतम लाभ उठाने में मदद करने के लिए सुझाव और सर्वोत्तम प्रथाएं भी शामिल करेंगे। आइए इस चरण-दर-चरण यात्रा पर चलें ताकि Word 2016 में ट्रैक चेंजेस सुविधा में महारत हासिल की जा सके।

ट्रैक चेंजेस को समझना

Word 2016 में "ट्रैक चेंजेस" सुविधा उपयोगकर्ताओं को किसी दस्तावेज़ में किए गए संपादन, सम्मिलन, विलोपन और स्वरूपण परिवर्तनों को ट्रैक करने की अनुमति देती है। जब आप ट्रैक चेंजेस चालू करते हैं, तो आपके या अन्य सहयोगियों द्वारा किए गए किसी भी परिवर्तन को विशेष मार्कअप के साथ रिकॉर्ड किया जाता है। ये परिवर्तन विभिन्न रंगों, रेखांकनों, स्ट्राइकथ्रू या गुब्बारों के रूप में प्रदर्शित होते हैं, जिससे यह स्पष्ट हो जाता है कि मूल पाठ से क्या संशोधित किया गया है।

यह सुविधा फीडबैक, संशोधन और संपादन के साथ काम करने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। यह उन परिस्थितियों में लाभकारी है जहां कई समीक्षक शामिल होते हैं, जैसे शैक्षणिक पत्रों, व्यावसायिक रिपोर्टों, अनुबंधों या रचनात्मक लेखन परियोजनाओं पर काम करते समय। ट्रैक चेंजेस का उपयोग करके, लेखक आसानी से परिवर्तनों की समीक्षा कर सकते हैं और उन्हें स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं, इस प्रकार दस्तावेज़ संशोधन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।

ट्रैक चेंजेस को सक्षम करना

ट्रैक चेंजेस सुविधा का उपयोग शुरू करने के लिए, इसे पहले सक्षम करना होगा। Word 2016 में ट्रैक चेंजेस को चालू करने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें:

1. उस दस्तावेज़ को खोलें जिसे आप Word 2016 में संपादित करना चाहते हैं।
2. स्क्रीन के शीर्ष पर रिबन में रिव्यू टैब पर जाएं।
3. ट्रैकिंग समूह में ट्रैक चेंजेस बटन पर क्लिक करें। यह बटन एक टॉगल के रूप में कार्य करता है, इसलिए एक बार उस पर क्लिक करने से ट्रैक चेंजेस चालू हो जाता है, जबकि इसे फिर से क्लिक करने से यह बंद हो जाता है।
4. एक बार जब ट्रैक चेंजेस सक्षम हो जाता है, तो दस्तावेज़ में किए गए किसी भी संपादन को रिकॉर्ड और मार्कअप संकेतकों के साथ प्रदर्शित किया जाएगा।

प्रकट होने वाले ट्रैक किए गए परिवर्तन

जब ट्रैक चेंजेस चालू होता है, तो Word 2016 यह दिखाने के लिए एक दृश्य सुराग प्रणाली का उपयोग करता है कि कहां और किन परिवर्तनों को किया गया है। यहां परिवर्तन के विभिन्न प्रकार और उनकी प्रदर्शनी का वर्णन किया गया है:

• सम्मिलन: दस्तावेज़ में जोड़ा गया नया पाठ आमतौर पर रेखांकित किया जाता है और मानक काले रंग के अलावा किसी अन्य रंग में प्रदर्शित होता है, जैसे नीला या लाल।
• हटाए गए पाठ को स्ट्राइकथ्रू के साथ इंगित किया जाता है और इसे किसी अन्य रंग में भी रंगीन किया जा सकता है। हटाए गए पाठ को हाशिये में गुब्बारों के रूप में भी इंगित किया जा सकता है।
• स्वरूपण परिवर्तन: पाठ स्वरूपण में परिवर्तन, जैसे बोल्ड करना या फ़ॉन्ट आकार बदलना, विशिष्ट स्वरूपण परिवर्तन का वर्णन करने वाले गुब्बारों द्वारा इंगित किया जाता है।
• टिप्पणियाँ: यदि समीक्षक टिप्पणियाँ जोड़ते हैं, तो वे प्रासंगिक पाठ के साथ हाशिये या गुब्बारों में दिखाई देती हैं।

ट्रैक किए गए परिवर्तनों को देखें

Word 2016 में, आपके पास ट्रैक किए गए परिवर्तनों को देखने के लिए कई विकल्प उपलब्ध हैं। परिवर्तनों की प्रदर्शनी को आपकी पसंद या दस्तावेज़ के उद्देश्य के आधार पर अनुकूलित किया जा सकता है। ट्रैक किए गए परिवर्तनों के लिए मुख्य दृश्य हैं:

• सिंपल मार्कअप: यह दृश्य न्यूनतम मार्कअप के साथ एक साफ, संक्षिप्त दृश्य प्रदान करता है। परिवर्तन हाशिये में एक लाल रेखा के साथ इंगित किए जाते हैं, और रेखा को क्लिक करने से विस्तृत मार्कअप विस्तारित होता है।
• सभी मार्कअप: पूरा दृश्य दस्तावेज़ में किए गए सभी परिवर्तन दिखाता है, जिसमें सम्मिलन, विलोपन और स्वरूपण परिवर्तन शामिल हैं।
• कोई मार्कअप नहीं: यह दृश्य आपको यह देखने की अनुमति देता है कि सभी संशोधनों को स्वीकार करने के बाद आपका दस्तावेज़ कैसा दिखेगा, बिना किसी मार्कअप के।
• मूल: बिना किसी परिवर्तन के, दस्तावेज़ को इसकी मूल स्थिति में दिखाता है।

इन दृश्यों के बीच स्विच करने के लिए, रिव्यू टैब पर जाएं, और ट्रैकिंग समूह में, सिंपल मार्कअप के बगल में ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें। सूची से इच्छित दृश्य का चयन करें।

ट्रैक किए गए परिवर्तनों की समीक्षा करें

जब आप ट्रैक किए गए परिवर्तनों की समीक्षा करने के लिए तैयार हों, तो आपको व्यवस्थित रूप से प्रत्येक संपादन के माध्यम से जाना चाहिए और यह तय करना चाहिए कि इसे स्वीकार करना है या अस्वीकार करना है। परिवर्तनों को स्वीकार करने का अर्थ है कि आप संशोधन से सहमत हैं, और यह दस्तावेज़ का भाग बन जाएगा। परिवर्तनों को अस्वीकार करने से उन्हें हटा दिया जाता है और मूल पाठ या स्वरूपण को बनाए रखा जाता है। यहां बताया गया है कि आप परिवर्तनों की समीक्षा कैसे कर सकते हैं:

1. रिबन पर रिव्यू टैब पर जाएं।
2. परिवर्तनों समूह में, आपको स्वीकार करें, अस्वीकार करें और परिवर्तन के माध्यम से आगे बढ़ने के लिए नेविगेशन तीर जैसे विकल्प मिलेंगे।
3. एक परिवर्तन का चयन करें: आप सीधे दस्तावेज़ में परिवर्तन पर क्लिक करके या नेविगेशन तीर का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
4. परिवर्तन को बनाए रखने के लिए स्वीकार करें पर क्लिक करें, या इसे खारिज करने के लिए अस्वीकार करें पर क्लिक करें।
5. दस्तावेज़ के दौरान सभी परिवर्तनों पर ध्यान देने तक इस तरह बदलावों की समीक्षा करते रहें।

टिप्पणियाँ का उपयोग करना

परिवर्तन ट्रैक करने के अतिरिक्त, आप अपने दस्तावेज़ में टिप्पणियाँ भी जोड़ सकते हैं। टिप्पणियाँ नोट्स बनाने, प्रश्न पूछने या संशोधन सुझाने के लिए उपयोगी होती हैं। यहां बताया गया है कि आप टिप्पणियों के साथ कैसे काम कर सकते हैं:

टिप्पणी जोड़ने के लिए:

1. जहां आप अपनी टिप्पणी सम्मिलित करना चाहते हैं वहां पाठ को हाइलाइट या क्लिक करें।
2. रिबन पर रिव्यू टैब पर जाएं।
3. टिप्पणियों समूह में, नई टिप्पणी पर क्लिक करें।
4. एक टिप्पणी गुब्बारा दिखाई देगा, जहां आप अपनी टिप्पणी लिख सकते हैं।

टिप्पणी हटाने के लिए:

1. टिप्पणी पर क्लिक करके उसे चुनें।
2. रिव्यू टैब में, टिप्पणियाँ समूह के अंतर्गत, हटाएं पर क्लिक करें।

ट्रैक चेंजेस का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम उपाय

ट्रैक चेंजेस सुविधा एक शक्तिशाली उपकरण है, और इसका प्रभावी ढंग से उपयोग करने से आपके सहयोगात्मक प्रयासों में काफी सुधार हो सकता है। ट्रैक चेंजेस का उपयोग करते समय विचार करने लायक कुछ सर्वोत्तम प्रथाएं यहां दी गई हैं:

अपना काम नियमित रूप से सहेजें

संशोधनों पर काम करते समय अपने दस्तावेज़ को लगातार सहेजते रहना एक अच्छा अभ्यास है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके परिवर्तन सुरक्षित हों और अप्रत्याशित समस्याओं के कारण डेटा हानि का जोखिम कम करता है।

सभी संपादनों के दौरान परिवर्तनों का ट्रैक रखें

जब आप सहयोगात्मक वातावरण में काम कर रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि किसी भी अपरिकॉर्डेड संपादन को याद करने से बचने के लिए ट्रैक चेंजेस पूरे संपादन प्रक्रिया के दौरान सक्षम हों।

सहयोगियों के साथ संवाद करें

यदि आप दस्तावेज़ पर काम करने वाले अकेले व्यक्ति नहीं हैं, तो अपने सहयोगियों के साथ संवाद करना महत्वपूर्ण है। अपने परिवर्तनों, प्रश्नों और सुझावों को स्पष्ट रूप से साझा करने से समीक्षा प्रक्रिया दूसरों के लिए आसान हो जाएगी।

टिप्पणियों का समझदारी से उपयोग करें

विशिष्ट परिवर्तनों के पीछे की सोच या फीडबैक प्रदान करने के लिए टिप्पणियां एक शानदार तरीका हैं। किसी भी कार्रवाई को स्पष्ट करने के लिए उनका उपयोग करें, लेकिन सुनिश्चित करें कि वे स्पष्ट और संक्षिप्त हैं।

उन्नत विकल्प

Word 2016 उन उपयोगकर्ताओं के लिए कुछ उन्नत विकल्प प्रदान करता है जो ट्रैक चेंजेस सुविधा पर अधिक नियंत्रण चाहते हैं। ये विकल्प आपके अनुभव को अनुकूलित करने के लिए और अधिक अनुकूलित किए जा सकते हैं।

ट्रैक चेंजेस विकल्प बदलना

ट्रैक चेंजेस के उन्नत विकल्पों तक पहुँचने और संशोधित करने के लिए:

1. रिव्यू टैब पर जाएं।
2. ट्रैकिंग समूह में, ट्रैक चेंजेस पर क्लिक करें, फिर ट्रैकिंग विकल्प बदलें... चुनें।
3. प्रकट होने वाले संवाद में, आप सम्मिलन, विलोपन और स्वरूपण परिवर्तन कैसे प्रदर्शित होते हैं, इसे अनुकूलित कर सकते हैं। विभिन्न लेखकों के लिए परिवर्तन रंग-कोडित किए जा सकते हैं, और गुब्बारे विशिष्ट प्रकार के मार्कअप दिखाने के लिए समायोजित किए जा सकते हैं।

केवल विशिष्ट परिवर्तनों को ट्रैक करना

यदि आप केवल विशिष्ट प्रकार के परिवर्तनों को ट्रैक करना चाहते हैं, तो आप ट्रैक करने के लिए परिवर्तनों के प्रकारों पर प्राथमिकताएं लागू कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल सम्मिलन और विलोपन को ट्रैक करने के लिए चुन सकते हैं, स्वरूपण परिवर्तन की उपेक्षा कर सकते हैं।

लॉक ट्रैक चेंजेस

दूसरों को ट्रैक चेंजेस को बंद करने से रोकने के लिए, आप इस सुविधा को लॉक कर सकते हैं:

1. रिव्यू टैब पर जाएं।
2. ट्रैक चेंजेस ड्रॉपडाउन से ट्रैकिंग को लॉक करें का चयन करें।
3. आपसे पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाएगा। इस पासवर्ड को याद रखना सुनिश्चित करें, क्योंकि बाद में ट्रैक चेंजेस को अनलॉक करने के लिए इसकी आवश्यकता होगी।

निष्कर्ष

Word 2016 की ट्रैक चेंजेस सुविधा सहयोगात्मक दस्तावेज़ संपादन के लिए एक अनिवार्य उपकरण है। इस सुविधा का प्रभावी ढंग से उपयोग करके, आप समीक्षा और संपादन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, पारदर्शिता सुनिश्चित कर सकते हैं, और दस्तावेज़ की सामग्री की अखंडता बनाए रख सकते हैं। इस व्यापक मार्गदर्शिका में प्रदान किए गए मार्गदर्शन का पालन करके, आप अपने Word दस्तावेज़ों में ट्रैक चेंजेस को आत्मविश्वास से लागू और प्रबंधित कर सकते हैं, सहयोगी परियोजनाओं में उत्पादकता और स्पष्टता बढ़ा सकते हैं। चाहे आप एक व्यक्तिगत लेखक हों जो फीडबैक प्राप्त कर रहे हों या किसी परियोजना पर काम करने वाली टीम हों, ट्रैक चेंजेस में महारत हासिल करना यह सुनिश्चित करेगा कि सभी योगदान आसानी से स्वीकार और मूल्यांकन किए जा सकें।

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