Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Word 2016

Editado 4 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Word 2016 es una herramienta versátil de procesamiento de textos que ofrece muchas funciones para ayudar a los usuarios a crear, editar y gestionar sus documentos con facilidad. Una de las funciones más potentes incluidas en Word 2016 es la función de "Control de cambios". Esta función es especialmente útil para los usuarios que trabajan de forma colaborativa en documentos, ya que permite a todos ver qué modificaciones han realizado cada colaborador, proporcionando transparencia y facilitando las revisiones.

En este artículo detallado, profundizaremos sobre cómo usar la función "Control de cambios" en Word 2016, desde activarla, comprender su funcionamiento, hasta gestionar con eficacia los cambios controlados. También incluiremos consejos y mejores prácticas para ayudarte a aprovechar esta función al máximo. Vamos en este viaje paso a paso para dominar la función Control de cambios en Word 2016.

Comprender el control de cambios

La función "Control de cambios" en Word 2016 permite a los usuarios seguir los ediciones, inserciones, eliminaciones y cambios de formato realizados en un documento. Cuando activas el Control de cambios, cualquier cambio realizado por ti o por otros colaboradores se registra con un marcado especial. Estos cambios se muestran con diferentes colores, subrayados, tachados o globos, lo que deja claro qué se ha modificado del texto original.

Esta función es especialmente útil para trabajar con comentarios, revisiones y ediciones. Esto es beneficioso en situaciones donde están involucrados múltiples revisores, como al trabajar en trabajos académicos, informes de negocios, contratos o proyectos de escritura creativa. Usando Control de cambios, los autores pueden revisar fácilmente los cambios y aceptarlos o rechazarlos, optimizando así el proceso de revisión del documento.

Activar el control de cambios

Para comenzar a usar la función Control de cambios, primero debe activarse. Sigue estos sencillos pasos para activar Control de cambios en Word 2016:

1. Abre el documento que deseas editar en Word 2016.
2. Ve a la pestaña Revisar en la cinta en la parte superior de la pantalla.
3. Haz clic en el botón Control de cambios en el grupo Seguimiento. Este botón actúa como un interruptor, por lo que al hacer clic en él una vez se activa el Control de cambios, mientras que al hacer clic nuevamente se desactiva.
4. Una vez que Control de cambios esté activado, cualquier edición realizada en el documento se registrará y mostrará con indicadores de marcado.

Cómo aparecen los cambios controlados

Cuando Control de cambios está activado, Word 2016 utiliza un sistema de señales visuales para mostrar dónde y qué cambios se han realizado. Aquí están los diferentes tipos de cambios y cómo se muestran:

• Inserción: El nuevo texto añadido a un documento generalmente está subrayado y se muestra en un color diferente al negro estándar, como azul o rojo.
• El texto eliminado se indica con un tachado y también puede estar coloreado en un color diferente. El texto eliminado también puede indicarse como globos en los márgenes.
• Cambios de formato: Los cambios de formato de texto, como poner en negrita o cambiar el tamaño de la fuente, se indican mediante globos que describen el cambio de formato específico.
• Comentarios: Si los revisores añaden comentarios, aparecen en los márgenes o en globos con el texto relevante.

Ver cambios controlados

En Word 2016, tienes varias opciones para visualizar los cambios controlados. La forma en que se muestran los cambios puede personalizarse según tus preferencias o basándose en el propósito del documento. Las principales vistas para los cambios controlados son:

• Marcas simples: Esta vista proporciona una vista limpia y concisa con un mínimo de marcas. Los cambios se indican con una línea roja en el margen y al hacer clic en la línea se expande a un marcado detallado.
• Todo el marcado: La vista completa muestra todos los cambios realizados en el documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y cambios de formato.
• Sin marcado: Esta vista te permite ver cómo quedará el documento después de aceptar todos los cambios, sin ningún marcado.
• Original: Muestra el documento en su estado original, sin cambios.

Para cambiar entre estas vistas, ve a la pestaña Revisar y en el grupo Seguimiento, haz clic en el menú desplegable junto a Marcas simples. Selecciona la vista deseada de la lista.

Revisar cambios controlados

Cuando estés listo para revisar los cambios controlados, debes revisar sistemáticamente cada edición y decidir si aceptarla o rechazarla. Aceptar cambios significa que estás de acuerdo con la revisión y formará parte del documento. Rechazar cambios los elimina y conserva el texto o formato original. Aquí es cómo puedes revisar cambios:

1. Ve a la pestaña Revisar en la cinta.
2. En el grupo Cambios, encontrarás opciones como Aceptar, Rechazar y flechas de navegación para avanzar por el cambio.
3. Selecciona un cambio: Puedes hacer esto haciendo clic directamente en el cambio en el documento o usando las flechas de navegación.
4. Haz clic en Aceptar para mantener el cambio o en Rechazar para descartarlo.
5. Continúa revisando los cambios de esta manera en todo el documento hasta que todos los cambios hayan sido considerados.

Usar comentarios

Además de realizar un seguimiento de los cambios, puedes añadir comentarios a tu documento. Los comentarios son útiles para hacer notas, formular preguntas o sugerir revisiones. Aquí está cómo puedes trabajar con comentarios:

Para añadir un comentario:

1. Resalta o haz clic en el texto donde deseas insertar tu comentario.
2. Ve a la pestaña Revisar en la cinta.
3. En el grupo Comentarios, haz clic en Nuevo comentario.
4. Aparecerá un globo de comentario donde podrás escribir tu comentario.

Para eliminar un comentario:

1. Selecciona el comentario haciendo clic en él.
2. En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haz clic en Eliminar.

Mejores prácticas para usar el Control de cambios

La función de Control de cambios es una herramienta poderosa y usarla de manera efectiva puede mejorar en gran medida tus esfuerzos colaborativos. Aquí hay algunas mejores prácticas a considerar al usar el Control de cambios:

Guarda tu trabajo regularmente

Es una buena práctica guardar constantemente tu documento mientras trabajas en modificaciones. Esto garantiza que tus cambios permanezcan seguros y reduce el riesgo de pérdida de datos debido a problemas imprevistos.

Mantén un registro de cambios durante todas las ediciones

Cuando trabajes en un entorno colaborativo, asegúrate de que Control de cambios esté activado durante todo el proceso de edición para evitar perder ediciones no registradas.

Comunícate con tus colegas

Si no eres la única persona que trabaja en un documento, es importante comunicarte con tus colegas. Compartir tus cambios, preguntas y sugerencias de manera clara facilitará el proceso de revisión para los demás.

Usa los comentarios sabiamente

Los comentarios son una excelente manera de expresar el razonamiento detrás de cambios específicos o de proporcionar retroalimentación. Úsalos para aclarar cualquier acción tomada, pero asegúrate de que sean claros y concisos.

Opciones avanzadas

Word 2016 ofrece algunas opciones avanzadas para los usuarios que quieren más control sobre la función Control de cambios. Estas opciones pueden personalizarse aún más para optimizar tu experiencia.

Cambiar las opciones de Control de cambios

Para acceder y modificar las opciones avanzadas para Control de cambios:

1. Ve a la pestaña Revisar.
2. En el grupo Seguimiento, haz clic en Control de cambios, luego selecciona Cambiar opciones de seguimiento....
3. En el cuadro de diálogo que aparece, puedes personalizar cómo se muestran las inserciones, eliminaciones y cambios de formato. Los cambios pueden ser codificados por colores para diferentes autores y los globos pueden ajustarse para mostrar tipos específicos de marcado.

Seguimiento de solo cambios específicos

Si solo deseas seguir tipos específicos de cambios, puedes aplicar preferencias a los tipos de cambios a seguir. Por ejemplo, puedes optar por seguir solo inserciones y eliminaciones, ignorando los cambios de formato.

Bloquear el control de cambios

Para evitar que otros desactiven Control de cambios, puedes bloquear esta función:

1. Ve a la pestaña Revisar.
2. Selecciona Bloquear seguimiento en el menú desplegable de Control de cambios.
3. Se te pedirá que introduzcas una contraseña. Asegúrate de recordar esta contraseña, ya que será necesaria para desbloquear Control de cambios más tarde.

Conclusión

La función de Control de cambios en Word 2016 es una herramienta indispensable para la edición colaborativa de documentos. Al usar esta función de manera efectiva, puedes optimizar el proceso de revisión y edición, garantizar la transparencia y mantener la integridad del contenido del documento. Siguiendo la guía proporcionada en este completo tutorial, puedes implementar y gestionar con confianza el Control de cambios en tus documentos de Word, aumentando la productividad y claridad en proyectos colaborativos. Ya seas un autor individual que recibe comentarios o un equipo que trabaja en un proyecto, dominar el Control de cambios garantizará que todas las contribuciones sean fácilmente reconocidas y evaluadas.

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