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如何在Word 2016中跟踪更改
已编辑 3 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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翻译更新 3 几周前
Microsoft Word 2016是一款多功能的文字处理工具，提供了许多功能，帮助用户轻松创建、编辑和管理他们的文档。Word 2016 中最强大的功能之一就是“跟踪更改”功能。此功能对于在文档上合作工作的用户特别有用，因为它允许每个人看到每位贡献者所做的修改，提供透明性并促进更轻松的修订。
在这篇详细的文章中，我们将详细介绍如何在Word 2016中使用“跟踪更改”功能，从启用、了解其工作原理到高效管理跟踪的更改。我们还将包括一些提示和最佳实践，帮助您充分利用此功能。让我们开始这个逐步掌握Word 2016中跟踪更改功能的旅程。
了解跟踪更改
Word 2016中的“跟踪更改”功能允许用户跟踪对文档所做的编辑、插入、删除和格式更改。当您打开跟踪更改时，由您或其他合作者所做的任何更改都会以特殊标记记录下来。这些更改会以不同的颜色、下划线、删除线或气球显示，使得更改之处与原始文本的不同显而易见。
此功能对处理反馈、修订和编辑尤其有用。在涉及多个评论者的情况下，如处理学术论文、商业报告、合同或创意写作项目时，这大有裨益。通过使用跟踪更改，作者可以轻松审阅更改并接受或拒绝它们，从而简化文档修订过程。
启用跟踪更改
要开始使用跟踪更改功能，首先必须启用它。请按照以下简单步骤在Word 2016中打开跟踪更改：
- 打开您想在Word 2016中编辑的文档。
- 转到屏幕顶部功能区中的审阅选项卡。
- 点击跟踪更改按钮，该按钮位于跟踪组中。点击一次可打开跟踪更改，再次点击则可关闭它。
- 一旦启用了跟踪更改，对文档所做的任何编辑将被记录并显示为标记指示器。
跟踪更改的显示方式
当跟踪更改开启时，Word 2016使用视觉提示系统来显示更改的位置及内容。以下是不同类型的更改及其显示方式：
- 插入：新插入到文档的文本通常用下划线显示，且以与标准黑色不同的颜色显示，如蓝色或红色。
- 删除的文本用删除线表示，并可能以不同颜色显示。删除的文本也可能在页边显示为气球。
- 格式更改：文本格式的更改，如加粗或更改字体大小，通过描述具体格式更改的气球表示。
- 评论：如果评论者添加评论，它们会出现在边距或带相关文本的气球中。
查看跟踪的更改
在Word 2016中，您有多种查看跟踪更改的选项。更改的显示方式可以根据您的喜好或文档的目的进行自定义。跟踪更改的主要视图有：
- 简单标记：此视图提供一个简洁紧凑的视图，最小化标记。更改以边距中的红线指示，点击红线可展开详细标记。
- 所有标记：整个视图显示文档所做的所有更改，包括插入、删除和格式更改。
- 无标记：此视图允许您查看在接受所有更改后的文档样式，没有任何标记。
- 原件：显示文档的原始状态，无任何更改。
要在这些视图之间切换，请转到审阅选项卡，并在跟踪组中点击简单标记旁的下拉菜单。从列表中选择所需视图。
审阅跟踪的更改
当您准备好审阅跟踪的更改时，您应系统地逐一检查每个编辑，并决定是否接受或拒绝它。接受更改意味着您同意修订，并将其作为文档的一部分。拒绝更改意味着删除它们并保留原始文本或格式。以下是您如何审阅更改：
- 转到功能区上的审阅选项卡。
- 在“更改”组中，您会找到如接受、拒绝和导航箭头等选项以继续更改。
- 选择一个更改：您可以通过点击文档中的更改直接选择它，也可以使用导航箭头。
- 点击接受以保留更改，或拒绝以丢弃它。
- 继续通过以上方式在整个文档中审阅更改，直到所有更改都得到注意。
使用评论
除了跟踪更改外，您还可以在文档中添加评论。评论对于做笔记、提问或建议修订非常有用。以下是您如何使用评论：
要添加评论：
- 突出显示或点击您希望插入评论的文本。
- 转到功能区中的审阅选项卡。
- 在评论组中，点击新建评论。
- 将出现一个评论气球，您可以在其中撰写评论。
要删除评论：
- 通过点击评论来选择它。
- 在审阅选项卡中的评论组下，点击删除。
使用跟踪更改的最佳实践
跟踪更改功能是一个强大的工具，正确使用它可以极大提高您的协作效果。以下是在使用跟踪更改时的一些最佳实践：
定期保存工作
在修改时，不断保存文档是一个好习惯。这确保您的更改安全无忧，并降低由于不可预见的问题导致数据丢失的风险。
在所有编辑期间跟踪更改
当您在协作环境中工作时，请确保在整个编辑过程中启用跟踪更改，以避免遗漏任何未记录的编辑。
与同事沟通
如果您不是唯一在文档上工作的人，那么与您的同事沟通很重要。清晰分享您的更改、问题和建议将使其他人的审阅过程变得更容易。
明智使用评论
评论是表达特定更改原因或提供反馈的好方法。使用它们来澄清所采取的任何行动，但确保它们清晰简洁。
高级选项
Word 2016为希望对跟踪更改功能有更多控制权的用户提供了一些高级选项。这些选项可以进一步自定义以优化您的体验。
更改跟踪更改选项
要访问并修改跟踪更改的高级选项：
- 转到审阅选项卡。
- 在跟踪组中点击跟踪更改，然后选择更改跟踪选项...
- 在出现的对话框中，您可以自定义插入、删除和格式更改的显示方式。可以为不同作者设置颜色编码，并可以调整气球以显示特定类型的标记。
仅跟踪特定更改
如果您只想跟踪特定类型的更改，您可以对要跟踪的更改类型应用偏好。例如，您可以选择仅跟踪插入和删除，忽略格式更改。
锁定跟踪更改
为了防止他人关闭跟踪更改，您可以锁定此功能：
- 转到审阅选项卡。
- 从跟踪更改下拉菜单中选择锁定跟踪。
- 系统会要求您输入密码。请务必记住此密码，因为稍后需要此密码来解锁跟踪更改。
结论
Word 2016中的跟踪更改功能是协作文档编辑的必备工具。通过高效使用此功能，您可以简化审阅和编辑过程，确保透明性，并保持文档内容的完整性。按照本全面指南提供的指导，您可以自信地在Word文档中实施和管理跟踪更改，从而提高协作项目的生产力和清晰度。无论您是接收反馈的个人作者还是团队项目，掌握跟踪更改将确保所有贡献都能轻松被确认和评估。
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