Como rastrear alterações no Microsoft Word

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Word é um software de processamento de texto muito popular que oferece muitos recursos para criar e editar documentos. Uma de suas funcionalidades importantes é a ferramenta de Controle de Alterações. Este recurso é essencial para trabalhos colaborativos, edição e revisão de documentos, além de manter um registro claro das alterações feitas em um documento. Neste guia detalhado, vamos explorar como usar efetivamente a ferramenta de Controle de Alterações no Microsoft Word. Vamos aprender o que é o Controle de Alterações, por que ele é útil, como habilitá-lo e usá-lo, e as melhores maneiras de lidar com alterações controladas.

Compreendendo o recurso de Controle de Alterações

O recurso de Controle de Alterações permite que os usuários mantenham um registro das edições feitas em um documento. Quando este recurso está habilitado, cada adição, exclusão ou alteração de formatação é registrada. Essas modificações são visíveis no próprio documento, facilitando para autores, editores e colaboradores verem exatamente o que foi alterado e por quem. Essa transparência é importante para documentos que exigem revisão e verificação aprofundadas, como documentos legais, relatórios de negócios e artigos acadêmicos.

Por que usar o Controle de Alterações?

Existem várias razões pelas quais o recurso de Controle de Alterações é inestimável:

• Colaboração: Quando várias pessoas estão trabalhando em um documento, é importante saber quem fez quais edições. O Controle de Alterações garante que todos estejam na mesma página e não precisem olhar para várias versões do documento.
• Feedback e revisão: Editores e revisores podem fazer sugestões sem alterar permanentemente o texto original. As edições propostas podem ser facilmente aceitas ou rejeitadas pelo proprietário do documento.
• Trilha de auditoria: Manter um registro de alterações é importante para qualquer documentação que possa estar sujeita a conformidade regulatória ou escrutínio detalhado.

Como ativar o Controle de Alterações

Habilitar o Controle de Alterações no Microsoft Word é um processo direto. As etapas a seguir irão guiá-lo para ativar esse recurso:

1. Abra o documento do Microsoft Word no qual deseja rastrear alterações.
2. Clique na guia Revisão na faixa de opções na parte superior da janela.
3. Na guia Revisão, encontre o botão Controle de Alterações. Clique nele. Você verá que o botão Controle de Alterações está destacado, indicando que está ativo.
4. Com Controle de Alterações ativado, qualquer texto que você adicionar será sublinhado e qualquer texto que você excluir será exibido com linhas de tachado. Usuários diferentes gerarão alterações em cores diferentes para fácil identificação.

Com o Controle de Alterações ativado, todas as revisões feitas em um documento são automaticamente rastreadas. Você poderá ver o que foi adicionado, excluído ou alterado à medida que você e outros trabalham no documento.

Visualizando e navegando pelas alterações

Quando as alterações em um documento foram rastreadas, você pode visualizar e navegar por essas alterações usando várias opções fornecidas na guia Revisão.

Visualizando alterações

As alterações podem ser visualizadas de várias maneiras usando as opções sob a guia Revisão:

• Marcação Completa: Esta opção permite visualizar todas as alterações feitas no documento, incluindo inserções, exclusões, comentários e alterações de formatação.
• Marcação Simples: Esta visualização oculta os detalhes das alterações, mas marca cada alteração com uma linha vermelha simples na borda esquerda do documento. Ao passar o cursor sobre a linha, pode-se obter mais informações sobre a alteração.
• Sem Marcação: Esta visualização exibe o documento como se nenhuma alteração tivesse sido feita e mostra como o documento ficaria se todas as alterações sugeridas atualmente fossem aceitas.
• Original: Visualize o documento em sua forma original sem quaisquer modificações, o mesmo que antes de o Controle de Alterações ser ativado.

Navegando pelas alterações

Para mover-se eficientemente pelas alterações dentro de um documento, o Word fornece ferramentas de navegação:

• Anterior e Próximo: Use os botões Anterior e Próximo na guia Revisão para mover rapidamente entre as alterações em um documento. Isso é especialmente útil quando você tem um documento com muitas alterações e deseja abordá-las sequencialmente, uma por uma.

Aceitar ou rejeitar alterações

Após as edições serem sugeridas usando o Controle de Alterações, é importante revisá-las. Este processo envolve aceitar ou rejeitar cada alteração. Veja como:

1. Na guia Revisão, você encontrará opções para aceitar ou rejeitar as alterações.
2. Após selecionar uma alteração, clique no botão Aceitar para incorporar a alteração ao documento como se fosse parte do texto original.
3. Se você discordar de uma alteração ou quiser rejeitá-la, clique no botão Rejeitar. O texto retornará ao estado anterior à alteração antes das sugestões serem feitas.
4. Você pode mover-se entre as alterações usando os botões Próximo e Anterior para facilitar a revisão das alterações e aceitar ou rejeitar alterações.
5. Para conveniência, você pode usar a seta suspensa ao lado de Aceitar ou Rejeitar para encontrar opções como aceitar ou rejeitar todas as alterações de uma vez.

Adicionando comentários

Com o controle de alterações, você pode querer adicionar comentários para feedbacks adicionais ou esclarecimento. Veja como:

• Destaque o texto ou a área do documento onde deseja adicionar um comentário.
• Vá para a guia Revisão e clique em Novo Comentário no grupo Comentários.
• Escreva seu comentário no balão de comentário fornecido.
• Os comentários também podem ser navegados da mesma forma, e você pode discutir de ida e volta dentro do documento respondendo aos comentários.
• Para excluir um comentário, clique nele e pressione o botão Excluir no grupo Comentários na guia Revisão.

Gerenciando nomes de usuário e iniciais

Quando várias pessoas fazem edições em um documento com o Controle de Alterações ativado, pode ser útil saber quem fez quais alterações. O Word atribui a cada revisor uma cor diferente e adiciona suas iniciais ao lado das alterações. Você pode gerenciar nomes de usuário e iniciais da seguinte maneira:

• Vá para Arquivo > Opções > Geral.
• Na caixa Nome de Usuário e Iniciais, edite as informações de acordo.

Isso garante que todas as alterações sejam atribuídas às pessoas corretas.

Imprimindo um documento com alterações rastreadas

Em alguns casos, você pode querer imprimir um documento contendo todas as alterações rastreadas para sessões de revisão offline ou fins de arquivamento físico. Veja como imprimir mantendo as alterações visíveis:

1. Clique em Arquivo, depois clique em Imprimir.
2. Em Configurações, clique no primeiro menu suspenso rotulado Imprimir Todas as Páginas.
3. Certifique-se de que a opção Imprimir Marcação esteja marcada. Isso garante que todas as alterações rastreadas e comentários sejam impressos junto com o documento.
4. Selecione sua impressora e clique em Imprimir.

Melhores práticas para usar o Controle de Alterações

Aqui estão algumas melhores práticas ao usar o Controle de Alterações em processos colaborativos de escrita e edição:

• Seja claro nos comentários: Busque clareza e especificidade ao comentar. Comentários devem conter uma mensagem clara sobre por que uma alteração é sugerida ou como um elemento pode ser melhorado.
• Salvar frequentemente: Salvar seu trabalho regularmente garante que as alterações não sejam perdidas se ocorrer um problema inesperado com o documento.
• Use controle de versão: Antes de habilitar o Controle de Alterações para uma nova rodada de edições, considere salvar a versão atual do documento separadamente. Isso ajuda a manter um histórico cronológico das versões do documento.

Conclusão

A ferramenta de Controle de Alterações no Microsoft Word é uma poderosa ferramenta para escrita, edição e revisão colaborativa. Ao entender como ativar, usar e navegar esse recurso, você pode melhorar seu processo de edição, garantir maior precisão nas revisões e fornecer transparência nos esforços colaborativos. Quer você esteja compartilhando seus documentos para edição profissional ou colaborando em um projeto de escrita, dominar o Controle de Alterações pode, em última análise, melhorar a qualidade do seu trabalho e otimizar seu fluxo de trabalho.

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