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Microsoft Wordで変更履歴を追跡する方法
編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数週間前
Microsoft Wordは、文書の作成と編集のための多数の機能を提供する非常に人気のあるワープロソフトウェアです。その重要な機能の一つが変更履歴の追跡機能です。この機能は、共同作業、文書の編集とレビュー、また文書に加えられた変更を明確に記録するために不可欠です。この詳細ガイドでは、Microsoft Wordで変更履歴の追跡機能を効果的に使用する方法について詳しく説明します。変更履歴とは何か、それがなぜ役立つのか、その有効化と使用方法、および追跡された変更を処理する最適な方法を学びます。
変更履歴の追跡機能を理解する
変更履歴の追跡機能を使用すると、文書に行われた編集のログを保持できます。この機能を有効にすると、追加、削除、フォーマットの変更がすべて記録されます。これらの変更は文書自体に表示されるため、著者、編集者、協力者が誰がどのような変更を行ったのかを容易に確認できます。この透明性は、法的文書、ビジネスレポート、学術論文など、詳細なレビューと検証が必要な文書にとって重要です。
変更履歴を使用する理由
変更履歴の追跡機能が非常に有用な理由はいくつかあります：
- 共同作業：複数の人が文書で作業する際、誰がどの編集を行ったか知ることが重要です。変更履歴の追跡により、すべての人が同じ情報を共有し、複数のバージョンを確認する必要がありません。
- フィードバックとレビュー：編集者やレビュアーは、元のテキストを永久に変更せずに提案を行うことができます。編集の提案は、文書の所有者によって簡単に受け入れたり拒否したりできます。
- 監査証跡：規制コンプライアンスや詳細な精査の対象となる可能性のある文書の記録を保持することが重要です。
変更履歴を有効にする方法
Microsoft Wordで変更履歴を有効にするのは、簡単なプロセスです。以下の手順がこの機能を有効にする方法を案内します：
- 変更の履歴を追跡したいMicrosoft Word文書を開きます。
- ウィンドウの上部にあるレビュータブをクリックします。
- レビュータブで変更履歴の追跡ボタンを見つけ、それをクリックします。ボタンが強調表示され、アクティブになっていることが示されます。
- 変更履歴の追跡が有効になっている場合、その期間に追加されたテキストは下線が引かれ、削除されたテキストは取り消し線で表示されます。異なるユーザーが行った変更は、簡単に識別できるように異なる色で表示されます。
変更履歴の追跡が有効になると、文書に加えられたすべての修正が自動的に記録されます。他の人と一緒に作業しながら、追加、削除、変更されたものを確認できます。
変更を表示およびナビゲートする
文書の変更が追跡されると、レビュータブに提供されるさまざまなオプションを使用して、それらの変更を表示およびナビゲートできます。
変更を表示する
レビュータブのオプションを使用して、いくつかの方法で変更を表示できます：
- すべてのマークアップ：このオプションは、挿入、削除、コメント、およびフォーマットの変更を含む文書に加えられたすべての変更を表示します。
- 簡単なマークアップ：このビューは、変更の詳細を非表示にしますが、文書の左端に赤いラインで各変更をマークします。そのラインにカーソルを合わせると、変更に関する詳細情報が表示されることがあります。
- マークアップなし：このビューは、変更が加えられていないかのように文書を表示し、現在提案されているすべての変更が受け入れられた場合、文書がどのように見えるかを示します。
- 元の状態：変更履歴が有効になる前の状態で、元の形式の文書を表示します。
変更をナビゲートする
文書内の変更を効率的に移動するために、Wordはナビゲーションツールを提供します：
- 前へと次へ：レビュータ브の前へと次へボタンを使用して文書内の変更間を迅速に移動できます。これは多くの変更が含まれる文書を持っており、変更を1つずつ順に対応したい場合に特に役立ちます。
変更を受け入れるまたは拒否する
変更履歴を使用して編集が提案された後、それらを確認することが重要です。このプロセスは各変更の受け入れまたは拒否を伴います。手順は以下のとおりです：
- レビュータブでは、変更を受け入れるまたは拒否するオプションが見つかります。
- 変更を選択した後、「受け入れる」ボタンをクリックして、変更を文書に組み込んで、元のテキストの一部であるかのようにします。
- 変更に同意しない場合や拒否したい場合は、「拒否」ボタンをクリックします。テキストは、提案がされる前の状態に戻ります。
- 次へと前へボタンを使用して変更間を移動し、変更を簡単に確認し、受け入れまたは拒否します。
- 便宜のために、「受け入れる」または「拒否する」ボタンの横にあるドロップダウン矢印を使用して、すべての変更を一度に受け入れるまたは拒否するなどのオプションを見つけることができます。
コメントを追加する
変更履歴を使いながら、追加のフィードバックや明確化のためにコメントを追加することがあります。手順は以下のとおりです：
- コメントを追加したい文書のテキストまたは領域をハイライトします。
- レビュータブに移動し、コメントグループの新しいコメントをクリックします。
- コメントバルーンにコメントを記入してください。
- コメントは同様にナビゲートすることができ、文書内でコメントに返信してやり取りすることもできます。
- コメントを削除するには、そのコメントをクリックして、レビュータブのコメントグループの下にある削除ボタンを押します。
ユーザー名とイニシャルを管理する
複数の人が変更履歴をオンにして文書を編集すると、誰がどの変更を行ったかを知ることが役立ちます。Wordは各レビュアーに異なる色を割り当て、変更の横にイニシャルを付け加えます。ユーザー名とイニシャルを次のように管理できます：
- ファイル > オプション > 一般 に移動します。
- ユーザー名とイニシャルのボックスで、情報を適宜編集します。
これにより、すべての変更が適切な人に帰属されます。
変更履歴付き文書を印刷する
場合によっては、オフラインでのレビューセッションや物理的なアーカイブ目的で変更履歴を含む文書を印刷したい場合があります。変更を表示したまま印刷する手順は以下のとおりです：
- ファイルをクリックし、次に印刷をクリックします。
- 設定の下で、すべてのページを印刷とラベル付けされた最初のドロップダウンメニューをクリックします。
- マークアップを印刷がチェックされていることを確認します。こうすることで、すべての変更履歴とコメントが文書と一緒に印刷されます。
- プリンターを選択して印刷をクリックします。
変更履歴使用のベストプラクティス
共同執筆および編集プロセスで変更履歴を使用する際のベストプラクティスです：
- 明確なコメント：コメントの際には明確さと具体性を目指します。コメントはなぜ変更が提案されたのか、またはどの要素がどのように改善されるべきかについて明確なメッセージを含めるべきです。
- 頻繁に保存する：予期しない問題が文書で発生した場合でも、定期的に保存することで変更が失われないようにします。
- バージョン管理の使用：新しい編集のラウンドのために変更履歴を有効にする前に、現在の文書バージョンを別々に保存することを検討してください。これは、文書バージョンの時系列を保持するのに役立ちます。
結論
Microsoft Wordの変更履歴機能は、共同作業での執筆、編集、レビューにおいて強力なツールです。どのようにこの機能を有効にし、使用し、ナビゲートするかを理解することで、編集プロセスを改善し、修正の精度を高め、協力的な取り組みにおいて透明性を提供できます。プロの編集のために文書を共有する場合でも、書籍プロジェクトで協力する場合でも、変更履歴のマスタリングは最終的に仕事の質を改善し、ワークフローを簡素化します。
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