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Microsoft Word में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें
संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 2 सप्ताह पहले
Microsoft Word एक बहुत ही लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है जो दस्तावेज़ बनाने और संपादित करने के लिए कई विशेषताएँ प्रदान करता है। इसकी एक महत्वपूर्ण विशेषता ट्रैक परिवर्तन का कार्यक्षमता है। यह सुविधा सहयोगात्मक काम के लिए आवश्यक है, दस्तावेज़ों को संपादित और समीक्षा करने के लिए, और एक स्पष्ट रिकॉर्ड रखने के लिए कि दस्तावेज़ में क्या परिवर्तन किए गए हैं। इस विस्तृत गाइड में, हम Microsoft Word में ट्रैक परिवर्तन सुविधा का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें, इस पर गहराई से चर्चा करेंगे। हम जानेंगे कि ट्रैक परिवर्तन क्या है, यह क्यों उपयोगी है, इसे सक्रिय और उपयोग कैसे करें, और ट्रैक किए गए परिवर्तनों को संभालने के सर्वोत्तम तरीके क्या हैं।
ट्रैक परिवर्तन फीचर को समझना
ट्रैक परिवर्तन फीचर उपयोगकर्ताओं को एक दस्तावेज़ में किए गए संपादनों की लॉग रखने की अनुमति देता है। जब यह सुविधा सक्षम होती है, तो प्रत्येक संयोजन, विलोपन, या प्रारूपण परिवर्तन को रिकॉर्ड किया जाता है। ये संशोधन दस्तावेज़ में ही दिखाई देते हैं, जिससे लेखकों, संपादकों और सहयोगियों के लिए यह देखना आसान हो जाता है कि वास्तव में क्या बदला गया है और किसके द्वारा। यह पारदर्शिता ऐसे दस्तावेज़ों के लिए महत्वपूर्ण है जिनमें गहन समीक्षा और सत्यापन की आवश्यकता होती है, जैसे कानूनी दस्तावेज़, व्यापार रिपोर्ट और शैक्षणिक पत्र।
ट्रैक परिवर्तन का उपयोग क्यों करें?
ऐसे कई कारण हैं कि ट्रैक परिवर्तन फीचर अमूल्य क्यों है:
- सहयोग: जब कई लोग एक दस्तावेज़ पर काम कर रहे होते हैं, तो यह जानना महत्वपूर्ण होता है कि किसने कौन से संपादन किए। ट्रैक परिवर्तन यह सुनिश्चित करता है कि सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हैं और दस्तावेज़ के कई संस्करणों को देखने की आवश्यकता नहीं है।
- प्रतिक्रिया और समीक्षा: संपादक और समीक्षक बिना मूल पाठ को स्थायी रूप से बदले सुझाव दे सकते हैं। उनके प्रस्तावित संपादन दस्तावेज़ स्वामी द्वारा आसानी से स्वीकार या अस्वीकार किए जा सकते हैं।
- ऑडिट ट्रेल: परिवर्तनों का रिकॉर्ड रखना किसी भी दस्तावेज़ीकरण के लिए महत्वपूर्ण है जो नियामक अनुपालन या विस्तृत जांच के अधीन हो सकता है।
ट्रैक परिवर्तन को सक्षम कैसे करें
Microsoft Word में ट्रैक परिवर्तन को सक्षम करना एक सीधा प्रक्रिया है। इस सुविधा को सक्रिय करने के लिए निम्नलिखित चरण आपको मार्गदर्शन करेंगे:
- उस दस्तावेज़ को खोलें जिसमें आप परिवर्तनों को ट्रैक करना चाहते हैं।
- विंडो के शीर्ष पर रिबन में समीक्षा टैब पर क्लिक करें।
- समीक्षा टैब में ट्रैक परिवर्तन बटन का पता लगाएं। उस पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि ट्रैक परिवर्तन बटन उजागर हो गया है, जो दर्शाता है कि यह सक्रिय है।
- ट्रैक परिवर्तन सक्षम होने के साथ, जो भी पाठ आप जोड़ेंगे वह रेखांकित होगा और जो भी पाठ आप मिटाएँगे वह स्ट्राइकथ्रू लाइनों के साथ दिखेगा। विभिन्न उपयोगकर्ता आसान पहचान के लिए विभिन्न रंगों में परिवर्तन उत्पन्न करेंगे।
ट्रैक परिवर्तन सक्रिय होने के साथ, दस्तावेज़ में की गई सभी संशोधन स्वचालित रूप से ट्रैक हो जाते हैं। आप देख पाएंगे कि आपने और अन्य लोगों ने दस्तावेज़ पर काम करते समय क्या जोड़ा, घटाया या बदला है।
परिवर्तनों को देखना और नेविगेट करना
एक बार जब दस्तावेज़ में परिवर्तन ट्रैक कर लिया गया है, तो आप इन परिवर्तनों को समीक्षा टैब में प्रदान किए गए कई विकल्पों का उपयोग करके देख और नेविगेट कर सकते हैं।
परिवर्तनों को देखना
परिवर्तन कई तरीकों से देखे जा सकते हैं, समीक्षा टैब के तहत विकल्पों का उपयोग करके:
- सभी मार्कअप: यह विकल्प आपको दस्तावेज़ में किए गए सभी बदलावों को देखने की अनुमति देता है, जिसमें संयोजन, विलोपन, टिप्पणियाँ, और प्रारूपण परिवर्तन शामिल हैं।
- सरल मार्कअप: इस दृश्य में परिवर्तनों के विवरण को छुपाया जाता है लेकिन प्रत्येक परिवर्तन को दस्तावेज़ के बाएँ किनारे पर एक सरल लाल रेखा के साथ अंकित किया जाता है। रेखा पर मँडराने से परिवर्तन के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त हो सकती है।
- कोई मार्कअप नहीं: यह दृश्य दस्तावेज़ को ऐसा दिखाता है जैसे कि कोई परिवर्तन कभी नहीं किए गए, और अगर सभी वर्तमान में सुझाए गए बदलाव स्वीकार कर लिए गए होते तो दस्तावेज़ कैसा दिखेगा।
- मूल: दस्तावेज़ को इसके मूल रूप में देखते हैं बिना किसी संशोधन के, ठीक उसी तरह जैसे ट्रैक परिवर्तन सक्षम होने से पहले था।
परिवर्तनों का नेविगेशन
एक दस्तावेज़ के भीतर परिवर्तनों को प्रभावी ढंग से स्थानांतरित करने के लिए, Word नेविगेशन टूल्स प्रदान करता है:
- पिछला और अगला: पिछला और अगला बटन का उपयोग करके दस्तावेज़ में तेजी से परिवर्तन के बीच जाएं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आपके पास किसी दस्तावेज़ में कई परिवर्तन होते हैं और आप उन्हें क्रमिक रूप से, एक-एक करके संबोधित करना चाहते हैं।
परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें
ट्रैक परिवर्तनों का उपयोग करके संपादन सुझाने के बाद, उन्हें समीक्षा करना महत्वपूर्ण है। इसमें प्रत्येक परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार करना शामिल होता है। यह ऐसे करें:
- समीक्षा टैब में, आप परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने के विकल्प पाएँगे।
- आपके द्वारा एक परिवर्तन का चयन करने के बाद, परिवर्तन को मूल पाठ का हिस्सा मानते हुए दस्तावेज़ में शामिल करने के लिए स्वीकार बटन पर क्लिक करें।
- यदि आप किसी परिवर्तन से असहमत हैं या उसे अस्वीकार करना चाहते हैं, तो अस्वीकार बटन पर क्लिक करें। पाठ सुझाव दिए जाने से पहले की स्थिति में लौट जाएगा।
- परिवर्तनों का समीक्षा आसान बनाने के लिए, आप अगले और पिछले बटन का उपयोग कर सकते हैं, और परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं।
- सुविधा के लिए, आप स्वीकार या अस्वीकार के बगल में ड्रॉपडाउन तीर का उपयोग कर सकते हैं ताकि सभी परिवर्तनों को एक बार में स्वीकार या अस्वीकार करने के विकल्प मिल सकें।
टिप्पणियाँ जोड़ना
ट्रैक परिवर्तनों के साथ, आप अतिरिक्त प्रतिक्रिया या स्पष्टता के लिए टिप्पणियाँ जोड़ना चाह सकते हैं। यह कैसे करें:
- उस पाठ को उजागर करें या उस दस्तावेज़ के क्षेत्र का चयन करें जहां आप एक टिप्पणी जोड़ना चाहते हैं।
- समीक्षा टैब पर जाएं और टिप्पणियाँ समूह में नई टिप्पणी पर क्लिक करें।
- कृपया टिप्पणी गुब्बारे में अपनी टिप्पणी लिखें।
- टिप्पणियों को भी उसी तरह नेविगेट किया जा सकता है, और आप दस्तावेज़ के भीतर टिप्पणियों का जवाब देकर आगे-पीछे चर्चा कर सकते हैं।
- एक टिप्पणी को हटाने के लिए, उस पर क्लिक करें और समीक्षा टैब में टिप्पणियाँ समूह के तहत हटाएँ बटन दबाएँ।
उपयोगकर्ता नाम और प्रारंभिक प्रबंधित करना
जब कई लोग ट्रैक परिवर्तनों के साथ एक दस्तावेज़ में संशोधन करते हैं, तो यह जानना सहायक हो सकता है कि किसने कौन से परिवर्तन किए। Word प्रत्येक समीक्षक को एक अलग रंग सौंपता है और परिवर्तनों के बगल में उनके प्रारंभिक जोड़ता है। आप उपयोगकर्ता नाम और प्रारंभिक प्रबंधित कर सकते हैं:
- फ़ाइल > विकल्प > सामान्य पर जाएं।
- उपयोगकर्ता नाम और प्रारंभिक बॉक्स में, जानकारी को तदनुसार संपादित करें।
यह सुनिश्चित करता है कि सभी परिवर्तन सही लोगों को सौंपे जाते हैं।
ट्रैक परिवर्तनों के साथ एक दस्तावेज़ प्रिंट करना
कुछ मामलों में, आप ऑफ़लाइन समीक्षा सत्र या भौतिक संग्रहण उद्देश्य के लिए ट्रैक किए गए सभी परिवर्तनों के साथ एक दस्तावेज़ प्रिंट करना चाह सकते हैं। परिवर्तनों को दृश्यमान रखते हुए प्रिंट कैसे करें:
- फ़ाइल पर क्लिक करें, फिर प्रिंट पर क्लिक करें।
- सेटिंग्स के तहत, पहले ड्रॉपडाउन मेनू सभी पृष्ठ प्रिंट करें पर क्लिक करें।
- सुनिश्चित करें कि प्रिंट मार्कअप चेक किया गया है। यह सुनिश्चित करता है कि सभी ट्रैक किए गए परिवर्तन और टिप्पणियां दस्तावेज़ के साथ प्रिंट किए गए हैं।
- अपने प्रिंटर का चयन करें और प्रिंट पर क्लिक करें।
ट्रैक परिवर्तनों का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ
सहयोगी लेखन और संपादन प्रक्रियाओं में ट्रैक परिवर्तनों का उपयोग करते समय कुछ सर्वोत्तम प्रथाएँ यहां दी गई हैं:
- टिप्पणियों में स्पष्ट रहें: टिप्पणी करते समय स्पष्टता और विशिष्टता का लक्ष्य रखना चाहिए। टिप्पणियों में यह स्पष्ट संदेश होना चाहिए कि परिवर्तन का सुझाव क्यों दिया गया है या किसी तत्व को कैसे सुधारा जा सकता है।
- अक्सर सहेजना: अपने कार्य को नियमित रूप से सहेजने से यह सुनिश्चित होता है कि दस्तावेज़ में अप्रत्याशित समस्या उत्पन्न होने पर परिवर्तन नहीं खोएंगे।
- संस्करण नियंत्रण का उपयोग करें: संपादन के एक नए दौर के लिए ट्रैक परिवर्तनों को सक्षम करने से पहले, वर्तमान दस्तावेज़ संस्करण को अलग से सहेजने पर विचार करें। यह आपको दस्तावेज़ संस्करणों का कालानुक्रमिक इतिहास बनाए रखने में मदद करता है।
निष्कर्ष
Microsoft Word में ट्रैक परिवर्तनों की सुविधा सहयोगी लेखन, संपादन और समीक्षा के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। इसे कैसे सक्रिय करें, उपयोग करें, और नेविगेट करें, इसे समझकर, आप अपने संपादन प्रक्रिया में सुधार कर सकते हैं, संशोधनों में अधिक सटीकता सुनिश्चित कर सकते हैं, और सहयोगात्मक प्रयासों में पारदर्शिता प्रदान कर सकते हैं। चाहे आप अपने दस्तावेजों को पेशेवर संपादन के लिए साझा कर रहे हों या एक लेखन परियोजना पर सहयोग कर रहे हों, ट्रैक परिवर्तनों में महारत हासिल करके आप अंततः अपने कार्य की गुणवत्ता को बढ़ा सकते हैं और अपने कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।
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