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Cómo seguir los cambios en Microsoft Word
Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 2 Hace unas semanas
Microsoft Word es un software de procesamiento de texto muy popular que ofrece muchas funciones para crear y editar documentos. Una de sus funciones importantes es la función de Control de Cambios. Esta característica es esencial para el trabajo colaborativo, la edición y revisión de documentos y para mantener un registro claro de los cambios realizados en un documento. En esta guía detallada, profundizaremos en cómo usar de manera efectiva la función de Control de Cambios en Microsoft Word. Aprenderemos qué es Control de Cambios, por qué es útil, cómo habilitarlo y usarlo, y las mejores formas de manejar los cambios controlados.
Comprender la función de Control de Cambios
La función de Control de Cambios permite a los usuarios mantener un registro de las ediciones realizadas en un documento. Cuando esta función está habilitada, se registra cada adición, eliminación o cambio de formato. Estas modificaciones son visibles en el propio documento, lo que facilita a autores, editores y colaboradores ver exactamente qué ha cambiado y quién lo hizo. Esta transparencia es importante para documentos que requieren revisión y verificación exhaustiva, como documentos legales, informes de negocios y trabajos académicos.
¿Por qué usar Control de Cambios?
Hay varias razones por las que la función de Control de Cambios es invaluable:
- Colaboración: Cuando varias personas están trabajando en un documento, es importante saber quién hizo qué ediciones. Control de Cambios asegura que todos estén en la misma página y no sea necesario mirar múltiples versiones del documento.
- Retroalimentación y revisión: Los editores y revisores pueden hacer sugerencias sin alterar permanentemente el texto original. Sus ediciones propuestas pueden ser fácilmente aceptadas o rechazadas por el propietario del documento.
- Pista de auditoría: Mantener un registro de los cambios es importante para cualquier documentación que pueda estar sujeta a cumplimiento normativo o escrutinio detallado.
Cómo habilitar Control de Cambios
Habilitar Control de Cambios en Microsoft Word es un proceso sencillo. Los siguientes pasos te guiarán para activar esta función:
- Abre el documento de Microsoft Word en el que deseas realizar un seguimiento de los cambios.
- Haz clic en la pestaña Revisar en la cinta de opciones en la parte superior de la ventana.
- En la pestaña Revisar, busca el botón Control de Cambios. Haz clic sobre él. Verás que el botón Control de Cambios se resalta, indicando que está activo.
- Con Control de Cambios habilitado, cualquier texto que añadas estará subrayado y cualquier texto que elimines se mostrará con líneas de tachado. Los diferentes usuarios generarán cambios en diferentes colores para una fácil identificación.
Con Control de Cambios activado, todas las revisiones hechas a un documento se rastrean automáticamente. Podrás ver qué se ha agregado, eliminado o cambiado mientras tú y otros trabajan en el documento.
Ver y navegar por los cambios
Una vez que los cambios en un documento han sido rastreados, puedes ver y navegar por estos cambios utilizando varias opciones proporcionadas en la pestaña Revisar.
Ver cambios
Los cambios se pueden ver de varias formas utilizando las opciones bajo la pestaña Revisar:
- Todo el marcado: Esta opción te permite ver todos los cambios realizados en el documento, incluidas inserciones, eliminaciones, comentarios y cambios de formato.
- Marcado simple: Esta vista oculta los detalles de los cambios pero marca cada cambio con una simple línea roja en el borde izquierdo del documento. Pasar el cursor sobre la línea puede proporcionar más información sobre el cambio.
- Sin marcado: Esta vista muestra el documento como si no se hubieran hecho cambios y muestra cómo se vería el documento si se aceptaran todos los cambios sugeridos actualmente.
- Original: Ver el documento en su forma original sin modificaciones, igual que antes de habilitar Control de Cambios.
Navegando por los cambios
Para mover eficientemente los cambios dentro de un documento, Word ofrece herramientas de navegación:
- Anterior y Siguiente: Usa los botones Anterior y Siguiente en la pestaña Revisar para moverte rápidamente entre los cambios en un documento. Esto es especialmente útil cuando tienes un documento con muchos cambios y quieres abordarlos secuencialmente, uno por uno.
Aceptar o rechazar cambios
Después de que se sugieren ediciones usando Control de Cambios, es importante revisarlas. Este proceso implica aceptar o rechazar cada cambio. Así es cómo:
- En la pestaña Revisar, encontrarás opciones para aceptar o rechazar los cambios.
- Después de seleccionar un cambio, haz clic en el botón Aceptar para incorporar el cambio en el documento como si fuera parte del texto original.
- Si no estás de acuerdo con un cambio o deseas rechazarlo, haz clic en el botón Rechazar. El texto volverá a su estado anterior antes de que se hicieran las sugerencias.
- Puedes moverte entre los cambios usando los botones Siguiente y Anterior para facilitar la revisión de cambios, y aceptar o rechazar cambios.
- Por conveniencia, puedes usar la flecha desplegable junto a Aceptar o Rechazar para encontrar opciones como aceptar o rechazar todos los cambios a la vez.
Agregar comentarios
Con el seguimiento de cambios, puede que desees agregar comentarios para retroalimentación adicional o aclaración. Así es cómo:
- Resalta el texto o área del documento donde deseas agregar un comentario.
- Ve a la pestaña Revisar y haz clic en Nuevo comentario en el grupo de Comentarios.
- Por favor escribe tu comentario en el globo de comentario proporcionado.
- Los comentarios también se pueden navegar de la misma manera, y puedes discutir ida y vuelta dentro del documento respondiendo a los comentarios.
- Para eliminar un comentario, haz clic en él y pulsa el botón Eliminar en el grupo de Comentarios en la pestaña Revisar.
Administrar nombres de usuario e iniciales
Cuando varias personas realizan ediciones en un documento con Control de Cambios activado, puede ser útil saber quién realizó cuáles cambios. Word asigna a cada revisor un color diferente y agrega sus iniciales junto a los cambios. Puedes administrar los nombres de usuario e iniciales de la siguiente manera:
- Ve a Archivo > Opciones > General.
- En el cuadro Nombre de usuario e Iniciales, edita la información según corresponda.
Esto asegura que todos los cambios se atribuyan a las personas correctas.
Imprimir un documento con cambios controlados
En algunos casos, es posible que desees imprimir un documento que contenga todos los cambios controlados para sesiones de revisión fuera de línea o con fines de archivo físico. Así es cómo imprimir mientras se mantienen visibles los cambios:
- Haz clic en Archivo, luego haz clic en Imprimir.
- En Configuración, haz clic en el primer menú desplegable etiquetado como Imprimir todas las páginas.
- Asegúrate de que Imprimir marcado esté seleccionado. Esto asegura que todos los cambios controlados y comentarios se impriman con el documento.
- Selecciona tu impresora y haz clic en Imprimir.
Mejores prácticas para usar Control de Cambios
Aquí hay algunas mejores prácticas al utilizar Control de Cambios en procesos de escritura y edición colaborativa:
- Ser claro en los comentarios: Apunta a la claridad y especificidad al comentar. Los comentarios deben contener un mensaje claro sobre por qué se sugiere un cambio o cómo se puede mejorar un elemento.
- Guardar con frecuencia: Guardar tu trabajo regularmente asegura que no se pierdan cambios si ocurre un problema inesperado con el documento.
- Usar control de versiones: Antes de habilitar Control de Cambios para una nueva ronda de edición, considera guardar la versión actual del documento por separado. Esto te ayuda a mantener un historial cronológico de las versiones del documento.
Conclusión
La función de Control de Cambios en Microsoft Word es una herramienta poderosa para la escritura, edición y revisión colaborativa. Al comprender cómo activar, usar y navegar por esta función, puedes mejorar tu proceso de edición, asegurar una mayor precisión en las revisiones y proporcionar transparencia en los esfuerzos colaborativos. Ya sea compartiendo tus documentos para una edición profesional o colaborando en un proyecto de escritura, dominar Control de Cambios puede aumentar la calidad de tu trabajo y simplificar tu flujo de trabajo.
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