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如何跟踪更改并在Word中添加评论
已编辑 1 天前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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Microsoft Word 是一个用于文档创建和编辑的强大工具。它的一个宝贵功能是能够跟踪更改和添加评论。此功能对于需要多个人员对文档提出编辑建议和提供反馈的协作工作特别有用。
理解跟踪更改
Microsoft Word 中的跟踪更改是一个记录对文档所做的所有更改的功能。这帮助您和其他在同一文档上工作的人看到是谁做了哪些具体更改以及这些更改是什么。当多个用户需要在不知是谁做了何种更改的情况下协作处理同一文档时，此功能非常有用。
如何启用跟踪更改
在Word中启用跟踪更改很简单。以下是步骤：
- 在Microsoft Word中打开您要编辑的文档。
- 转到窗口顶部的功能区。
- 选择审阅选项卡。
- 在审阅选项卡中，找到跟踪更改按钮。单击它以打开跟踪更改功能。
- 现在，您对文档进行的任何更改都将被高亮显示，并且Word会记录是谁进行了每次更改。
启用跟踪更改后，所有插入、删除和格式更改将在文档中标记。每种更改通常以不同的颜色显示，进行更改的人的姓名通常会出现在气泡中。
审阅更改
在文档中使用跟踪更改后，接下来的重要步骤是审阅这些更改。以下是您可以在文档中审阅更改的方法：
- 在文档顶部的功能区菜单中单击审阅选项卡。
- 转到审阅选项卡下的跟踪部分。
- 在这里，您可以查看更改，以及接受或拒绝更改的选项。
- 您可以通过单击下一步和上一步来移动更改。
还可以在不同布局中查看更改。在审阅选项卡中，在跟踪组中有一个显示以供审阅的下拉菜单。此菜单中有选项，如简单标记、所有标记、无标记和原始文档。每个选项为您提供了更改的不同视图：
- 简单标记：提供一个清晰的视图，其中指示了更改发生的位置。
- 所有标记：显示详细更改，带有内联编辑和注释框。
- 无标记：显示接受所有更改后文档的最终版本。
- 原始文档：显示在进行任何更改之前的文档。
接受和拒绝更改
一旦您审阅完更改，您可以选择接受或拒绝它们。要做到这一点：
- 在审阅选项卡中，找到更改组。
- 单击接受以接受更改。Word 会将更改应用到您的文档中。
- 单击拒绝以取消更改并保留原始内容。
- 您也可以通过这些选项旁边的下拉菜单一次性接受或拒绝所有更改。
添加评论
除了跟踪更改之外，Microsoft Word 还允许您添加评论。注释对于在文本的特定部分旁边添加笔记、建议或提醒非常有用。以下是您可以添加评论的方法：
- 突出显示文本或将光标放置在要添加评论的位置。
- 转到功能区中的审阅选项卡。
- 在评论组中，点击新建评论。
- 评论框将出现在右侧边栏中，您可以在其中写下您的笔记。
评论可以与它们所引用的文本一起查看，并且如果您与其他人协作，您可以回复评论。这增强了沟通，并确保每个人都达成一致。
回复评论
在协作工作环境中，回复评论有助于更好地理解和更快地做出决策：
- 单击您要回复的评论。
- 选择评论框中的回答。
- 输入您的回答，然后按Enter键。
删除评论
您可能需要在评论被处理后或不再相关时删除评论。您可以分别删除评论或删除文档中的所有评论：
- 要删除单个评论，请右键单击该评论并选择删除评论。
- 要删除所有评论，请转到审阅选项卡，找到评论组，点击删除旁边的下拉菜单，然后选择删除文档中的所有评论。
使用审阅窗格
对于具有大量更改和评论的大型文档，使用审阅窗格可以帮助您更有效地浏览更改和评论。要使用审阅窗格：
- 转到审阅选项卡。
- 在跟踪组中，点击审阅窗格。
- 审阅窗格提供所有更改的摘要。您可以在屏幕的左侧垂直查看此窗格，也可以在底部水平查看。
审阅窗格允许您以列表格式查看所有编辑更改和评论，使其更易于管理和审阅，尤其是在长文档中。
设置跟踪更改选项
Microsoft Word还为跟踪更改提供可自定义的选项。要设置这些选项：
- 转到审阅选项卡，然后点击跟踪组右下角的小对角箭头以打开跟踪更改选项窗口。
- 在此，您可以自定义Word显示更改的方式，例如为插入和删除进行颜色编码。您还可以决定如何查看格式更改。
这些选项可以根据个人偏好或协作工作的具体需求进行定制，使文档审阅和编辑成为更个性化的体验。
保护文档更改
如果您希望确保他人可以提出更改建议，但不能直接编辑文档，则可以使用跟踪更改来保护文档：
- 转到审阅选项卡。
- 在保护组中，点击限制编辑。
- 选择只允许在文档中进行此类型的编辑，然后从列表中选择跟踪的更改。
- 完成后，点击是,开始强制保护并设置密码。
这样，任何没有密码的人只能使用跟踪更改提出更改建议，但不能关闭此功能或接受更改。
如何分享更改
当您的跟踪更改文档准备好后，您可能需要分享它以便审阅。以下是一些方法：
- 通过电子邮件发送：您可以将文档附加到电子邮件中。默认情况下，Word会在保留所有更改的情况下发送文档。
- 通过OneDrive共享：将您的文档上传到OneDrive，并使用Word在线版与其他人共享链接。您可以像在桌面版本上一样在线使用跟踪更改。
这些方法保持了您的跟踪更改和评论完整，允许接收者根据需要进行审阅、编辑和提供反馈。
在不同版本的Word中跟踪更改
跟踪更改功能在不同版本的Microsoft Word中相似，但某些界面元素可能略有不同：
- Windows版Word：此处讨论的所有功能均适用。根据版本，功能区的外观和跟踪更改按钮可能会略有不同。
- Mac版Word：过程相似，尽管布局可能不同。审阅窗格和保护更改等功能可用。
- Word Online：提供有限的跟踪更改功能，但允许基本的审阅和编辑功能。
结论
Microsoft Word的跟踪更改和评论功能是协作编辑和文档审阅的必要工具。它们通过跟踪每个更改并允许深入的评论来保持编辑过程的透明度。了解如何启用、管理和分享使用这些功能的文档对依赖协作文档编辑的专业人士和学生很重要。有效使用这些工具不仅可以提高生产力，还可以确保高标准的编辑质量。通过上述步骤，任何人都可以有效地使用这些强大的工具来改善其在Microsoft Word中的工作流程和文档管理。
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