Como rastrear alterações e adicionar comentários no Word

Editado 1 dia atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Word é uma ferramenta poderosa usada para a criação e edição de documentos. Uma de suas funcionalidades inestimáveis é a capacidade de rastrear alterações e adicionar comentários. Este recurso é especialmente útil para trabalhos colaborativos onde várias pessoas precisam sugerir edições e fornecer feedback sobre documentos.

Entendendo o rastreamento de alterações

O Rastreamento de Alterações no Microsoft Word é um recurso que registra todas as alterações feitas em um documento. Isso ajuda você e outros que estão trabalhando no mesmo documento a ver quem fez alterações específicas e quais são essas alterações. Este recurso é extremamente útil em situações onde vários usuários precisam colaborar no mesmo documento sem saber quem fez quais alterações.

Como habilitar o rastreamento de alterações

Habilitar o Rastreamento de Alterações no Word é simples. Aqui estão os passos:

1. Abra o documento que deseja editar no Microsoft Word.
2. Acesse a faixa de opções na parte superior da janela.
3. Selecione a guia Revisão.
4. Na guia Revisão, procure o botão Rastrear Alterações. Clique nele para ativar o recurso de Rastreamento de Alterações.
5. Agora, todas as alterações que você fizer no documento serão destacadas, e o Word registrará quem fez cada alteração.

Uma vez que o Rastreamento de Alterações é ativado, todas as inserções, exclusões e alterações de formatação serão marcadas no documento. Cada tipo de alteração geralmente é exibido em uma cor diferente, e o nome da pessoa que fez cada alteração geralmente aparecerá em um balão.

Revisão de alterações

Depois de usar o Rastreamento de Alterações em um documento, a próxima etapa importante é revisar essas alterações. Veja como você pode revisar alterações em um documento:

1. Clique na guia Revisão no menu da faixa de opções no topo do seu documento.
2. Acesse a seção Rastreamento sob a guia Revisão.
3. Aqui você encontrará uma maneira de visualizar as alterações, assim como a opção de aceitá-las ou rejeitá-las.
4. Você pode se mover pelas alterações clicando em Próximo e Anterior.

Também é possível visualizar as alterações em diferentes layouts. Sob a guia Revisão, no grupo Rastreamento, há um menu suspenso Exibir para Revisão. Este menu tem opções como Marcação Simples, Toda a Marcação, Sem Marcação e Original. Cada opção oferece uma visão diferente das alterações:

• Marcação Simples: Oferece uma visualização limpa com indicadores de onde as alterações foram feitas.
• Toda a Marcação: Mostra alterações detalhadas com edição inline e caixas de comentários.
• Sem Marcação: Exibe a versão final do seu documento como se todas as alterações fossem aceitas.
• Original: Mostra o documento antes de qualquer alteração.

Aceitando e rejeitando alterações

Depois de revisar as alterações, você pode escolher aceitá-las ou rejeitá-las. Para fazer isso:

1. Na guia Revisão, encontre o grupo Alterações.
2. Clique em Aceitar para aceitar a alteração. O Word aplicará a alteração ao seu documento.
3. Clique em Rejeitar para cancelar a alteração e manter o conteúdo original.
4. Você também pode aceitar ou rejeitar todas as alterações de uma vez através dos menus suspensos localizados ao lado dessas opções.

Adicionando comentários

Além de rastrear alterações, o Microsoft Word permite que você adicione comentários. Os comentários são úteis para adicionar notas, sugestões ou lembretes ao lado de partes específicas do texto. Veja como você pode adicionar comentários:

1. Realce o texto ou coloque o cursor onde deseja adicionar o comentário.
2. Acesse a guia Revisão na faixa de opções.
3. No grupo Comentários, clique em Novo Comentário.
4. Uma caixa de comentários aparecerá na barra lateral direita, onde você pode escrever sua nota.

Os comentários podem ser vistos junto com o texto ao qual se referem, e se você estiver colaborando com outras pessoas, pode responder aos comentários. Isso aprimora a comunicação e garante que todos estejam na mesma página.

Respondendo aos comentários

Em um ambiente de trabalho colaborativo, responder a comentários pode ajudar a levar a um melhor entendimento e uma tomada de decisões mais rápida:

1. Clique no comentário ao qual deseja responder.
2. Selecione a resposta na caixa de comentários.
3. Digite sua resposta e pressione Enter.

Excluindo comentários

Você pode precisar excluir um comentário depois que ele for resolvido ou se não for mais relevante. Você pode excluir comentários individualmente ou excluir todos os comentários em um documento:

1. Para excluir um comentário individual, clique com o botão direito no comentário e selecione Excluir Comentário.
2. Para excluir todos os comentários, vá para a guia Revisão, encontre o grupo Comentários, clique no menu suspenso ao lado de Excluir e selecione Excluir todos os comentários no documento.

Usando o Painel de Revisão

Para documentos extensos com mudanças e comentários significativos, usar o Painel de Revisão pode ajudá-lo a navegar pelas alterações e comentários de forma mais eficiente. Para usar o Painel de Revisão:

1. Vá para a guia Revisão na faixa de opções.
2. No grupo Rastreamento, clique em Painel de Revisão.
3. O Painel de Revisão fornece um resumo de todas as alterações. Você pode visualizar este painel verticalmente no lado esquerdo da tela ou horizontalmente na parte inferior.

O Painel de Revisão permite visualizar todas as alterações de edição e comentários em um formato de lista, tornando-os mais fáceis de gerenciar e revisar, especialmente em documentos longos.

Configurando opções de rastreamento de alterações

O Microsoft Word também oferece opções personalizáveis para Rastreamento de Alterações. Para configurar essas opções:

1. Vá para a guia Revisão e clique na pequena seta diagonal no canto inferior direito do grupo Rastreamento para abrir a janela Opções de Rastreamento de Alterações.
2. Aqui, você pode personalizar como o Word exibe as alterações, como a codificação de cores para inserções e exclusões. Você também pode decidir como visualizar alterações na formatação.

Essas opções podem ser personalizadas para atender às preferências individuais ou às necessidades específicas do seu trabalho colaborativo, tornando a revisão e edição de documentos uma experiência mais personalizada.

Protegendo alterações no documento

Se você quiser garantir que outros possam sugerir alterações, mas não editar o documento diretamente, pode protegê-lo com o Rastreamento de Alterações:

1. Vá para a guia Revisão.
2. No grupo Proteger, clique em Restringir Edição.
3. Selecione Permitir apenas este tipo de edição no documento, e depois escolha Alterações Rastreáveis na lista.
4. Quando isso for feito, clique em Sim, começar a impor proteção e defina a senha.

Dessa forma, qualquer pessoa sem uma senha só poderá sugerir alterações usando o Rastreamento de Alterações, mas não poderá desativar o recurso ou aceitar as alterações.

Como compartilhar alterações

Quando seu documento com alterações rastreadas estiver pronto, você pode precisar compartilhá-lo para revisão. Aqui estão algumas maneiras:

• Enviar via e-mail: Você pode anexar o documento a um e-mail. Por padrão, o Word enviará o documento mantendo todas as alterações.
• Compartilhamento via OneDrive: Carregue seu documento no OneDrive e use o Word Online para compartilhar o link com outras pessoas. O Rastreamento de Alterações pode ser usado online assim como na versão desktop.

Esses métodos mantêm suas alterações rastreadas e comentários intactos, permitindo que os destinatários revisem, editem e forneçam feedback conforme necessário.

Rastreamento de alterações em diferentes versões do Word

O recurso de Rastreamento de Alterações é semelhante em diferentes versões do Microsoft Word, embora alguns elementos da interface possam variar ligeiramente:

• Word para Windows: Todos os recursos discutidos aqui se aplicam. Dependendo da versão, a aparência da faixa de opções e do botão Rastreamento de Alterações pode variar ligeiramente.
• Word para Mac: O processo é semelhante, embora o layout possa diferir. Recursos como o Painel de Revisão e Proteção de Alterações estão disponíveis.
• Word Online: Oferece funcionalidades limitadas de Rastreamento de Alterações, mas permite funções básicas de revisão e edição.

Conclusão

Os recursos de Rastreamento de Alterações e Comentários do Microsoft Word são ferramentas essenciais para a edição colaborativa e revisão de documentos. Eles ajudam a manter a transparência nos processos de edição ao rastrear cada alteração e permitir comentários detalhados. Entender como habilitar, gerenciar e compartilhar documentos com esses recursos é importante para profissionais e estudantes que dependem da edição colaborativa de documentos. O uso eficiente dessas ferramentas não só aumenta a produtividade, mas também garante um alto padrão de qualidade na edição. Ao seguir os passos mencionados acima, qualquer pessoa pode usar essas ferramentas poderosas de forma eficaz para melhorar seu fluxo de trabalho e gerenciamento de documentos no Microsoft Word.

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