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वर्ड में परिवर्तनों को ट्रैक करना और टिप्पणियाँ जोड़ना कैसे करें
संपादित 1 दिन पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 1 दिन पहले
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग दस्तावेज़ निर्माण और संपादन के लिए किया जाता है। इसकी एक अनमोल विशेषता यह है कि यह परिवर्तनों को ट्रैक करने और टिप्पणियाँ जोड़ने की क्षमता प्रदान करता है। यह विशेषता विशेष रूप से सहयोगात्मक कार्य के लिए उपयोगी होती है जहाँ कई लोगों के पास दस्तावेज़ पर संशोधन प्रस्तावित करने और फीडबैक देने की आवश्यकता होती है।
परिवर्तनों को ट्रैक करना समझना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में ट्रैक चेंजेज एक विशेषता होती है जो दस्तावेज़ में किए गए सभी परिवर्तनों को रिकॉर्ड करती है। यह आपको और अन्य लोगों को जो उसी दस्तावेज़ पर काम कर रहे हैं, यह देखने में मदद करता है कि किसने विशेष परिवर्तन किए और वे परिवर्तन क्या थे। यह विशेषता उन स्थितियों में अत्यधिक सहायक होती है जहाँ कई उपयोगकर्ताओं को एक ही दस्तावेज़ पर सहयोग करना होता है बिना यह जानने के कि किसने क्या परिवर्तन किए।
परिवर्तनों को ट्रैक करना सक्षम करना
वर्ड में ट्रैक चेंजेज सक्षम करना सरल है। ये हैं चरण:
- वह दस्तावेज़ खोलें जिसे आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में संपादित करना चाहते हैं।
- खिड़की के शीर्ष पर रिबन पर जाएं।
- रिव्यू टैब का चयन करें।
- रिव्यू टैब में, ट्रैक चेंजेज बटन खोजें। इसे चालू करने के लिए क्लिक करें।
- अब, आप दस्तावेज़ में जो भी परिवर्तन करेंगे, वह हाइलाइट किया जाएगा, और वर्ड रिकॉर्ड करेगा कि किसने कौन सा परिवर्तन किया।
एक बार ट्रैक चेंजेज सक्रिय हो जाने के बाद, दस्तावेज़ में सभी संशोधन, हटाएँ और स्वरूपण परिवर्तन चिह्नित होंगे। प्रत्येक प्रकार के परिवर्तन को आमतौर पर एक अलग रंग में दिखाया जाता है, और परिवर्तन करने वाले व्यक्ति का नाम आमतौर पर एक बबल में दिखाई देगा।
परिवर्तनों की समीक्षा
किसी दस्तावेज़ में ट्रैक चेंजेज का उपयोग करने के बाद, अगला महत्वपूर्ण कदम उन परिवर्तनों की समीक्षा करना है। यहाँ बताया गया है कि आप दस्तावेज़ में परिवर्तन कैसे देख सकते हैं:
- अपने दस्तावेज़ के शीर्ष पर रिबन मेनू में रिव्यू टैब पर क्लिक करें।
- रिव्यू टैब के तहत ट्रैकिंग सेक्शन में जाएँ।
- यहाँ आपको परिवर्तन देखने के लिए एक तरीका मिल जाएगा, साथ ही उन्हें स्वीकार या अस्वीकार करने का विकल्प भी मिलेगा।
- आप अगला और पिछला क्लिक करके परिवर्तनों के माध्यम से जा सकते हैं।
विभिन्न लेआउट में परिवर्तनों को देखना भी संभव है। रिव्यू टैब के तहत, ट्रैकिंग समूह में, एक डिस्प्ले फॉर रिव्यू ड्रॉप-डाउन मेनू होता है। इस मेनू में सिंपल मार्कअप, ऑल मार्कअप, नो मार्कअप, और ओरिजिनल जैसे विकल्प होते हैं। प्रत्येक विकल्प आपको परिवर्तनों का एक अलग दृश्य देता है:
- सिंपल मार्कअप: परिवर्तन किए गए स्थानों के संकेतकों के साथ एक साफ़ दृश्य प्रदान करता है।
- ऑल मार्कअप: विस्तृत परिवर्तनों को इनलाइन संपादन और कमेंट बॉक्स के साथ दर्शाता है।
- नो मार्कअप: आपके दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण को दर्शाता है जैसे कि सभी परिवर्तन स्वीकार कर लिए गए हों।
- ओरिजिनल: उस दस्तावेज़ को दर्शाता है जिसमें कोई परिवर्तन नहीं किया गया था।
परिवर्तनों को स्वीकार करना और अस्वीकार करना
एक बार जब आप परिवर्तनों की समीक्षा कर लेते हैं, तो आप उन्हें स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए:
- रिव्यू टैब में, परिवर्तन समूह ढूंढें।
- परिवर्तन को स्वीकार करने के लिए स्वीकारें पर क्लिक करें। वर्ड आपके दस्तावेज़ में परिवर्तन लागू करेगा।
- मूल सामग्री को बनाए रखने के लिए परिवर्तन को अस्वीकार करने के लिए अस्वीकार करें पर क्लिक करें।
- आप इन विकल्पों के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू के माध्यम से एक बार में सभी परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार भी कर सकते हैं।
टिप्पणियाँ जोड़ना
परिवर्तनों को ट्रैक करने के साथ-साथ, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको टिप्पणियाँ जोड़ने की अनुमति देता है। टिप्पणियाँ आपके विशिष्ट पाठ भागों के साथ नोट्स, सुझाव, या अनुस्मारक जोड़ने के लिए उपयोगी होती हैं। यहाँ बताया गया है कि आप टिप्पणियाँ कैसे जोड़ सकते हैं:
- उस पाठ को हाइलाइट करें या कर्सर को उस स्थान पर रखें जहाँ आप टिप्पणी जोड़ना चाहते हैं।
- रिबन में रिव्यू टैब पर जाएँ।
- टिप्पणियाँ समूह में, नई टिप्पणी पर क्लिक करें।
- एक टिप्पणी बॉक्स दाएँ साइडबार में दिखाई देगा, जिसमें आप अपना नोट लिख सकते हैं।
टिप्पणियाँ उस पाठ के साथ देखी जा सकती हैं जिससे वे संबंधित हैं, और यदि आप दूसरों के साथ सहयोग कर रहे हैं तो आप टिप्पणियों का उत्तर दे सकते हैं। इससे संचार बढ़ता है और यह सुनिश्चित होता है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है।
टिप्पणियों का उत्तर देना
सहयोगात्मक कार्य वातावरण में, टिप्पणियों का जवाब देना बेहतर समझ और निर्णय लेने में तेजी ला सकता है:
- उस टिप्पणी पर क्लिक करें जिसका आप जवाब देना चाहते हैं।
- टिप्पणी बॉक्स में उत्तर दें का चयन करें।
- अपना उत्तर टाइप करें और एंटर दबाएं।
टिप्पणियाँ हटाना
आपको एक टिप्पणी को हटाने की आवश्यकता हो सकती है जब यह संबोधित किया गया हो या यदि यह अब प्रासंगिक नहीं है। आप टिप्पणियों को व्यक्तिगत रूप से या दस्तावेज़ में सभी टिप्पणियों को हटा सकते हैं:
- एक व्यक्तिगत टिप्पणी को हटाने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और टिप्पणी हटाएं चुनें।
- सभी टिप्पणियाँ हटाने के लिए, रिव्यू टैब पर जाएं, टिप्पणियाँ समूह खोजें, हटाएं के बगल में ड्रॉप-डाउन क्लिक करें, और दस्तावेज़ में सभी टिप्पणियाँ हटाएं चुनें।
समीक्षा फलक का उपयोग करना
प्रमुख दस्तावेजों के लिए जिनमें महत्वपूर्ण परिवर्तन और टिप्पणियाँ हैं, समीक्षा फलक का उपयोग करना आपको परिवर्तनों और टिप्पणियों के माध्यम से अधिक कुशलता से नेविगेट करने में मदद कर सकता है। समीक्षा फलक का उपयोग करने के लिए:
- रिव्यू टैब पर जाएं।
- ट्रैकिंग समूह में, समीक्षा फलक पर क्लिक करें।
- समीक्षा फलक सभी परिवर्तनों का सारांश प्रदान करता है। आप इस फलक को अपने स्क्रीन के बाएँ तरफ वर्टिकल रूप में या नीचे हॉरिज़ॉन्टल रूप में देख सकते हैं।
समीक्षा फलक आपको सभी संपादन परिवर्तनों और टिप्पणियों को सूची प्रारूप में देखने की अनुमति देता है, जिससे उन्हें प्रबंधित करना और समीक्षा करना आसान हो जाता है, विशेष रूप से लंबे दस्तावेजों में।
ट्रैक चेंजेज विकल्प सेट करना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ट्रैक चेंजेज के लिए अनुकूलन योग्य विकल्प भी प्रदान करता है। इन विकल्पों को सेट करने के लिए:
- रिव्यू टैब पर जाएं और ट्रैकिंग समूह के निचले-दाएँ कोने में छोटे विकर्ण तीर पर क्लिक करें ताकि ट्रैक चेंजेज विकल्प विंडो खुल जाए।
- यहां, आप वर्ड को परिवर्तन कैसे प्रदर्शित करते हैं, जैसे कि सम्मिलन और हटाए जाने के लिए रंग-कोडिंग। आप यह भी तय कर सकते हैं कि स्वरूपण में परिवर्तन कैसे देखा जाए।
ये विकल्प व्यक्तिगत प्राथमिकताओं या आपके सहयोगात्मक कार्य की विशेष आवश्यकताओं के अनुकूलन के लिए अनुकूलित किए जा सकते हैं, जिससे दस्तावेज़ समीक्षा और संपादन एक अधिक व्यक्तिगत अनुभव बनता है।
दस्तावेज़ परिवर्तनों की सुरक्षा करना
यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि अन्य लोग परिवर्तन प्रस्तावित कर सकते हैं, लेकिन दस्तावेज़ को सीधे संपादित नहीं कर सकते हैं, तो आप इसे ट्रैक चेंजेज के साथ सुरक्षित कर सकते हैं:
- रिव्यू टैब पर जाएं।
- प्रोटेक्ट समूह में, संपादन को प्रतिबंधित करें पर क्लिक करें।
- दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें का चयन करें, और फिर सूची में से ट्रैक किए गए परिवर्तन चुनें।
- जब यह हो जाए, हां, सुरक्षा लागू करना शुरू करें पर क्लिक करें और पासवर्ड सेट करें।
इस तरीके से, कोई भी व्यक्ति बिना पासवर्ड के केवल ट्रैक चेंजेज का उपयोग करके परिवर्तन प्रस्तावित कर सकेगा, लेकिन फीचर को बंद करने या परिवर्तनों को स्वीकार करने में सक्षम नहीं होगा।
परिवर्तनों को कैसे साझा करें
जब आपका ट्रैक किए गए परिवर्तनों का दस्तावेज़ तैयार हो जाए, तो आपको समीक्षा के लिए इसे साझा करने की आवश्यकता हो सकती है। यहाँ कुछ तरीके हैं:
- ईमेल के माध्यम से भेजें: आप दस्तावेज़ को एक ईमेल में संलग्न कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, वर्ड सभी परिवर्तनों को बनाए रखते हुए दस्तावेज़ भेजेगा।
- वनड्राइव के माध्यम से साझा करना: अपने दस्तावेज़ को वनड्राइव पर अपलोड करें, और वर्ड ऑनलाइन का उपयोग करके दूसरों के साथ लिंक साझा करें। ट्रैक चेंजेज को ऑनलाइन डेस्कटॉप संस्करण की तरह ही इस्तेमाल किया जा सकता है।
ये तरीके आपके ट्रैक किए गए परिवर्तनों और टिप्पणियों को बरकरार रखते हैं, जिससे प्राप्तकर्ताओं के लिए समीक्षा, संपादन, और आवश्यकतानुसार फीडबैक प्रदान करना संभव होता है।
वर्ड के विभिन्न संस्करणों में परिवर्तन ट्रैक करना
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के विभिन्न संस्करणों में ट्रैक चेंजेज फीचर समान है, हालांकि कुछ इंटरफेस तत्व थोड़े अलग हो सकते हैं:
- विंडोज के लिए वर्ड: यहाँ चर्चा की गई सभी विशेषताएँ लागू होती हैं। संस्करण के आधार पर, रिबन और ट्रैक चेंजेज बटन का स्वरूप थोड़ा बदल सकता है।
- मैक के लिए वर्ड: प्रक्रिया समान है, हालांकि लेआउट भिन्न हो सकता है। रिव्यू फलक और प्रोटेक्ट चेंजेज जैसी सुविधाएँ उपलब्ध हैं।
- वर्ड ऑनलाइन: सीमित ट्रैक चेंजेज कार्यक्षमता प्रदान करता है, लेकिन बुनियादी समीक्षा और संपादन कार्यों की अनुमति देता है।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के ट्रैक चेंजेज और टिप्पणियाँ विशेषताएँ सहयोगात्मक संपादन और दस्तावेज़ समीक्षा के लिए आवश्यक उपकरण हैं। वे प्रत्येक परिवर्तन को ट्रैक करके और गहन टिप्पणी करने की अनुमति देकर संपादन प्रक्रियाओं में पारदर्शिता बनाए रखते हैं। इन विशेषताओं को सक्षम करना, प्रबंधित करना, और इन विशेषताओं के साथ दस्तावेज़ों को साझा करना उन पेशेवरों और छात्रों के लिए महत्वपूर्ण है जो सहयोगात्मक दस्तावेज़ संपादन पर निर्भर करते हैं। इन उपकरणों का कुशल उपयोग न केवल उत्पादकता बढ़ाता है बल्कि संपादन की गुणवत्ता का एक उच्च मानक भी सुनिश्चित करता है। उपर्युक्त चरणों का पालन करके, कोई भी इन शक्तिशाली उपकरणों का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकता है ताकि अपनी कार्यप्रणाली और दस्तावेज़ प्रबंधन को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में सुधार सके।
यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं