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如何在 Excel 2016 中跟踪和审查更改
已编辑 2 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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翻译更新 2 几周前
Microsoft Excel 2016 提供了一项名为“跟踪更改”的功能，当您与多位用户一起处理同一个文档或需要随时间监控更改时，这项功能非常有用。此功能是工作簿协作工具的一部分，尤其在审核阶段非常有帮助。让我们深入了解如何充分利用此功能。
了解“跟踪更改”
“跟踪更改”功能会记录对工作簿内容所做的更改。在许多情况下，这会非常有用，例如在与团队成员合作或审查工作进度时。当启用此模式时，Excel 会标记其他人所做的编辑，显示用户名、时间戳和更改描述。这使每个人都可以看到发生了什么更改、由谁更改的以及更改的时间。
为了更好地理解这一点，假设您是财务团队的一员，正在处理季度报告。在最终确定之前，您的团队成员可能会对预算估算和预测进行多次编辑。使用“跟踪更改”，您将拥有所有修订的完整日志，并可以决定接受或拒绝哪些更改。
启用跟踪更改
以下是如何在 Microsoft Excel 2016 中启用“跟踪更改”功能的分步指南：
- 打开您要跟踪更改的工作簿。
- 单击功能区中的审阅选项卡。
- 在“更改”组中，查找跟踪更改命令按钮。单击它，然后从下拉菜单中选择突出显示更改。
- 这将打开“突出显示更改”对话框。选中“编辑时跟踪更改”的复选框。这还会分享您的工作簿。”
- 从这里，您可以设置跟踪更改的条件：
- 时间：您可以选择突出显示自上次保存工作簿或自特定日期以来的更改。
- 人员：选择查看每个人或仅特定用户所做的更改。
- 位置：指定要跟踪的某些单元格或整个工作表。
- 如果希望在更改发生时看到更改，请选中“在屏幕上突出显示更改”框。
- 单击确定以激活跟踪。
当您启用“跟踪更改”时，Excel 将把您的工作簿保存为共享工作簿，这意味着如果您正在处理大量数据，速度可能会稍慢，但仍然可以用于跟踪和协作。
审查更改
启用跟踪后，对工作表所做的所有更改都将被记录下来。要查看这些更改，请按照以下步骤操作：
- 返回功能区上的审阅选项卡。
- 在“更改”组中，选择跟踪更改，然后单击接受/拒绝更改。
- “选择要接受或拒绝的更改”对话框将出现，带有与突出显示更改对话框相同的过滤选项。设置您的条件并单击确定。
- 查看每个更改；您可以分别接受或拒绝它们，也可以通过选择“全部接受”或“全部拒绝”选项将您的决定应用于所有更改。
通过审查更改并接受或拒绝它们，您可以保持控制，并确保仅对工作簿应用适当的修改。
在共享工作簿中跟踪和审查
启用“跟踪更改”将把普通工作簿变成共享工作簿。在共享工作簿中，多位用户可以同时工作，这对于协作非常有益。请记住，共享文件有一些限制，例如无法使用表格或某些格式设置功能。
在共享您的工作簿时，请始终确保所有用户了解正确保存其更改的必要性，因为这对于维护数据的完整性和确保更改得到有效记录非常重要。
示例场景
假设您和五位同事正在处理一份营销策略文档。该文档包含许多复杂公式、图表和文本框，描述了不同的策略。在启用“跟踪更改”的情况下，您可以这样管理：
- 找出谁修改了销售预测模型并评估输入是否准确，然后再接受更改。
- 找出谁修改了图表数据系列，并确保这些图表与您当前的数据集一致。
- 查看文本框描述的更改，以确保整个文档的一致性和正确的语法。
持续监控更改以避免文档中的冲突或错误，保护数据完整性，并确保所有输入都经过认真评估。
保护工作簿
虽然这与跟踪更改没有直接关系，但为工作表中的敏感数据增加安全性是明智的，具体方法如下：
- 单击审阅选项卡。
- 选择保护工作表或保护工作簿的选项，并根据需要设置密码。
这为共享环境提供了另一层安全性，防止未经授权的更改。
处理保存设置和备份
为了保护跟踪的更改，请始终以启用跟踪的方式保存您的工作簿。如果工作簿正在关闭，Excel 将提示您保存更改。定期保存您的工作，并考虑保持备份副本以避免数据丢失，因为不断创作包含大量更改的版本有其缺点。
实用建议
由于共享工作簿功能引入的限制，“跟踪更改”可能并不适合所有 Excel 项目。尤其是在处理大型数据集或复杂任务时，重要的是限制同时用户的数量，并确保就工作簿的使用进行明确沟通。
始终在协作需求和数据可靠性之间取得平衡。如果您发现无法达到生产力期望的限制，请考虑使用其他协作工具。
结论
在 Excel 2016 中跟踪和审查更改是管理协作项目的不可或缺的工具，它确保对重要数据的所有编辑均得到妥善记录和适当评估。通过遵循所述步骤，您将能够有效地监控修订，按需接受或拒绝它们，并保持 Excel 工作簿中较高的准确性和完整性。
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