Комментарии
Как отслеживать и проверять изменения в Excel 2016
Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда
Microsoft OfficeExcelОтслеживание измененийОбзорСотрудничествоЭлектронная таблицаДанныеРедактированиеWindowsMacБезопасностьПродуктивность
Перевод обновлен 2 Несколько недель назад
В Microsoft Excel 2016 доступна функция под названием "Отслеживание изменений", которая очень полезна, когда вы работаете с несколькими пользователями над одним и тем же документом или когда вам нужно отслеживать изменения со временем. Эта функция является частью инструментов совместной работы и особенно полезна на этапах аудита. Давайте более подробно рассмотрим, как вы можете максимально использовать эту функцию.
Понимание 'отслеживания изменений'
Функция 'Отслеживание изменений' ведет учет изменений, внесенных в содержимое книги. Это может быть полезно в различных ситуациях, например, при совместной работе с членами команды или при обзоре прогресса вашей работы. Когда этот режим включен, Excel помечает любые изменения, внесенные другими пользователями, с указанием имени пользователя, штампа времени и описания изменений. Это позволяет всем видеть, что изменилось, кто это изменил и когда это было изменено.
Для лучшего понимания, предположим, что вы являетесь частью финансовой команды, работающей над квартальным отчетом. Ваши коллеги могут внести многочисленные изменения в оценки и прогнозы бюджета, прежде чем окончательно их утвердить. С помощью 'Отслеживания изменений' у вас будет полный журнал всех изменений, и вы сможете решить, какие изменения принять или отклонить.
Включение отслеживания изменений
Вот пошаговое руководство по включению функции 'Отслеживание изменений' в Microsoft Excel 2016:
- Откройте книгу, в которой вы хотите отслеживать изменения.
- Нажмите на вкладку Обзор в ленте.
- В группе 'Изменения' найдите командную кнопку Отслеживание изменений. Нажмите на нее, затем выберите Выделить изменения из выпадающего меню.
- Это откроет диалоговое окно 'Выделение изменений'. Установите флажок "Отслеживать изменения при редактировании". Это также делится вашей книгой."
- Отсюда вы можете установить условия для отслеживания изменений:
- Когда: Вы можете выбрать выделение изменений с момента последнего сохранения книги или с определенной даты.
- Кто: Выберите, чтобы увидеть изменения, сделанные всеми пользователями или только определенными пользователями.
- Где: Укажите определенные ячейки или весь лист для отслеживания.
- Установите флажок "Выделять изменения на экране", если вы хотите видеть изменения по мере их формирования.
- Нажмите ОК, чтобы активировать отслеживание.
Когда вы включаете отслеживание изменений, Excel сохраняет вашу книгу как общую книгу, что означает, что она может немного замедлиться при работе с большими данными, но все равно будет функциональной для отслеживания и совместной работы.
Просмотр изменений
После включения отслеживания все изменения, внесенные в рабочий лист, будут записываться. Для просмотра этих изменений выполните следующие шаги:
- Вернитесь на вкладку Обзор на ленте.
- В группе 'Изменения' выберите Отслеживание изменений, а затем щелкните Принять/Отклонить изменения.
- Появится диалоговое окно 'Выбрать изменения для принятия или отклонения' с параметрами фильтрации, аналогичными параметрам в диалоговом окне Выделение изменений. Установите свои критерии и нажмите ОК.
- Просмотрите каждое изменение; вы можете принять или отклонить их по отдельности или применить свое решение ко всем сразу, выбрав опцию 'Принять все' или 'Отклонить все'.
Просматривая изменения и принимая или отклоняя их, вы можете поддерживать контроль и гарантировать, что к книге применяются только соответствующие изменения.
Отслеживание и просмотр в общей книге
Включение 'Отслеживания изменений' превращает обычную книгу в общую. В общих книгах несколько пользователей могут работать одновременно, что отлично подходит для совместных усилий. Имейте в виду, что у общих файлов есть некоторые ограничения, такие как невозможность использования таблиц или некоторых функций форматирования.
При совместном использовании вашей книги всегда убеждайтесь, что все пользователи понимают необходимость правильного сохранения своих изменений, так как это важно для поддержания целостности данных и гарантии, что изменения эффективно записываются.
Сценарий примера
Допустим, вы и пять ваших коллег работаете над документом по стратегии маркетинга. Этот документ содержит множество сложных формул, диаграмм и текстовых полей, в которых изложены различные стратегии. При включенной функции 'Отслеживание изменений' вы бы управляли им следующим образом:
- Узнайте, кто внес изменения в модель прогнозирования продаж, и оцените, насколько точным является этот ввод, прежде чем принять изменения.
- Узнайте, кто изменил данные серии диаграмм, и убедитесь, что графики соответствуют вашему текущему набору данных.
- Проверьте изменения в описаниях текстового поля, чтобы обеспечить их согласованность и правильную грамматику во всем документе.
Постоянно отслеживайте изменения, чтобы избежать конфликтов или ошибок в документе, защитить целостность данных и гарантировать, что все вводимые данные всесторонне оценены.
Защита книг
Хотя это не связано напрямую с отслеживанием изменений, рекомендуется применить безопасность к конфиденциальным данным в вашей книге, что можно сделать следующим образом:
- Нажмите на вкладку Обзор.
- Выберите опцию Защитить лист или Защитить книгу и установите пароль, если это необходимо.
Это добавляет еще один уровень безопасности, особенно в общих средах, и предотвращает несанкционированные изменения данных.
Обработка сохраненных настроек и резервных копий
Чтобы защитить отслеживаемые изменения, всегда сохраняйте книгу с включенным отслеживанием. Если книга закрывается, Excel предложит вам сохранить изменения. Регулярно сохраняйте свою работу и рассматривайте возможность создания резервных копий, чтобы избежать потери данных, так как постоянное создание версий с большим количеством изменений имеет свои недостатки.
Практические соображения
Реализация 'Отслеживания изменений' может быть не всегда подходящей для всех проектов в Excel из-за ограничений, введенных функциональностью общей книги. Особенно при работе с большими наборами данных или сложными задачами важно ограничить количество одновременных пользователей и обеспечить четкое взаимодействие относительно использования книги.
Всегда балансируйте потребность в сотрудничестве с надежностью данных. Если вы обнаружите ограничения в достижении ваших ожиданий по продуктивности, рассмотрите другие инструменты для совместной работы.
Заключение
Отслеживание и проверка изменений в Excel 2016 является незаменимым инструментом для управления совместными проектами и гарантией того, что все изменения важных данных хорошо документированы и правильно оценены. Следуя описанным шагам, вы сможете эффективно контролировать изменения, принимать или отклонять их по мере необходимости и поддерживать высокий уровень точности и целостности в своих книгах Excel.
Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете