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Como rastrear e revisar alterações no Excel 2016
Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial
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Tradução atualizada 2 Semanas atrás
Há um recurso disponível no Microsoft Excel 2016 chamado "Rastrear Alterações" que é muito útil quando você está trabalhando com vários usuários no mesmo documento ou quando precisa monitorar alterações ao longo do tempo. Esse recurso faz parte das ferramentas de colaboração de pastas de trabalho e é especialmente útil nas etapas de auditoria. Vamos dar uma olhada mais aprofundada em como você pode usar esse recurso em todo o seu potencial.
Compreendendo 'rastrear alterações'
O recurso 'Rastrear Alterações' mantém um registro das alterações feitas no conteúdo de uma pasta de trabalho. Isso pode ser benéfico em muitas situações, como ao colaborar com membros de equipe ou revisar o progresso de seu trabalho. Quando este modo está ativado, o Excel marca quaisquer edições feitas por outras pessoas com o nome do usuário, marca de tempo e descrição das alterações. Isso permite que todos vejam o que foi alterado, quem alterou e quando foi alterado.
Para entender melhor, vamos supor que você seja parte de uma equipe de finanças trabalhando em um relatório trimestral. Seus colegas de equipe podem fazer várias edições nas estimativas de orçamento e previsões antes de finalizá-lo. Usando 'Rastrear Alterações', você terá um registro abrangente de todas as revisões e poderá decidir quais alterações aceitar ou rejeitar.
Ativar rastreamento de alterações
Aqui está um guia passo a passo sobre como ativar o recurso 'Rastrear Alterações' no Microsoft Excel 2016:
- Abra a pasta de trabalho na qual deseja rastrear alterações.
- Clique na guia Revisão na faixa de opções.
- No grupo 'Alterações', procure o botão de comando Rastrear Alterações. Clique nele e escolha Destacar Alterações no menu suspenso.
- Isso abrirá a caixa de diálogo 'Destacar Alterações'. Selecione a caixa de seleção que diz "Rastrear alterações durante a edição. Isso também compartilha sua pasta de trabalho."
- A partir daqui, você pode definir condições para rastreamento de alterações:
- Quando: Você pode escolher destacar alterações desde que a pasta de trabalho foi salva pela última vez, ou desde uma data específica.
- Quem: Escolha ver alterações feitas por todos ou apenas por usuários específicos.
- Onde: Especifique certas células ou a folha inteira para serem acompanhadas.
- Marque a caixa "Destacar alterações na tela" se quiser ver as alterações conforme elas acontecem.
- Clique em OK para ativar o rastreamento.
Quando você ativa o Rastreamento de Alterações, o Excel salvará sua pasta de trabalho como uma pasta de trabalho compartilhada, o que significa que pode ser um pouco mais lenta se você estiver trabalhando com dados grandes, mas ainda será funcional para rastreamento e colaboração.
Revisão de alterações
Após o rastreamento ser habilitado, todas as alterações feitas na planilha serão registradas. Para revisar essas alterações, siga os passos abaixo:
- Retorne à guia Revisão na faixa de opções.
- No grupo 'Alterações', selecione Rastrear Alterações e, em seguida, clique em Aceitar/Rejeitar Alterações.
- A caixa de diálogo 'Escolher alterações para aceitar ou rejeitar' aparecerá com opções de filtragem iguais às da caixa de diálogo Destacar alterações. Defina seus critérios e clique em OK.
- Examine cada alteração; você pode aceitá-las ou rejeitá-las individualmente ou aplicar sua decisão a todas de uma vez escolhendo a opção 'Aceitar Todas' ou 'Rejeitar Todas'.
Revisando as alterações e aceitando-as ou rejeitando-as, você pode manter o controle e garantir que apenas as modificações apropriadas sejam aplicadas à pasta de trabalho.
Rastreamento e revisão em uma pasta de trabalho compartilhada
Habilitar 'Rastrear Alterações' transformará uma pasta de trabalho normal em uma pasta de trabalho compartilhada. Em pastas de trabalho compartilhadas, vários usuários podem trabalhar ao mesmo tempo, o que é ótimo para esforços colaborativos. Tenha em mente que arquivos compartilhados têm algumas limitações, como não poder usar tabelas ou certos recursos de formatação.
Quando você compartilha sua pasta de trabalho, sempre garanta que todos os usuários entendam a necessidade de salvar corretamente suas alterações, pois isso é importante para manter a integridade dos dados e garantir que as alterações sejam registradas efetivamente.
Cenário de exemplo
Vamos dizer que você e cinco colegas estão trabalhando em um documento de estratégia de marketing. Este documento contém muitas fórmulas complexas, gráficos e caixas de texto que delineiam diferentes estratégias. Com 'Rastrear Alterações' ativado, você gerenciaria assim:
- Descubra quem fez alterações no modelo de projeção de vendas e avalie se a entrada é precisa antes de aceitar as alterações.
- Descubra quem modificou a série de dados do gráfico e certifique-se de que os gráficos sejam consistentes com seu conjunto de dados atual.
- Revise alterações nas descrições de caixas de texto para garantir consistência e gramática correta em todo o documento.
Monitore continuamente as alterações para evitar conflitos ou erros no documento, proteger a integridade dos dados e garantir que todas as entradas sejam avaliadas criticamente.
Protegendo pastas de trabalho
Embora não esteja diretamente relacionado ao rastreamento de alterações, é sensato aplicar segurança a dados sensíveis dentro de sua planilha, o que pode ser feito da seguinte forma:
- Clique na guia Revisão.
- Escolha a opção de Proteger Planilha ou Proteger Pasta de Trabalho e defina uma senha, se desejar.
Isso adiciona outra camada de segurança, especialmente em ambientes compartilhados, e previne alterações não autorizadas em seus dados.
Gerenciamento de configurações salvas e backups
Para proteger as alterações rastreadas, sempre salve sua pasta de trabalho com o rastreamento ativado. Se a pasta de trabalho estiver sendo fechada, o Excel pedirá que você salve as alterações. Salve seu trabalho regularmente e considere manter cópias de backup para evitar perda de dados, já que criar constantemente versões com uma grande quantidade de alterações tem suas desvantagens.
Considerações práticas
Implementar 'Rastrear Alterações' pode não ser inerentemente adequado para todos os projetos de Excel, devido às restrições introduzidas pela funcionalidade de pasta de trabalho compartilhada. Especialmente ao lidar com grandes conjuntos de dados ou tarefas complexas, é importante limitar o número de usuários simultâneos e garantir uma comunicação clara sobre o uso da pasta de trabalho.
Sempre equilibre a necessidade de colaboração com a confiabilidade dos dados. Se você encontrar limitações em atender suas expectativas de produtividade, considere outras ferramentas de colaboração.
Conclusão
Rastrear e revisar alterações no Excel 2016 é uma ferramenta indispensável para gerenciar projetos colaborativos e garantir que todas as edições de dados importantes sejam bem documentadas e devidamente avaliadas. Seguindo os passos descritos, você será capaz de monitorar efetivamente as revisões, aceitá-las ou rejeitá-las conforme necessário, e manter um alto nível de precisão e integridade em suas pastas de trabalho do Excel.
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