Excel 2016での変更を追跡してレビューする方法

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Microsoft Excel 2016には「変更の追跡」という機能があります。これは、複数のユーザーと同じドキュメントで作業する場合や、時間の経過とともに変更を監視する必要がある場合に非常に便利です。この機能はワークブックのコラボレーションツールの一部であり、特に監査の段階で役立ちます。この機能を最大限に活用する方法を詳しく見てみましょう。

'変更の追跡'を理解する

'変更の追跡'機能は、ワークブックの内容に対して行われた変更の記録を保持します。これは、チームメンバーとの共同作業や作業の進捗を確認する際に役立ちます。このモードがオンになると、他のユーザーによって行われた編集がユーザー名、タイムスタンプ、変更内容の説明とともにマークされます。これにより、何が変更されたのか、誰が変更したのか、いつ変更されたのかを皆が確認できます。

具体例を挙げると、四半期報告書を作成している財務チームの一員だったとします。チームメンバーは予算見積もりや予測を最終的に決定する前に複数の編集を加えるかもしれません。「変更の追跡」を使用すると、すべての修正の包括的なログを持つことができ、どの変更を承認するか拒否するかを決定できます。

変更の追跡を有効にする

Microsoft Excel 2016で'変更の追跡'機能を有効にするためのステップバイステップガイドです:

1. 変更を追跡したいワークブックを開きます。
2. リボンのレビュータブをクリックします。
3. '変更'グループで変更の追跡コマンドボタンを探し、それをクリックしてドロップダウンメニューから変更履歴をハイライトするを選択します。
4. これにより「変更履歴をハイライトする」ダイアログボックスが開きます。「編集時に変更を追跡する」というチェックボックスを選択します。これによりワークブックも共有されます。
5. ここから変更を追跡する条件を設定できます:
   • いつ: ワークブックが最後に保存されてから、または特定の日付以降に行われた変更をハイライトするように設定できます。
   • 誰: すべての人による変更を見るか、特定のユーザーによる変更だけを表示するかを選択できます。
   • どこ: 特定のセルやシート全体を追跡するように指定できます。
6. 変更が発生したときにそれを画面上で確認したい場合は、「画面上で変更をハイライトする」ボックスをチェックします。
7. 追跡をアクティブにするためにOKをクリックします。

変更の追跡を有効にすると、Excelはワークブックを共有ワークブックとして保存します。これは大きなデータで作業している場合には少し遅くなる可能性がありますが、追跡と共同作業のためには機能します。

変更のレビュー

追跡が有効になった後、ワークシートに加えられたすべての変更が記録されます。これらの変更を確認するには、以下の手順に従ってください:

1. リボンのレビュータブに戻ります。
2. '変更'グループで変更の追跡を選択し、次に変更を承認/拒否をクリックします。
3. 「変更を承認または拒否する変更を選択」ダイアログボックスが表示され、フィルタリングオプションが「変更履歴をハイライトする」ダイアログと同じように設定されています。条件を設定してOKをクリックします。
4. 各変更を確認し、個別に承認または拒否するか、「すべてを承認」または「すべてを拒否」オプションを選択してすべてに決定を適用します。

変更を確認し、承認または拒否することで、適切な変更のみがワークブックに適用されるよう管理を維持することができます。

共有ワークブックでの追跡とレビュー

'変更の追跡'を有効にすると、通常のワークブックが共有ワークブックに変わります。共有ワークブックでは、複数のユーザーが同時に作業できます。これは共同作業に最適です。共有ファイルには、テーブルや特定の書式設定機能を使用できないなど、いくつかの制限があることに注意してください。

ワークブックを共有する際には、すべてのユーザーが変更を適切に保存する必要性を理解していることを確認してください。これはデータの整合性を維持し、変更を効果的に記録するために重要です。

例のシナリオ

あなたと5人の同僚がマーケティング戦略文書に取り組んでいるとします。この文書には、さまざまな戦略を説明する複雑な数式、グラフ、テキストボックスが多数含まれています。「変更の追跡」を有効にすると、次のように管理します:

• 販売予測モデルに誰が変更を加えたかを確認し、その入力が正確かどうかを評価してから変更を承認します。
• 図表データ系列を誰が変更したかを確認し、現在のデータセットと一致していることを確認します。
• 文書全体での一貫性と文法の正確さを確保するために、テキストボックスの説明の変更を確認します。

ドキュメント内の競合やエラーを回避し、データの整合性を保護し、すべての入力が慎重に評価されるよう常に変更を監視します。

ワークブックの保護

変更の追跡に直接関連しているわけではありませんが、ワークシート内の機密データにセキュリティを適用することは賢明です。次の方法で行うことができます:

1. レビュータブをクリックします。
2. シートの保護またはワークブックの保護オプションを選択し、必要に応じてパスワードを設定します。

共有環境では特に、これによりセキュリティがもう一層追加され、データの無断変更を防止できます。

保存設定とバックアップの処理

追跡された変更を保護するために、追跡を有効にした状態でワークブックを常に保存してください。ワークブックを閉じると、Excelは変更を保存するよう促します。作業を定期的に保存し、多くの変更を伴うバージョンを常に作成することにはデメリットがあるため、バックアップコピーを保持することを検討してください。

実用的な考慮事項

'変更の追跡'を実装することがすべてのExcelプロジェクトに対して必ずしも適切であるとは限りません。これは、共有ワークブック機能によって導入される制約のためです。特に、大規模なデータセットや複雑なタスクを扱う場合、同時に使用するユーザーの数を制限し、ワークブックの使用に関する明確なコミュニケーションを確保することが重要です。

コラボレーションの必要性とデータの信頼性を常にバランスします。生産性の期待に応えられない制限があると感じた場合は、他のコラボレーションツールを検討してください。

結論

Excel 2016での変更の追跡とレビューは、共同プロジェクトを管理し重要なデータへのすべての編集を十分に文書化し適切に評価するための不可欠なツールです。説明された手順に従うことで、修正を効果的に監視し、必要に応じてそれらを承認または拒否し、Excelワークブックの高い正確さと整合性を維持することができます。

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