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Excel 2016 में परिवर्तनों को ट्रैक और समीक्षा कैसे करें
संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 2 सप्ताह पहले
Microsoft Excel 2016 में "ट्रैक चेंजेस" नामक एक सुविधा उपलब्ध है जो बहुत उपयोगी है जब आप एक ही दस्तावेज़ पर कई उपयोगकर्ताओं के साथ काम कर रहे हों या जब आपको समय के साथ परिवर्तनों की निगरानी करने की आवश्यकता हो। यह सुविधा वर्कबुक सहयोग उपकरणों का हिस्सा है और विशेष रूप से ऑडिटिंग चरणों में सहायक होती है। आइए इस सुविधा का अधिकतम उपयोग कैसे करें इस पर गहराई से नजर डालते हैं।
'ट्रैक चेंजेस' को समझना
'ट्रैक चेंजेस' सुविधा वर्कबुक की सामग्री में किए गए परिवर्तनों का रिकॉर्ड रखती है। यह कई स्थितियों में लाभदायक साबित हो सकता है, जैसे कि टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करना या आपके काम की प्रगति की समीक्षा करना। जब यह मोड चालू होता है, तो Excel अन्य लोगों द्वारा किए गए किसी भी संपादन को उपयोगकर्ता का नाम, समय स्टाम्प और परिवर्तनों के विवरण के साथ चिह्नित करता है। यह सभी को यह देखने की अनुमति देता है कि क्या बदला गया है, किसने बदला है, और कब बदला गया है।
समझने के लिए, मान लें कि आप एक वित्तीय टीम का हिस्सा हैं जो एक त्रैमासिक रिपोर्ट पर काम कर रही है। आपके टीम के सदस्य इसे अंतिम रूप देने से पहले बजट अनुमानों और पूर्वानुमानों में कई संपादन कर सकते हैं। 'ट्रैक चेंजेस' का उपयोग करके, आपके पास सभी संशोधनों का एक व्यापक लॉग होगा, और आप निर्णय ले सकते हैं कि किन परिवर्तनों को स्वीकार करना है या अस्वीकार करना है।
ट्रैक चेंजेस को सक्षम करें
Microsoft Excel 2016 में 'ट्रैक चेंजेस' सुविधा को सक्षम करने के लिए यहां एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है:
- उस वर्कबुक को खोलें जिस पर आप परिवर्तनों को ट्रैक करना चाहते हैं।
- रिबन में रिव्यू टैब पर क्लिक करें।
- 'चेंजेस' समूह में, ट्रैक चेंजेस कमांड बटन देखें। उस पर क्लिक करें, फिर ड्रॉपडाउन मेनू से हाइलाइट चेंजेस चुनें।
- यह 'हाइलाइट चेंजेस' संवाद बॉक्स खोल देगा। "संपादन करते समय परिवर्तनों को ट्रैक करें। यह भी आपके वर्कबुक को साझा करता है।" कहने वाले चेकबॉक्स का चयन करें।
- यहां से, आप परिवर्तनों को ट्रैक करने की शर्तें सेट कर सकते हैं:
- कब: आप चुन सकते हैं कि वर्कबुक के अंतिम बार सेव होने से या किसी विशेष तिथि के बाद से परिवर्तनों को हाइलाइट करें।
- कौन: सबके द्वारा किए गए परिवर्तनों को देखें या केवल विशिष्ट उपयोगकर्ताओं को चुनें।
- कहां: ट्रैक करने के लिए कुछ निश्चित सेल या पूरी शीट निर्दिष्ट करें।
- अगर आप चाहते हैं कि परिवर्तन होते समय दिखाई दें तो "स्क्रीन पर परिवर्तनों को हाइलाइट करें" बॉक्स को चेक करें।
- ट्रैकिंग को सक्रिय करने के लिए ओके पर क्लिक करें।
जब आप ट्रैक चेंजेस को सक्षम करते हैं, तो Excel आपके वर्कबुक को एक साझा वर्कबुक के रूप में सहेजेगा, जिसका अर्थ है कि यदि आप बड़े डाटा के साथ काम कर रहे हैं तो यह थोड़ा धीमा हो सकता है, लेकिन फिर भी ट्रैकिंग और सहयोग के लिए कार्यात्मक रहेगा।
परिवर्तनों की समीक्षा
ट्रैकिंग सक्षम होने के बाद, वर्कशीट में किए गए सभी परिवर्तन रिकॉर्ड किए जाएंगे। इन परिवर्तनों की समीक्षा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- रिबन पर रिव्यू टैब पर लौटें।
- 'चेंजेस' समूह में, ट्रैक चेंजेस का चयन करें, और फिर स्वीकार/अस्वीकार परिवर्तन पर क्लिक करें।
- 'स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए परिवर्तन चुनें' संवाद बॉक्स दिखाई देगा जिसमें हाइलाइट चेंजेस संवाद के समान फ़िल्टरिंग विकल्प होंगे। अपनी शर्तें सेट करें और ओके पर क्लिक करें।
- प्रत्येक परिवर्तन देखें; आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं, या 'सभी स्वीकार करें' या 'सभी अस्वीकार करें' विकल्प चुनकर अपने निर्णय को एक बार में सभी पर लागू कर सकते हैं।
परिवर्तनों की समीक्षा और उन्हें स्वीकार या अस्वीकार करके, आप नियंत्रण बनाए रख सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि वर्कबुक में केवल उचित संशोधन लागू किए गए हैं।
एक साझा वर्कबुक में ट्रैकिंग और समीक्षा
'ट्रैक चेंजेस' को सक्षम करने से एक सामान्य वर्कबुक एक साझा वर्कबुक में बदल जाएगी। साझा वर्कबुक में, कई उपयोगकर्ता एक साथ काम कर सकते हैं, जो सहयोगी प्रयासों के लिए शानदार है। ध्यान रखें कि साझा फाइलों में कुछ सीमाएं होती हैं, जैसे टेबल्स या कुछ फॉर्मेटिंग सुविधाओं का उपयोग नहीं कर पाना।
जब आप अपने वर्कबुक को साझा करते हैं, तो हमेशा सुनिश्चित करें कि सभी उपयोगकर्ता अपनी परिवर्तनों को उचित रूप से सहेजने की आवश्यकता को समझें, क्योंकि डेटा की अखंडता बनाए रखने के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि परिवर्तन प्रभावी रूप se रिकॉर्ड हो, यह महत्वपूर्ण है।
उदाहरण परिदृश्य
मान लें कि आप और आपके पांच सहयोगी एक विपणन रणनीति दस्तावेज़ पर काम कर रहे हैं। इस दस्तावेज़ में विभिन्न रणनीतियों को चित्रित करने वाले कई जटिल सूत्र, चार्ट और टेक्स्ट बॉक्स शामिल हैं। 'ट्रैक चेंजेस' को सक्षम करते हुए, आप इसे इस तरह प्रबंधित करेंगे:
- बिक्री प्रक्षेपण मॉडल में किए गए परिवर्तनों का पता लगाएं और परिवर्तन स्वीकार करने से पहले यह आकलन करें कि इनपुट सटीक है या नहीं।
- चार्ट डेटा श्रृंखला को किसने संशोधित किया है, यह पता लगाएँ और सुनिश्चित करें कि आपके वर्तमान डेटा सेट के साथ ग्राफ़ संगत हैं।
- दस्तावेज़ में संगति और सही व्याकरण सुनिश्चित करने के लिए टेक्स्ट बॉक्स विवरण में परिवर्तनों की समीक्षा करें।
दस्तावेज़ में संघर्षों या त्रुटियों से बचने के लिए परिवर्तनों की लगातार निगरानी करें, डेटा अखंडता की रक्षा करें और सुनिश्चित करें कि सभी इनपुट का गंभीरता से मूल्यांकन किया गया है।
वर्कबुक की सुरक्षा
हालांकि यह सीधे तौर पर परिवर्तनों को ट्रैक करने से संबंधित नहीं है, लेकिन आपके कार्यपत्रक के भीतर संवेदनशील डेटा को सुरक्षित करने के लिए सुरक्षा लगाने की सिफारिश की जाती है, जिसे निम्नलिखित तरीकों से किया जा सकता है:
- रिव्यू टैब पर क्लिक करें।
- शीट की सुरक्षा करें या वर्कबुक को सुरक्षित करें विकल्प चुनें, और यदि वांछित हो तो कोई पासवर्ड सेट करें।
यह साझा वातावरण में विशेष रूप से एक अतिरिक्त सुरक्षा परत जोड़ता है और आपके डेटा में अनधिकृत परिवर्तनों को रोकता है।
सहेजे गए सेटिंग्स और बैकअप के साथ काम करना
ट्रैक किए गए परिवर्तनों को सुरक्षित रखने के लिए, हमेशा अपने वर्कबुक को ट्रैकिंग सक्षम के साथ सहेजें। यदि वर्कबुक बंद किया जा रहा है, तो Excel आपको परिवर्तनों को सहेजने की याद दिलाएगा। अपने कार्य को नियमित रूप से सहेजें और डेटा हानि से बचने के लिए बैकअप प्रतियों को रखने पर विचार करें, क्योंकि बड़ी मात्रा में परिवर्तनों के साथ लगातार संस्करण बनाना इसके कुछ नुकसान हो सकते हैं।
व्यावहारिक विचार
'ट्रैक चेंजेस' को लागू करना, साझा वर्कबुक कार्यक्षमता द्वारा की गई बाधाओं के कारण सभी Excel परियोजनाओं के लिए स्वाभाविक रूप से उपयुक्त नहीं हो सकता है। विशेष रूप से बड़ी डेटा सेट या जटिल कार्यों से निपटने के समय, यह महत्वपूर्ण है कि आप एक साथ उपयोगकर्ताओं की संख्या को सीमित करें और वर्कबुक के उपयोग के बारे में स्पष्ट संवाद बनाए रखें।
हमेशा सहयोग और डेटा विश्वसनीयता की आवश्यकता के बीच संतुलन बनाए रखें। यदि आपको अपनी उत्पादकता की अपेक्षाओं को पूरा करने में सीमाएं मिलती हैं, तो अन्य सहयोगी उपकरणों पर विचार करें।
निष्कर्ष
Excel 2016 में परिवर्तनों को ट्रैक और समीक्षा करना सहयोगी परियोजनाओं का प्रबंधन करने और यह सुनिश्चित करने के लिए एक अनिवार्य उपकरण है कि महत्वपूर्ण डेटा के सभी संपादन अच्छी तरह से प्रलेखित और उचित रूप से मूल्यांकित हों। वर्णित चरणों का पालन करके, आप प्रभावी रूप से संशोधनों का निरीक्षण कर पाएंगे, आवश्यकतानुसार उन्हें स्वीकार או अस्वीकार कर पाएंगे, और अपने Excel वर्कबुक में उच्च स्तर की सटीकता और अखंडता बनाए रख पाएंगे।
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