Cómo rastrear y revisar cambios en Excel 2016

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Hay una función disponible en Microsoft Excel 2016 llamada "Control de cambios" que es muy útil cuando trabajas con múltiples usuarios en el mismo documento o cuando necesitas monitorear cambios a lo largo del tiempo. Esta función es parte de las herramientas de colaboración del libro de trabajo y es especialmente útil en las etapas de auditoría. Veamos más de cerca cómo puedes utilizar esta función al máximo.

Entendiendo 'control de cambios'

La función 'Control de Cambios' mantiene un registro de los cambios realizados en el contenido de un libro de trabajo. Esto puede ser beneficioso en muchas situaciones, como al colaborar con miembros del equipo o al revisar el progreso de tu trabajo. Cuando este modo está activado, Excel marca cualquier modificación realizada por otras personas con el nombre del usuario, la fecha y hora, y la descripción de los cambios. Esto permite a todos ver qué ha cambiado, quién lo cambió y cuándo se cambió.

Para entender mejor, supongamos que formas parte de un equipo financiero que trabaja en un informe trimestral. Los miembros de tu equipo pueden realizar múltiples ediciones en estimaciones de presupuesto y previsiones antes de finalizarlo. Usando 'Control de Cambios', tendrás un registro completo de todas las revisiones y podrás decidir qué cambios aceptar o rechazar.

Activar el control de cambios

Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo activar la función 'Control de Cambios' en Microsoft Excel 2016:

1. Abre el libro de trabajo en el que quieres rastrear cambios.
2. Haz clic en la pestaña Revisión en la cinta.
3. En el grupo 'Cambios', busca el botón de comando Control de Cambios. Haz clic en él y luego elige Resaltar Cambios del menú desplegable.
4. Esto abrirá el cuadro de diálogo 'Resaltar Cambios'. Selecciona la casilla que dice "Rastrear cambios mientras se edita. Esto también comparte tu libro de trabajo."
5. Desde aquí, puedes establecer condiciones para rastrear cambios:
   • Cuándo: Puedes elegir resaltar cambios desde la última vez que se guardó el libro de trabajo o desde una fecha específica.
   • Quién: Elige ver cambios realizados por todos o solo por usuarios específicos.
   • Dónde: Especifica ciertas celdas o toda la hoja para ser rastreada.
6. Marca la casilla "Resaltar cambios en pantalla" si deseas ver los cambios a medida que ocurren.
7. Haz clic en OK para activar el seguimiento.

Cuando activas el Control de Cambios, Excel guardará tu libro de trabajo como un libro de trabajo compartido, lo que significa que podría ser un poco más lento si estás trabajando con datos grandes, pero aún será funcional para rastrear y colaborar.

Revisión de cambios

Después de que el rastreo esté habilitado, todos los cambios realizados en la hoja de trabajo serán registrados. Para revisar estos cambios, sigue los pasos a continuación:

1. Regresa a la pestaña Revisión en la cinta.
2. En el grupo 'Cambios', selecciona Control de Cambios y luego haz clic en Aceptar/Rechazar Cambios.
3. Aparecerá el cuadro de diálogo 'Elegir cambios para aceptar o rechazar' con opciones de filtrado que son las mismas que en el cuadro de diálogo Resaltar cambios. Establece tus criterios y haz clic en OK.
4. Observa cada cambio; puedes aceptarlos o rechazarlos individualmente, o aplicar tu decisión a todos de una vez eligiendo la opción 'Aceptar Todo' o 'Rechazar Todo'.

Al revisar cambios y aceptarlos o rechazarlos, puedes mantener el control y asegurarte de que solo se apliquen modificaciones apropiadas al libro de trabajo.

Rastrear y revisar en un libro de trabajo compartido

Activar 'Control de Cambios' convertirá un libro de trabajo normal en un libro de trabajo compartido. En libros de trabajo compartidos, varios usuarios pueden trabajar al mismo tiempo, lo cual es excelente para esfuerzos colaborativos. Ten en cuenta que los archivos compartidos tienen algunas limitaciones, como no poder utilizar tablas o ciertas funciones de formato.

Cuando compartas tu libro de trabajo, siempre asegúrate de que todos los usuarios comprendan la necesidad de guardar correctamente sus cambios, ya que esto es importante para mantener la integridad de los datos y asegurar que los cambios se registren efectivamente.

Escenario de ejemplo

Supongamos que tú y cinco colegas están trabajando en un documento de estrategia de marketing. Este documento contiene muchas fórmulas complejas, gráficos y cuadros de texto que describen diferentes estrategias. Con 'Control de Cambios' activado, lo gestionarías de la siguiente manera:

• Averigua quién hizo cambios en el modelo de proyecciones de ventas y evalúa si la entrada es precisa antes de aceptar los cambios.
• Averigua quién modificó la serie de datos del gráfico y asegúrate de que los gráficos sean consistentes con el conjunto de datos actual.
• Revisa los cambios en las descripciones de los cuadros de texto para asegurar la coherencia y la correcta gramática en todo el documento.

Monitorea continuamente los cambios para evitar conflictos o errores en el documento, protege la integridad de los datos y asegura que todas las entradas sean evaluadas críticamente.

Protección de libros de trabajo

Aunque no está directamente relacionado con el control de cambios, es recomendable aplicar seguridad a los datos sensibles dentro de tu hoja de cálculo, lo cual se puede hacer de la siguiente manera:

1. Haz clic en la pestaña Revisión.
2. Elige la opción para Proteger Hoja o Proteger Libro y establece cualquier contraseña si lo deseas.

Esto agrega otra capa de seguridad, especialmente en entornos compartidos, y previene cambios no autorizados en tus datos.

Manejo de configuraciones guardadas y copias de seguridad

Para proteger los cambios rastreados, siempre guarda tu libro de trabajo con el rastreo habilitado. Si se está cerrando el libro de trabajo, Excel te pedirá que guardes los cambios. Guarda tu trabajo regularmente y considera mantener copias de seguridad para evitar la pérdida de datos, ya que crear constantemente versiones con una gran cantidad de cambios tiene sus desventajas.

Consideraciones prácticas

Implementar el 'Control de Cambios' puede no ser inherentemente adecuado para todos los proyectos de Excel, debido a las restricciones introducidas por la funcionalidad de libro de trabajo compartido. Especialmente cuando se trata de conjuntos de datos grandes o tareas complejas, es importante limitar el número de usuarios simultáneos y asegurar una comunicación clara sobre el uso del libro de trabajo.

Siempre equilibra la necesidad de colaboración con la confiabilidad de los datos. Si encuentras limitaciones para cumplir con tus expectativas de productividad, considera otras herramientas de colaboración.

Conclusión

Rastrear y revisar cambios en Excel 2016 es una herramienta indispensable para gestionar proyectos colaborativos y asegurar que todas las ediciones de datos importantes estén bien documentadas y adecuadamente evaluadas. Siguiendo los pasos descritos, podrás monitorear efectivamente las revisiones, aceptarlas o rechazarlas según sea necesario, y mantener un alto nivel de precisión e integridad en tus libros de trabajo de Excel.

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