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मैको के लिए एक्सेल में डेटा को कैसे सॉर्ट करें
संपादित 18 घंटे पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 18 घंटे पहले
मैको के लिए एक्सेल में डेटा को सॉर्ट करना एक आवश्यक कौशल है जो डेटा को एक सार्थक क्रम में व्यवस्थित करने में मदद करता है। सॉर्टिंग से डेटा को खोजना, विश्लेषण करना और प्रदर्शित करना आसान हो जाता है। चाहे आप नामों, संख्याओं, या तारीखों की सूची सॉर्ट कर रहे हों, यह आपके कार्य को सरल बना सकता है और महत्वपूर्ण जानकारी निकालने में आसान बना सकता है। इस गाइड में, हम मैको के लिए एक्सेल में डेटा सॉर्ट करने के संबंध में जानने के लिए आवश्यक सभी चीजों को कवर करेंगे, जो एक्सेल में किसी भी स्तर के विशेषज्ञता के उपयोगकर्ताओं के लिए है।
सॉर्टिंग के मूल बातें समझना
अधिक जटिल कार्यों में गहराई से जाने से पहले, यह महत्वपूर्ण है कि मैको के लिए एक्सेल की मूल सॉर्टिंग कार्यक्षमताओं को समझना आवश्यक है। सॉर्टिंग आरोही या अवरोही क्रम में की जा सकती है, और इसे एकल कॉलम या कई कॉलम पर किया जा सकता है।
1. आरोही क्रम: इसका मतलब है डेटा को छोटे से बड़े या ए से जेड तक क्रम में व्यवस्थित करना। संख्याओं के लिए, इसका मतलब निम्नतम मूल्य से उच्चतम मूल्य तक सॉर्ट करना है।
2. अवरोही क्रम: यह आरोही क्रम का विपरीत है। यह डेटा को बड़े से छोटे या जेड से ए तक व्यवस्थित करता है। संख्याओं के लिए, यह उच्चतम मूल्य से निम्नतम मूल्य तक सॉर्ट करता है।
एकल कॉलम सॉर्टिंग
एकल कॉलम को सॉर्ट करना एक सामान्य आवश्यकता है, और मैको के लिए एक्सेल इसे काफी सरल बना देता है। यहाँ एक चरण-दर-चरण गाइड है:
- अपने मैक के लिए एक्सेल खोलें और स्प्रेडशीट को लोड करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
- जिस कॉलम को आप सॉर्ट करना चाहते हैं, उसमें किसी भी सेल पर क्लिक करें।
- ऊपर मेनू बार पर जाएं और “डेटा” पर क्लिक करें ताकि डेटा मेनू खुल सके।
- आप देखेंगे कि "सॉर्ट आरोही" (AZ) और "सॉर्ट अवरोही" (ZA) नामक विकल्प हैं। अपने सॉर्टिंग की आवश्यकता के अनुसार चुनें।
एक बार जब आप "सॉर्ट आरोही" या "सॉर्ट अवरोही" चुनते हैं, तो एक्सेल पूरे कॉलम में डेटा को चुने गए क्रम में व्यवस्थित कर देगा। यदि आपके डेटा के पास सहवर्ती कॉलम हैं, तो एक्सेल यह मानेगा कि उस पंक्ति के सभी डेटा एक रिकॉर्ड का हिस्सा हैं, और इसे सभी पंक्तियों को उसी अनुसार व्यवस्थित करेगा।
एकल कॉलम सॉर्टिंग का उदाहरण
मान लें कि आपके पास कॉलम A में नामों की सूची है:
- जॉन
- एलिस
- जेन
- मेरी
यदि आप इन नामों को आरोही क्रम में सॉर्ट करना चाहते हैं, तो आपको उपर्युक्त दिए गए चरणों का पालन करना होगा। सॉर्ट की गई सूची कुछ इस प्रकार होगी:
- एलिस
- जॉन
- मेरी
- जेन
कई कॉलम सॉर्टिंग
जब आप कई कॉलमों के साथ एक बड़ा डेटा सेट कर रहे हैं, तो आपको डेटा को एक से अधिक कॉलम द्वारा सॉर्ट करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास छात्र के नाम, ग्रेड, और आयु के साथ एक डेटा सेट है, तो आप पहले ग्रेड और फिर आयु द्वारा छात्रों को सॉर्ट कर सकते हैं।
कई कॉलम सॉर्ट करने के चरण
- डेटा की पूरी श्रृंखला चुनें, जिसमें वे कॉलम शामिल हों जिन्हें आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
- एक्सेल के शीर्ष पर "डेटा" मेनू पर जाएं।
- "सॉर्ट" चुनें। यह विकल्प एक संवाद बॉक्स खोलता है जहां आप कस्टम सॉर्ट नियम बना सकते हैं।
- “सॉर्ट” संवाद बॉक्स में, आप देखेंगे कि किन कॉलमों द्वारा सॉर्ट करना है, इसे निर्दिष्ट करने के विकल्प हैं। अपना प्राथमिक कॉलम चुनें। यदि ग्रेड द्वारा सॉर्ट कर रहे हैं, तो “ग्रेड” चुनें।
- क्रम सेट करें। "AZ" सेट करें आरोही के लिए या "ZA" अवरोही के लिए, फिर ओके पर क्लिक करें।
- किसी अन्य कॉलम द्वारा सॉर्ट करने के लिए, "लेवल जोड़ें" पर क्लिक करें और उस दूसरे कॉलम को चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, "आयु")।
कई कॉलम सॉर्टिंग का उदाहरण
कल्पना कीजिए कि आपके पास निम्नलिखित तालिका है:
| नाम | ग्रेड | आयु | , |जॉन |बी |16 | |एलिस |ए |15 | |जेन |बी |17 | |मेरी |सी |16 |
आप छात्रों को ग्रेड द्वारा और फिर आयु द्वारा सॉर्ट करना चाहते हैं। उपर्युक्त चरणों के अनुसार इसे सॉर्ट करने पर, परिणामी तालिका कुछ इस प्रकार दिखेगी:
| नाम | ग्रेड | आयु | , |एलिस |ए |15 | |जॉन |बी |16 | |जेन |बी |17 | |मेरी |सी |16 |
उन्नत सॉर्टिंग विकल्प
मैको के लिए एक्सेल भी उन्नत सॉर्टिंग विकल्प प्रदान करता है जो कि सॉर्ट संवाद बॉक्स से एक्सेस किया जा सकता है। यह विशेष रूप से जटिल डेटा सेट्स के साथ निपटने के दौरान उपयोगी है।
कस्टम सूचियों के साथ सॉर्टिंग
कस्टम सूचियाँ आपको उन डेटा को सॉर्ट करने देती हैं जो सामान्य वर्णानुक्रम या संख्यात्मक पैटर्न में फिट नहीं होती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास सप्ताह के दिनों का कॉलम है ("सोमवार," "मंगलवार," आदि), और आप उन्हें वर्णानुक्रमिक के बजाय सप्ताह द्वारा सॉर्ट करना चाहते हैं।
- उन कोशिकाओं की श्रेणी चुनें जिनके साथ आप काम कर रहे हैं।
- "डेटा" पर जाएं और "सॉर्ट" चुनें।
- सॉर्ट संवाद बॉक्स में, "क्रम" चुनें और "कस्टम सूची" चुनें।
- "नई सूची" चुनें और अपने कस्टम क्रम को दर्ज करें (जैसे, सोमवार, मंगलवार, ..., रविवार) और "जोड़ें" पर क्लिक करें।
- आपका डेटा अब कस्टम सूची क्रम के अनुसार सॉर्ट हो जाएगा।
सेल रंग के साथ सॉर्टिंग
सेल रंगों का उपयोग करके डेटा को सॉर्ट करना डेटा का बेहतर विश्लेषण करने में मदद कर सकता है। आप इसे कैसे कर सकते हैं:
- "डेटा" मेनू के माध्यम से सॉर्ट संवाद बॉक्स खोलें।
- "सॉर्ट ऑन" के अंतर्गत, मान के बजाय "सेल रंग" चुनें।
- "क्रम" के अंतर्गत ड्रॉपडाउन पर क्लिक करके रंग क्रम चुनें।
सेल रंगों का उपयोग कर सॉर्टिंग का उदाहरण
कार्य मॉनिटर (लाल अत्यावश्यक के लिए, पीला माध्यम के लिए, हरा पूर्ण के लिए) की सूची पर विचार करें। रंग द्वारा सॉर्टिंग प्राथमिकताओं के लिए तुरंत दृश्य संकेत देती है।
सॉर्टिंग करते समय ध्यान रखने योग्य बातें
सॉर्टिंग एक शक्तिशाली उपकरण है, लेकिन इसे सावधानी से उपयोग करना चाहिए। यदि डेटा कई कॉलमों में फैला हुआ है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि आप पूरे डेटा सेट का चयन कर रहे हैं। यहां आपको ध्यान रखना चाहिए:
- यदि सारा डेटा नहीं चुना जाता है, तो सॉर्ट फ़ंक्शन पंक्ति की समग्रता को तोड़ सकता है, जिससे डेटा का असंतुलन हो सकता है।
- छुपे हुए कॉलम या पंक्तियों की जांच करें क्योंकि वे बाकी डेटा के साथ सही ढंग से सॉर्ट नहीं किए जा सकते हैं।
- ध्यान रखें कि सॉर्टing डेटा सेट को बदलता है, इसलिए यह मूल डेटा की एक प्रति रखना उपयोगी हो सकता है।
सॉर्टिंग से संबंधित सामान्य समस्याओं का समाधान
कभी-कभी एक्सेल में सॉर्टिंग अपेक्षित रूप से काम नहीं करती है। यहां कुछ सामान्य समस्याओं के समाधान हैं:
- डेटा अपेक्षित रूप से सॉर्ट नहीं हो रहा: सुनिश्चित करें कि आपने सही या संपूर्ण सीमा का चयन किया है और दृश्यता को प्रभावित करने वाले किसी भी पर्यवतिनी को अनफ़्रीज़ करें।
- केस-संवेदी सॉर्ट: डिफ़ॉल्ट रूप से एक्सेल केस-संवेदी रूप से सॉर्ट करता है। आपको सॉर्ट विकल्प में केस-संवेदी सॉर्ट के लिए सेटिंग्स समायोजित करनी होगी।
- खाली सेल्स द्वारा सॉर्ट क्रम को प्रभावित करना: डेटा के अंत में खाली पंक्तियों को स्थानांतरित करें; एक्सेल सॉर्टिंग के दौरान खाली सेल्स को असंगत मान सकता है।
मैको के लिए एक्सेल में डेटा सॉर्टिंग से अव्यवस्थित डेटा को एक साफ-सुथरे संरचना में बदल सकते हैं जो समझने में आसान और तेज है। साधारण या उन्नत सॉर्टिंग में महारत हासिल करके - उपयोगकर्ता सूचना प्राप्त कर सकते हैं और निरंतर रिकॉर्ड बनाए रख सकते हैं। सॉर्टिंग की कुशलता समय के साथ विकसित की जा सकती है, और एक बार समझ में आने के बाद, यह एक्सेल में डेटा प्रबंधन का एक सहज हिस्सा बन जाती है।
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