如何在Excel 2016中共享工作簿

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Excel 2016具有多种功能，允许用户与他人共享并协作处理工作簿。Excel中的工作簿共享允许多个用户同时查看、修改和贡献相同的文档。在团队环境中，协作是必不可少的，这一点尤为有用。在这个详细的指南中，我们将探讨如何在Excel 2016中启用工作簿共享、有效协作以及管理多位用户所做的更改。我们将逐步完成此过程，并包含示例以帮助您清楚理解每个部分。

启用工作簿共享

在多位用户可以同时处理Excel工作簿之前，您必须启用工作簿共享。默认情况下，Excel工作簿不共享，这意味着在任何给定时间只有一人可以修改内容。通过启用共享，您允许同时进行编辑和修改。以下是在Excel 2016中启用共享的方法：

• 打开您的Excel工作簿：首先，打开您要共享的Excel工作簿。
• 转到“审阅”选项卡：在Excel功能区中，单击“审阅”选项卡。此选项卡包含与审阅和协作相关的工具。
• 单击“共享工作簿”：进入“审阅”选项卡后，单击“更改”组中的“共享工作簿”按钮。这将打开一个对话框，包含工作簿共享的各种设置。
• 启用共享：在出现的“共享工作簿”对话框中，勾选“允许多用户同时进行更改”选项。这是允许多人同时编辑工作簿的主要设置。
• 高级设置：您可以单击“共享工作簿”对话框中的“高级”选项卡来配置其他设置，例如更改的跟踪和协调方法。
• 保存工作簿：启用共享并配置任何必要设置后，单击“确定”以保存更改。启用共享后，您可能会收到保存文档的提示。确保保存工作簿以应用新设置。

完成这些步骤后，您的工作簿现已共享，多个用户可以开始同时对其进行操作。用户可以打开工作簿并进行更改，这将对其他同样打开工作簿的用户可见。

与他人协作

在共享工作簿中进行协作是启用工作簿共享的主要目的。以下是一些可以在Excel 2016中有效协作的提示和功能：

• 跟踪更改：您可以跟踪不同用户对工作簿所做的更改。为此，单击“审阅”选项卡中的“跟踪更改”按钮并选择“突出显示更改”。此功能允许您查看已经进行的修改以及由谁进行。
• 评论：用户可以向单元格添加批注以提供反馈、问题或澄清。要添加批注，只需右键单击一个单元格并选择“插入批注”。
• 解决冲突：如果两位用户尝试同时编辑同一个单元格，可能会出现冲突。Excel提供一个对话框，帮助您解决这些冲突，使您可以选择保留哪些更改。
• 查看更改：您可以通过“审阅” > “跟踪更改” > “在新表中列出更改”来查看所有更改的列表。这将在一个单独的工作表中显示所有更改。

共享工作簿的关键考虑因素

共享工作簿时，需要注意一些关键事项以确保顺利协作：

• 兼容性：并非所有Excel功能都支持在共享工作簿中使用。一些功能，例如Excel表格、数据验证和条件格式，在共享工作簿中可能会有所不同。评估您的工作簿以确保兼容性。
• 性能：共享工作簿的大小和复杂性可能会影响性能。考虑将大型工作簿拆分为较小文件以提高效率。
• 备份：始终保留原始工作簿的备份，以防在多人同时编辑时出现错误或问题。
• 限制同时使用的用户数量：虽然Excel允许多人同时编辑工作簿，但过多的用户可能会导致冲突和性能问题。限制同时编辑者的数量以保持最佳性能。

共享工作簿场景的示例

让我们来看看在不同场景中工作簿共享如何有用的例子：

团队预算规划

假设财务团队正在规划年度预算。团队成员负责不同的部分，包括销售、市场营销和运营。通过共享工作簿，每位成员都可以对其部分的数据进行贡献。例如，销售团队的成员可以更新预期的收入数字，而运营团队的成员可以输入与生产相关的成本。

项目时间表管理

在项目时间表中，许多利益相关者需要提供更新。通过打开共享工作簿，项目团队成员可以调整日期、更新里程碑或向时间表添加可交付成果。这种协作方法确保时间表是最新的，并且所有团队成员都可以访问。

库存跟踪

库存系统可能要求仓库经理更新库存物品的数量。共享工作簿允许他们实时输入更新的数字，确保所有数字反映当前库存水平。

监控和审查更改

监控和审查工作簿的更改是管理共享文档的重要组成部分。以下是如何有效地执行此操作：

• 使用更改历史记录：Excel维护一个更改历史记录，您可以查看以了解随时间所做的编辑。您可以通过“审阅” > “跟踪更改” > “突出显示更改”来访问此功能。
• 接受或拒绝更改：更改完成后，您可以审查它们并决定接受或拒绝哪些更改。此功能位于相同的“跟踪更改”菜单中。
• 设置审查日期：如果您对特定时间范围内的更改感兴趣，可以在突出显示更改时设置“时间”选项，使您能够专注于特定期间内所做的编辑。

共享工作簿的最佳实践

为确保成功协作，请在分享Excel工作簿时考虑以下最佳实践：

• 明确定义访问级别：明确定义用户的角色和权限，确保只有需要编辑权限的人员才能访问。使用共享文件夹权限来管理这一点。
• 与团队沟通：定期与团队沟通关于更改和更新的信息，以防止混淆，确保每个人都在同一页面上。
• 使用OneDrive或SharePoint：尽可能使用OneDrive或SharePoint保存并共享您的工作簿，因为这些平台提供额外的协作和版本控制工具。
• 避免同时进行结构更改：为了防止冲突，请与您的团队协调，以确保对工作簿的结构更改（如添加或删除工作表）仅由一个人同时进行。

结束工作簿共享

如果您想停止共享工作簿，可以通过逆转启用共享的过程来实现。只需返回“共享工作簿”对话框，取消勾选允许同时编辑的选项，并保存文档。当您结束共享时，其他人未保存的更改将会丢失，因此请确保与所有相关人员协调。

总之，在Excel 2016中分享工作簿可以显著提高团队的协作和生产力。通过遵循本指南中概述的步骤和最佳实践，您可以有效地共享工作簿并轻松管理协作项目。请始终记得监控更改并与同事保持沟通，以确保操作顺利。

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