Как делиться книгой в Excel 2016

Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelРабочая тетрадьОбменСотрудничествоКомандаЭлектронная таблицаWindowsMacОблакоПродуктивность

Excel 2016 предоставляет несколько функций, позволяющих пользователям делиться и сотрудничать над книгами с другими. Совместное использование книги в Excel позволяет нескольким пользователям одновременно просматривать, изменять и вносить вклад в один и тот же документ. Это может быть особенно полезно в командной среде, где необходимо сотрудничество. В этом подробном руководстве мы рассмотрим, как включить совместное использование книги в Excel 2016, эффективно сотрудничать и управлять изменениями, внесенными несколькими пользователями. Мы последовательно пройдем через процесс и включим примеры, чтобы помочь вам понять каждую часть.

Включение совместного использования книги

Прежде чем несколько пользователей смогут работать над книгой Excel одновременно, вы должны включить совместное использование книги. По умолчанию книги Excel не являются общими, что означает, что только один человек может изменять содержимое в любой момент времени. Включив совместное использование, вы разрешаете одновременный доступ для редактирования и внесения изменений. Вот как можно включить совместное использование в Excel 2016:

• Откройте свою книгу Excel: Сначала откройте книгу Excel, которую вы хотите сделать доступной для совместного использования.
• Перейдите на вкладку "Рецензирование": В ленте Excel нажмите вкладку "Рецензирование". Эта вкладка содержит инструменты, связанные с рецензированием и сотрудничеством.
• Нажмите "Совместное использование книги": Оказавшись на вкладке "Рецензирование", нажмите кнопку "Совместное использование книги" в группе "Изменения". Это откроет диалоговое окно с различными настройками совместного использования книги.
• Включите совместное использование: В появившемся диалоговом окне "Совместное использование книги" установите флажок "Разрешить изменения несколькими пользователями одновременно". Это основная настройка, позволяющая нескольким людям одновременно редактировать книгу.
• Дополнительные настройки: В диалоговом окне "Совместное использование книги" вы можете нажать на вкладку "Дополнительно", чтобы настроить дополнительные параметры, такие как отслеживание и согласование изменений.
• Сохраните книгу: После включения совместного использования и настройки необходимых параметров нажмите "ОК", чтобы сохранить изменения. Возможно, вам будет предложено сохранить документ после включения совместного использования. Обязательно сохраните книгу, чтобы применить новые настройки.

После выполнения этих шагов ваша книга теперь является общей, и несколько пользователей могут начать работать над ней одновременно. Пользователи могут открывать книгу и вносить изменения, которые будут видны другим пользователям, также открывшим книгу.

Сотрудничество с другими

Сотрудничество в общем доступе к книге является основной целью включения совместного использования. Вот несколько советов и функций, которые вы можете использовать для эффективного сотрудничества в Excel 2016:

• Отслеживание изменений: Вы можете отслеживать изменения, внесенные в книгу различными пользователями. Для этого нажмите кнопку "Отслеживание изменений" на вкладке "Рецензирование" и выберите "Выделить изменения". Эта функция позволяет вам видеть, какие изменения были внесены и кем.
• Комментарии: Пользователи могут добавлять комментарии к ячейкам, чтобы давать обратную связь, задавать вопросы или уточнять информацию. Чтобы добавить комментарий, просто щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите "Вставить комментарий".
• Разрешение конфликтов: Если два пользователя пытаются отредактировать одну и ту же ячейку одновременно, может возникнуть конфликт. Excel предоставляет диалоговое окно, которое помогает разрешать эти конфликты, позволяя выбрать, какие изменения оставить.
• Просмотр изменений: Вы можете просмотреть список всех внесенных изменений, перейдя на вкладку "Рецензирование" > "Отслеживание изменений" > "Список изменений на новом листе". Это покажет все изменения на отдельном листе.

Ключевые моменты при совместном использовании книг

При совместном использовании книг есть несколько ключевых моментов, которые нужно учитывать, чтобы обеспечить плавное сотрудничество:

• Совместимость: Не все функции Excel поддерживаются в совместно используемых книгах. Некоторые функции, такие как таблицы Excel, проверка данных и условное форматирование, могут работать по-другому в совместно используемых книгах. Оцените совместимость вашей книги.
• Производительность: Размер и сложность совместно используемых книг могут влиять на производительность. Рассмотрите возможность разделения больших книг на более мелкие файлы для повышения эффективности.
• Резервные копии: Всегда сохраняйте резервную копию вашей оригинальной книги на случай ошибок или осложнений, вызванных одновременной редакцией несколькими пользователями.
• Ограничение числа одновременных пользователей: Хотя Excel позволяет нескольким пользователям одновременно редактировать книгу, слишком много пользователей могут вызвать конфликты и проблемы с производительностью. Ограничьте количество одновременных редакторов для поддержания оптимальной производительности.

Примеры сценариев совместного использования книги

Рассмотрим некоторые примеры того, как совместное использование книги может быть полезным в различных сценариях:

Планирование бюджета команды

Предположим, финансовая команда планирует годовой бюджет. Участники команды отвечают за различные разделы, включая продажи, маркетинг и операции. Делая книгу общей, каждый участник может вносить данные, относящиеся к своей части. Например, участник команды по продажам может обновить цифры ожидаемых доходов, а участник команды по операциям — ввести затраты, связанные с производством.

Управление проектным графиком

В проектном графике многим заинтересованным сторонам необходимо вносить обновления. Открыв совместно используемую книгу, участники проектной команды могут корректировать даты, обновлять вехи или добавлять результаты в график. Такой подход к сотрудничеству обеспечивает обновление графика и доступность для всех членов команды.

Отслеживание инвентаря

Система учета может требовать, чтобы менеджер склада обновлял количество складских единиц. Совместно используемая книга позволяет им вводить обновленные данные в режиме реального времени, гарантируя, что все цифры отражают текущие уровни запасов в наличии.

Мониторинг и обзор изменений

Мониторинг и обзор изменений в книге — важная часть управления совместным документом. Вот как это сделать эффективно:

• Используйте историю изменений: Excel сохраняет историю изменений, которую вы можете просматривать, чтобы увидеть, какие редактирования были сделаны со временем. Вы можете получить доступ к этому через "Рецензирование" > "Отслеживание изменений" > "Выделить изменения".
• Принятие или отклонение изменений: После внесения изменений вы можете просмотреть их и решить, какие изменения принять или отклонить. Эта функция доступна в том же меню "Отслеживание изменений".
• Установите даты обзора: Если вас интересуют изменения в определенный временной период, вы можете установить параметр "Когда" при выделении изменений, что позволит вам сосредоточиться на редактировании, выполненном в конкретный период.

Лучшие практики для совместного использования книг

Для успешного сотрудничества рассмотрите эти лучшие практики при совместном использовании книг Excel:

• Четко определите уровни доступа: Определите четкие роли и разрешения для пользователей, гарантируя, что только те, у кого есть необходимость в редактировании, могут его выполнять. Используйте разрешения на совместный доступ к папкам для управления этим.
• Общайтесь с вашей командой: Регулярно общайтесь с вашей командой о изменениях и обновлениях, чтобы избежать путаницы и обеспечить всех на одной странице.
• Используйте OneDrive или SharePoint: По возможности сохраняйте и делитесь своей книгой с помощью OneDrive или SharePoint, так как эти платформы предоставляют дополнительные инструменты для совместной работы и управления версиями.
• Избегайте одновременных изменений структуры: Чтобы избежать конфликтов, координируйте с вашей командой, чтобы обеспечить, что структурные изменения в книге (например, добавление или удаление листов) вносятся только одним человеком за раз.

Завершение совместного использования книги

Если вы хотите прекратить совместное использование вашей книги, вы можете сделать это, отменив процесс, использованный для его инициации. Просто вернитесь в диалоговое окно "Совместное использование книги", снимите флажок, позволяющий одновременное редактирование, и сохраните документ. Несохраненные изменения другими будут потеряны при завершении совместного использования, поэтому обязательно координируйте с всеми сторонами, участвующими в процессе.

В заключение, совместное использование книг в Excel 2016 может значительно повысить сотрудничество и производительность в вашей команде. Следуя шагам и лучшим практикам, изложенным в этом руководстве, вы сможете легко и эффективно управлять совместными проектами. Всегда помните про отслеживание изменений и поддерживайте связь с вашими коллегами, чтобы обеспечить гладкую работу.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление