Como compartilhar uma pasta de trabalho no Excel 2016

Editado 2 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Excel 2016 possui vários recursos que permitem aos usuários compartilhar e colaborar em pastas de trabalho com outras pessoas. O compartilhamento de pastas de trabalho no Excel permite que vários usuários visualizem, modifiquem e contribuam para o mesmo documento simultaneamente. Isso pode ser particularmente útil em um ambiente de equipe, onde a colaboração é essencial. Neste guia detalhado, exploraremos como habilitar o compartilhamento de pastas de trabalho no Excel 2016, colaborar de forma eficaz e gerenciar as alterações feitas por vários usuários. Vamos avançar passo a passo pelo processo e incluir exemplos para ajudá-lo a entender cada parte claramente.

Habilitando o compartilhamento de pastas de trabalho

Antes que vários usuários possam trabalhar em uma pasta de trabalho do Excel simultaneamente, você deve habilitar o compartilhamento de pastas de trabalho. Por padrão, as pastas de trabalho do Excel não são compartilhadas, o que significa que apenas uma pessoa pode modificar o conteúdo em um determinado momento. Ao habilitar o compartilhamento, você permite acesso simultâneo para fins de edição e modificação. Veja como você pode habilitar o compartilhamento no Excel 2016:

• Abra sua pasta de trabalho do Excel: Primeiro, abra a pasta de trabalho do Excel que deseja compartilhar.
• Vá para a guia Revisão: Na faixa de opções do Excel, clique na guia "Revisão". Esta guia contém ferramentas relacionadas à revisão e colaboração.
• Clique em "Compartilhar Pasta de Trabalho": Uma vez que você esteja na guia Revisão, clique no botão "Compartilhar Pasta de Trabalho" no grupo Alterações. Isso abrirá uma caixa de diálogo com várias configurações para compartilhamento de pastas de trabalho.
• Habilite o compartilhamento: Na caixa de diálogo Compartilhar Pasta de Trabalho que aparece, marque a caixa que diz "Permitir alterações por vários usuários ao mesmo tempo". Esta é a configuração principal que permite que várias pessoas editem uma pasta de trabalho simultaneamente.
• Configurações avançadas: Você pode clicar na guia "Avançado" dentro da caixa de diálogo Compartilhar Pasta de Trabalho para configurar configurações adicionais, como como as alterações são rastreadas e reconciliadas.
• Salve a pasta de trabalho: Depois de habilitar o compartilhamento e configurar as configurações necessárias, clique em "OK" para salvar as alterações. Você pode ser solicitado a salvar o documento após habilitar o compartilhamento. Certifique-se de salvar a pasta de trabalho para aplicar as novas configurações.

Depois de concluir essas etapas, sua pasta de trabalho agora está compartilhada e vários usuários podem começar a trabalhar nela simultaneamente. Os usuários podem abrir a pasta de trabalho e fazer alterações, que serão visíveis para outros usuários que também tiverem a pasta de trabalho aberta.

Colaborando com outras pessoas

A colaboração em uma pasta de trabalho compartilhada é o principal objetivo de habilitar o compartilhamento de pastas de trabalho. Aqui estão algumas dicas e recursos que você pode usar para colaborar de forma eficaz no Excel 2016:

• Rastrear alterações: Você pode rastrear alterações feitas em uma pasta de trabalho por diferentes usuários. Para fazer isso, clique no botão "Rastrear Alterações" na guia "Revisão" e selecione "Destacar Alterações". Este recurso permite que você veja quais modificações foram feitas e por quem.
• Comentários: Os usuários podem adicionar comentários a células para fornecer feedback, perguntas ou esclarecimentos. Para adicionar um comentário, basta clicar com o botão direito do mouse em uma célula e selecionar "Inserir Comentário".
• Resolver conflitos: Se dois usuários tentarem editar a mesma célula ao mesmo tempo, pode surgir um conflito. O Excel fornece uma caixa de diálogo que ajuda você a resolver esses conflitos, permitindo que você escolha quais alterações manter.
• Ver alterações: Você pode ver uma lista de todas as alterações feitas indo para "Revisão" > "Rastrear Alterações" > "Listar Alterações em uma Nova Planilha". Isso mostrará todas as alterações em uma planilha separada.

Considerações importantes para o compartilhamento de pastas de trabalho

Ao compartilhar pastas de trabalho, há algumas coisas importantes a se ter em mente para garantir uma colaboração tranquila:

• Compatibilidade: Nem todos os recursos do Excel são suportados em pastas de trabalho compartilhadas. Alguns recursos, como tabelas do Excel, validação de dados e formatos condicionais, podem funcionar de maneira diferente em pastas de trabalho compartilhadas. Avalie sua pasta de trabalho para garantir a compatibilidade.
• Desempenho: O tamanho e a complexidade das pastas de trabalho compartilhadas podem afetar o desempenho. Considere dividir pastas de trabalho grandes em arquivos menores para melhorar a eficiência.
• Backups: Sempre mantenha um backup de sua pasta de trabalho original em caso de erros ou complicações causadas pela edição por vários usuários simultaneamente.
• Limite o número de usuários simultâneos: Embora o Excel permita que vários usuários editem uma pasta de trabalho simultaneamente, muitos usuários podem causar conflitos e problemas de desempenho. Limite o número de editores simultâneos para manter um desempenho ideal.

Exemplos de cenários de pastas de trabalho compartilhadas

Vamos ver alguns exemplos de como o compartilhamento de pastas de trabalho pode ser útil em diferentes cenários:

Planejamento de orçamento da equipe

Imagine que uma equipe de finanças esteja planejando o orçamento anual. Os membros da equipe são responsáveis por diferentes seções, incluindo vendas, marketing e operações. Ao compartilhar uma pasta de trabalho, cada membro pode contribuir com dados relacionados à sua seção. Por exemplo, um membro da equipe de vendas pode atualizar as expectativas de receita, enquanto um membro da equipe de operações pode inserir custos associados à produção.

Gerenciamento de cronograma de projeto

Em um cronograma de projeto, muitos stakeholders precisam fornecer atualizações. Ao abrir uma pasta de trabalho compartilhada, os membros da equipe do projeto podem ajustar datas, atualizar marcos ou adicionar entregas ao cronograma. Essa abordagem colaborativa garante que o cronograma esteja atualizado e acessível a todos os membros da equipe.

Rastreamento de inventário

O sistema de inventário pode exigir que o gerente de armazém atualize a contagem dos itens em estoque. Uma pasta de trabalho compartilhada permite que eles insiram números atualizados em tempo real, garantindo que todos os números reflitam os níveis atuais de inventário disponíveis no armazenamento.

Monitorando e revisando alterações

Monitorar e revisar as alterações em uma pasta de trabalho é uma parte importante do gerenciamento de um documento compartilhado. Veja como você pode fazer isso de forma eficaz:

• Use o histórico de alterações: O Excel mantém um histórico de alterações que você pode revisar para ver quais edições foram feitas ao longo do tempo. Você pode acessar isso em "Revisão" > "Rastrear Alterações" > "Destacar Alterações".
• Aceitar ou rejeitar alterações: Após as alterações serem feitas, você pode revisá-las e decidir quais alterações aceitar ou rejeitar. Esta funcionalidade está disponível no mesmo menu de "Rastrear Alterações".
• Definir datas de revisão: Se você estiver interessado em alterações dentro de um período de tempo específico, poderá definir a opção "Quando" ao destacar alterações, permitindo que você concentre-se nas edições feitas durante um determinado período.

Melhores práticas para compartilhar pastas de trabalho

Para garantir uma colaboração bem-sucedida, considere estas melhores práticas ao compartilhar pastas de trabalho do Excel:

• Defina claramente os níveis de acesso: Defina papéis e permissões claras para os usuários, garantindo que apenas aqueles que precisam de acesso de edição o tenham. Use permissões de pastas compartilhadas para gerenciar isso.
• Comunique-se com sua equipe: Comunique-se regularmente com sua equipe sobre alterações e atualizações para evitar confusões e garantir que todos estejam alinhados.
• Use o OneDrive ou SharePoint: Quando possível, salve e compartilhe sua pasta de trabalho usando o OneDrive ou SharePoint, pois essas plataformas fornecem ferramentas adicionais de colaboração e controle de versão.
• Evite alterações estruturais simultâneas: Para evitar conflitos, coordene com sua equipe para garantir que alterações estruturais em uma pasta de trabalho (como adicionar ou excluir planilhas) sejam feitas por apenas uma pessoa de cada vez.

O fim do compartilhamento de pastas de trabalho

Se você quiser parar de compartilhar sua pasta de trabalho, pode fazê-lo revertendo o processo que usou para iniciar o compartilhamento. Basta retornar à caixa de diálogo "Compartilhar Pasta de Trabalho", desmarcar a caixa que permite a edição simultânea e salvar o documento. Alterações não salvas por outros serão perdidas quando você finalizar o compartilhamento, então certifique-se de coordenar com todas as partes envolvidas.

Em conclusão, compartilhar pastas de trabalho no Excel 2016 pode aumentar significativamente a colaboração e a produtividade dentro de sua equipe. Seguindo os passos e as melhores práticas descritas neste guia, você pode compartilhar pastas de trabalho de forma eficiente e gerenciar projetos colaborativos com facilidade. Lembre-se sempre de monitorar as alterações e manter a comunicação com seus colegas para garantir operações tranquilas.

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