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Excel 2016でワークブックを共有する方法
編集済み 2 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 2 数週間前
Excel 2016には、ユーザーが他の人とワークブックを共有および共同作業できるようにするいくつかの機能があります。Excelでのワークブック共有により、複数のユーザーが同時に同じドキュメントを表示、変更、寄稿することができます。これは、協力が不可欠なチーム環境で特に役立ちます。この詳細ガイドでは、Excel 2016でワークブック共有を有効にし、効果的に共同作業し、複数のユーザーによる変更を管理する方法を探ります。プロセスをステップバイステップで進め、各部分を明確に理解できるように例を含めます。
ワークブック共有の有効化
複数のユーザーがExcelのワークブックで同時に作業できるようにするには、最初にワークブック共有を有効にする必要があります。デフォルトでは、Excelワークブックは共有されていないため、ある時点でコンテンツを変更できるのは1人のみです。共有を有効にすることで、編集および変更目的での同時アクセスを許可できます。Excel 2016で共有を有効にする方法は次のとおりです：
- Excelワークブックを開く：まず、共有したいExcelワークブックを開きます。
- レビュータブに移動：Excelリボンで「レビュー」タブをクリックします。このタブには、レビューとコラボレーションに関連するツールが含まれています。
- 「ワークブックを共有」をクリック：レビュータブにいるときに、変更グループの「ワークブックを共有」ボタンをクリックします。これにより、ワークブック共有のさまざまな設定を含むダイアログボックスが表示されます。
- 共有を有効にする：表示される「ワークブックを共有」ダイアログボックスで、「複数のユーザーが同時に変更を加えることを許可する」ボックスにチェックを入れます。これが、複数の人が同時にワークブックを編集できるようにする主な設定です。
- 詳細設定：「ワークブックを共有」ダイアログボックス内の「詳細設定」タブをクリックして、変更の追跡や調整方法などの追加設定を構成できます。
- ワークブックを保存する：共有を有効にし、必要な設定を構成した後、「OK」をクリックして変更を保存します。共有を有効にした後、ドキュメントを保存するよう求められる場合があります。新しい設定を適用するには、ワークブックを必ず保存してください。
これらの手順を完了すると、ワークブックが共有され、複数のユーザーが同時に作業を開始できます。ユーザーはワークブックを開いて変更を加え、それはワークブックを開いた他のユーザーにも表示されます。
他の人との共同作業
共有ワークブックでの協力は、ワークブック共有を有効にする主な目的です。Excel 2016で効果的に共同作業するために役立ついくつかのヒントと機能を紹介します：
- 変更を追跡する：異なるユーザーがワークブックに加えた変更を追跡できます。これを行うには、「レビュー」タブの「変更の追跡」ボタンをクリックし、「変更の強調表示」を選択します。この機能を使用すると、どの変更が行われ、誰によって行われたかを確認できます。
- コメント：ユーザーはセルにフィードバック、質問、または説明を提供するためのコメントを追加できます。コメントを追加するには、セルを右クリックし、「コメントの挿入」を選択します。
- 競合の解決：同じセルを同時に編集しようとする2人のユーザー間で競合が発生することがあります。Excelは、どの変更を保持するかを選択できるダイアログボックスを提供して、これらの競合を解決するのに役立ちます。
- 変更を見る：「レビュー」>「変更の追跡」>「新しいシートで変更をリスト」を選択して、行われたすべての変更のリストを表示できます。これにより、すべての変更が別のワークシートに表示されます。
ワークブックを共有する際の重要な考慮事項
ワークブックを共有する際には、スムーズなコラボレーションを確保するためにいくつかの重要な点に注意してください：
- 互換性：すべてのExcel機能が共有ワークブックでサポートされているわけではありません。Excelテーブル、データ検証、および条件付き書式などの機能は、共有ワークブックで異なる動作をする場合があります。互換性を確認するためにワークブックを評価してください。
- パフォーマンス：共有ワークブックのサイズと複雑さはパフォーマンスに影響を与える可能性があります。効率を向上させるために、大きなワークブックを小さなファイルに分割することを検討してください。
- バックアップ：複数のユーザーが同時に編集することによって引き起こされるエラーや問題に備えて元のワークブックのバックアップを常に保持してください。
- 同時ユーザー数を制限：Excelは複数のユーザーが同時にワークブックを編集できるようにしていますが、ユーザーが多すぎると競合やパフォーマンスの問題が発生する可能性があります。最適なパフォーマンスを維持するために、同時に編集できる人数に制限を設けてください。
共有ワークブックのシナリオ例
ワークブックの共有がどのように役立つかをさまざまなシナリオで見てみましょう：
チームの予算計画
財務チームが年次予算を計画しているとします。チームメンバーは営業、マーケティング、運用などの異なるセクションを担当しています。ワークブックを共有することで、それぞれのメンバーが自分のセクションに関連するデータを寄稿できます。たとえば、営業チームのメンバーは予測される収益を更新でき、運用チームのメンバーは生産に関連するコストを入力できます。
プロジェクトのタイムライン管理
プロジェクトのタイムラインには、多くの利害関係者が更新を行う必要があります。共有ワークブックを開くことで、プロジェクトチームのメンバーは日付を調整し、マイルストーンを更新し、またはタイムラインに成果物を追加できます。この協力的なアプローチにより、タイムラインが最新であり、すべてのチームメンバーがアクセス可能になります。
在庫追跡
倉庫管理者が在庫アイテムの数量を更新する必要がある在庫システムです。共有ワークブックを使用すると、倉庫管理者がリアルタイムで更新された数値を入力でき、ストレージで使用可能な現在の在庫レベルを反映するすべての数字を保証します。
変更の監視とレビュー
ワークブックの変更を監視し検討することは、共有ドキュメントを管理する重要な部分です。効果的に行う方法は次のとおりです：
- 変更履歴を利用：Excelは時間の経過とともに行われた編集を確認するための変更履歴を保持しています。「レビュー」>「変更の追跡」>「変更の強調表示」からアクセスできます。
- 変更を承認または拒否：変更が行われた後、それらをレビューしてどの変更を承認または拒否するかを決定できます。この機能は「変更の追跡」メニュー内で利用できます。
- レビュー日を設定：特定の期間内の変更に興味がある場合は、「変更の強調表示」の「いつ」オプションを設定して、特定の期間に行われた編集に焦点を当てることができます。
ワークブック共有のベストプラクティス
成功するコラボレーションを確保するために、Excelワークブックを共有する際には次のベストプラクティスを考慮してください：
- アクセスレベルを明確に定義：ユーザーに対して明確な役割と権限を定義し、編集アクセスが必要なユーザーのみにそのアクセスを許可してください。共有フォルダの権限を使用してこれを管理します。
- チームと定期的にコミュニケーションを取る：チームと定期的にコミュニケーションを取り、変更や更新を共有し、混乱を防ぎ、全員が同じ認識を持つようにします。
- OneDriveまたはSharePointを使用：可能であれば、OneDriveまたはSharePointを使用してワークブックを保存および共有してください。これらのプラットフォームは、追加のコラボレーションとバージョン管理ツールを提供します。
- 同時の構造変更を避ける：競合を防ぐため、ワークブックの構造を変更する際には、チームと調整し、一度に一人で変更を行うようにしてください（シートの追加や削除など）。
ワークブック共有の終了
ワークブックの共有を停止したい場合は、共有を開始したプロセスを逆に行うことで行えます。「ワークブックを共有」ダイアログボックスに戻り、同時編集を許可するボックスのチェックを外し、ドキュメントを保存します。他の人によって未保存の変更は共有終了時に失われるため、関係者全員と調整を行ってください。
結論として、Excel 2016でのワークブックの共有は、チーム内のコラボレーションと生産性を大幅に向上させることができます。このガイドで説明された手順とベストプラクティスに従うことで、ワークブックを効率的に共有し、共同プロジェクトを簡単に管理できます。変化を監視し、チームメンバーとコミュニケーションを取り続けて、スムーズな操作を確保することを忘れないでください。
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