Excel 2016 में वर्कबुक कैसे साझा करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Excel 2016 में कई विशेषताएं हैं जो उपयोगकर्ताओं को वर्कबुक को दूसरों के साथ साझा करने और सहयोग करने की अनुमति देती हैं। Excel में वर्कबुक साझा करने से कई उपयोगकर्ता एक ही दस्तावेज़ को एक साथ देख सकते हैं, संशोधित कर सकते हैं, और इसमें योगदान कर सकते हैं। यह टीम वातावरण में विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है जहां सहयोग आवश्यक है। इस विस्तृत मार्गदर्शिका में, हम समझेंगे कि Excel 2016 में वर्कबुक साझाकरण कैसे सक्षम करें, प्रभावी रूप से सहयोग करें, और कई उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए परिवर्तनों का प्रबंधन कैसे करें। हम इस प्रक्रिया को चरण-दर-चरण समझेंगे और प्रत्येक भाग को स्पष्ट रूप से समझने में मदद करने के लिए उदाहरणों को शामिल करेंगे।

वर्कबुक साझा करना सक्षम करना

जब तक आप वर्कबुक साझाकरण सक्षम नहीं करते, तब तक कई उपयोगकर्ता एक साथ Excel वर्कबुक पर काम नहीं कर सकते। डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel वर्कबुक साझा नहीं होते हैं, जिसका अर्थ है कि केवल एक व्यक्ति किसी भी समय सामग्री को संशोधित कर सकता है। साझाकरण सक्षम करके, आप संपादन और संशोधन के उद्देश्यों के लिए एक साथ पहुंच की अनुमति देते हैं। यहां बताया गया है कि आप Excel 2016 में साझाकरण कैसे सक्षम कर सकते हैं:

• अपनी Excel वर्कबुक खोलें: पहले, उस Excel वर्कबुक को खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
• समीक्षा टैब पर जाएं: Excel रिबन में, "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें। इस टैब में समीक्षा और सहयोग से संबंधित उपकरण होते हैं।
• "वर्कबुक साझा करें" पर क्लिक करें: जब आप समीक्षा टैब में होते हैं, तो परिवर्तनों के समूह में "वर्कबुक साझा करें" बटन पर क्लिक करें। यह वर्कबुक साझाकरण के लिए विभिन्न सेटिंग्स वाली एक संवाद बॉक्स खोलेगा।
• साझाकरण सक्षम करें: जो साझा वर्कबुक संवाद बॉक्स दिखता है, उसमें "उसी समय कई उपयोगकर्ताओं द्वारा परिवर्तनों की अनुमति दें" बॉक्स चेक करें। यह मुख्य सेटिंग है जो एक वर्कबुक को एक साथ कई लोगों द्वारा संपादित करने की अनुमति देती है।
• उन्नत सेटिंग्स: आप साझा वर्कबुक संवाद बॉक्स के भीतर "उन्नत" टैब पर क्लिक करके अतिरिक्त सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, जैसे कि परिवर्तन को कैसे ट्रैक और समन्वयित किया गया है।
• वर्कबुक सहेजें: साझाकरण सक्षम करने और किसी भी आवश्यक सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने के बाद, परिवर्तन सहेजने के लिए "ठीक है" पर क्लिक करें। साझाकरण सक्षम करने के बाद आपको दस्तावेज़ सहेजने के लिए संकेत दिया जा सकता है। नई सेटिंग्स को लागू करने के लिए वर्कबुक को सहेजना सुनिश्चित करें।

जब आप इन चरणों को पूरा करते हैं, तो आपकी वर्कबुक अब साझा कर दी जाती है, और कई उपयोगकर्ता इसे एक साथ काम करना शुरू कर सकते हैं। उपयोगकर्ता वर्कबुक को खोल सकते हैं और परिवर्तन कर सकते हैं, जो अन्य उपयोगकर्ताओं को दिखाई देंगे जिन्होंने भी वर्कबुक खोली हुई है।

दूसरों के साथ सहयोग करना

साझा वर्कबुक में सहयोग करने का प्रमुख उद्देश्य वर्कबुक साझाकरण को सक्षम करना है। यहां कुछ सुझाव और विशेषताएं दी गई हैं जिन्हें आप Excel 2016 में प्रभावी ढंग से सहयोग करने के लिए उपयोग कर सकते हैं:

• परिवर्तन ट्रैक करें: आप विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा की गई वर्कबुक में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "समीक्षा" टैब में "परिवर्तन ट्रैक करें" बटन पर क्लिक करें और "हाइलाइट परिवर्तन" चुनें। यह विशेषता आपको यह देखने की अनुमति देती है कि कौन से संशोधन किए गए हैं और किसके द्वारा।
• टिप्पणियाँ: उपयोगकर्ता प्रतिक्रियाएं, प्रश्न, या स्पष्टीकरण देने के लिए कोशिकाओं में टिप्पणियां जोड़ सकते हैं। एक टिप्पणी जोड़ने के लिए, बस एक सेल पर राइट-क्लिक करें और "टिप्पणी डालें" चुनें।
• संघर्षों का समाधान करें: यदि दो उपयोगकर्ता एक ही समय पर एक ही सेल को संपादित करने का प्रयास करते हैं, तो एक संघर्ष उत्पन्न हो सकता है। Excel एक संवाद बॉक्स प्रदान करता है जो आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि कौन से परिवर्तन रखने हैं।
• परिवर्तन देखें: आप "समीक्षा" > "परिवर्तन ट्रैक करें" > "एक नई शीट पर परिवर्तन सूची बनाएं" पर जाकर किए गए सभी परिवर्तनों की सूची देख सकते हैं। इससे सभी परिवर्तन एक अलग कार्यपत्रक में दिखाए जाएंगे।

वर्कबुक साझा करने के लिए मुख्य विचार

वर्कबुक साझा करते समय, सुचारु सहयोग सुनिश्चित करने के लिए कुछ प्रमुख बातें ध्यान में रखें:

• अनुकूलता: सभी Excel विशेषताएं साझा वर्कबुक में समर्थित नहीं होती हैं। कुछ विशेषताएं, जैसे Excel टेबल, डेटा सत्यापन, और शर्तीय प्रारूप, साझा वर्कबुक में भिन्न तरीके से कार्य कर सकती हैं। अपने वर्कबुक का मूल्यांकन कर अनुकूलता सुनिश्चित करें।
• प्रदर्शन: साझा वर्कबुक का आकार और जटिलता प्रदर्शन को प्रभावित कर सकता है। दक्षता में सुधार के लिए बड़े वर्कबुक को छोटे फाइलों में विभाजित करने पर विचार करें।
• बैकअप: हमेशा अपने मूल वर्कबुक का बैकअप रखें ताकि यदि एक ही समय में कई उपयोगकर्ताओं द्वारा संपादन के कारण त्रुटियां या जटिलताएं उत्पन्न हों, तो आप उसे पुनः प्राप्त कर सकें।
• समकालिक उपयोगकर्ताओं की संख्या सीमित करें: हालांकि Excel कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ वर्कबुक संपादित करने की अनुमति देता है, बहुत अधिक उपयोगकर्ताओं के कारण संघर्ष और प्रदर्शन समस्याएं हो सकती हैं। इष्टतम प्रदर्शन बनाए रखने के लिए समकालिक संपादकों की संख्या सीमा में रखें।

साझा वर्कबुक परिदृश्यों के उदाहरण

आइए कुछ उदाहरण देखें कि कैसे वर्कबुक साझा करना विभिन्न परिदृश्यों में उपयोगी हो सकता है:

टीम बजट योजना

कल्पना करें कि एक वित्तीय टीम वार्षिक बजट की योजना बना रही है। टीम के सदस्य विभिन्न अनुभागों के लिए जिम्मेदार हैं जो बिक्री, विपणन, और संचालन शामिल हैं। एक वर्कबुक साझा करके, प्रत्येक सदस्य अपने अनुभाग से संबंधित डेटा प्रदान कर सकता है। उदाहरण के लिए, एक बिक्री टीम सदस्यों के अपेक्षित राजस्व आंकड़े अपडेट कर सकते हैं जबकि एक संचालन टीम सदस्य उत्पादन से जुड़े लागत दर्ज कर सकते हैं।

परियोजना समयरेखा प्रबंधन

एक परियोजना समयरेखा में, कई हितधारकों को अपडेट प्रदान करने की आवश्यकता होती है। एक साझा वर्कबुक खोलकर, परियोजना टीम के सदस्य तारीखें समायोजित कर सकते हैं, मील के पत्थर अपडेट कर सकते हैं, या समयरेखा में कार्य उत्पाद जोड़ सकते हैं। यह सहयोगात्मक दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है कि समयरेखा अद्यतन और सभी टीम सदस्यों के लिए पहुंच योग्य हो।

सूची ट्रैकिंग

सूची प्रणाली के लिए गोदाम प्रबंधक को स्टॉक वस्तुओं की गिनती को अपडेट करने की आवश्यकता हो सकती है। एक साझा वर्कबुक उन्हें वास्तविक समय में अद्यतन आंकड़े दर्ज करने की अनुमति देती है, जिससे सभी संख्याएं स्टोरेज में उपलब्ध वर्तमान सूची स्तरों को दर्शाती हैं।

परिवर्तनों की निगरानी और समीक्षा

एक साझा दस्तावेज़ का प्रबंधन करने का एक महत्वपूर्ण भाग वर्कबुक में किए गए परिवर्तनों की निगरानी और समीक्षा करना है। यहां बताया गया है कि आप इसे प्रभावी ढंग से कैसे कर सकते हैं:

• परिवर्तन इतिहास का उपयोग करें: Excel एक परिवर्तन इतिहास को बनाए रखता है जिसे आप समीक्षा कर सकते हैं ताकि आप देख सकें कि समय के साथ क्या संपादन किए गए हैं। आप इसे "समीक्षा" > "परिवर्तन ट्रैक करें" > "हाइलाइट परिवर्तन" के माध्यम से प्राप्त कर सकते हैं।
• परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें: परिवर्तन किए जाने के बाद, आप उन्हें समीक्षा कर सकते हैं और तय कर सकते हैं कि कौन से परिवर्तन स्वीकार करने हैं या अस्वीकार करना है। यह विशेषता उसी "परिवर्तन ट्रैक करें" मेनू में उपलब्ध है।
• समीक्षा तिथियां सेट करें: यदि आप किसी विशेष समयावधि के भीतर किए गए परिवर्तनों में रुचि रखते हैं, तो आप "हाइलाइट परिवर्तन" में "कब" विकल्प सेट कर सकते हैं, जिससे आपको एक विशेष अवधि के दौरान किए गए संपादनों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।

वर्कबुक साझा करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

सफल सहयोग सुनिश्चित करने के लिए, जब Excel वर्कबुक साझा कर रहे हों तो इन सर्वोत्तम अभ्यासों पर विचार करें:

• पहुँच स्तर स्पष्ट रूप से परिभाषित करें: उपयोगकर्ताओं के लिए स्पष्ट भूमिकाएँ और अनुमतियाँ परिभाषित करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि केवल जो संपादन पहुँच की आवश्यकता होती है उसे ही वह मिलती है। साझा फ़ोल्डर अनुमतियों का उपयोग करके इसे प्रबंधित करें।
• अपनी टीम के साथ संचार करें: भ्रम से बचने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हैं, स्थायी रूप से अपनी टीम के साथ परिवर्तनों और अद्यतनों के बारे में संवाद करें।
• OneDrive या SharePoint का उपयोग करें: जब संभव हो, OneDrive या SharePoint का उपयोग करके अपनी वर्कबुक को सहेजें और साझा करें, क्योंकि ये प्लेटफ़ॉर्म अतिरिक्त सहयोग और संस्करण नियंत्रण उपकरण प्रदान करते हैं।
• समकालिक संरचनात्मक परिवर्तनों से बचें: टकराव को रोकने के लिए, अपनी टीम के साथ समन्वय करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि संरचनात्मक परिवर्तनों (जैसे शीट जोड़ना या हटाना) को एक समय में केवल एक व्यक्ति द्वारा ही किया जाए।

वर्कबुक साझाकरण का अंत

यदि आप अपनी वर्कबुक को साझा करना बंद करना चाहते हैं, तो आप उस प्रक्रिया को उलट कर सकते हैं जिसका उपयोग आपने साझाकरण शुरू करने के लिए किया था। बस "वर्कबुक साझा करें" संवाद बॉक्स में वापस जाएं, उस बॉक्स को अनचेक करें जो समकालिक संपादन की अनुमति देता है, और दस्तावेज़ सहेजें। जब आप साझाकरण समाप्त करते हैं तो अन्य लोगो द्वारा बिना सहेजे गए परिवर्तन खो जाएंगे, इसलिए इसमें सभी संबंधित पक्षों के साथ समन्वय करना सुनिश्चित करें।

संक्षेप में, Excel 2016 में वर्कबुक साझा करना आपकी टीम के भीतर सहयोग और उत्पादकता को काफी बढ़ा सकता है। इस गाइड में बताए गए चरणों और सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, आप कार्यप्रणालियों को कुशलतापूर्वक साझा कर सकते हैं और आसानी से सहयोगात्मक परियोजनाओं का प्रबंधन कर सकते हैं। हमेशा परिवर्तनों की निगरानी करें और सुचारु संचालन सुनिश्चित करने के लिए अपने सहयोगियों के साथ संवाद में रहें।

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