Microsoft Teams में स्क्रीन साझा कैसे करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Teams मीटिंग के दौरान अपनी स्क्रीन साझा करना एक शक्तिशाली विशेषता है जो आपको स्लाइड प्रस्तुत करने, सॉफ़्टवेयर को प्रदर्शित करने, दस्तावेज़ों पर सहयोग करने, या प्रतिभागियों को यह दिखाने की अनुमति देता है कि आपकी स्क्रीन पर क्या है। इस व्यापक गाइड में, हम Microsoft Teams में स्क्रीन साझा करने से संबंधित विभिन्न चरणों, युक्तियों, ट्रिक्स और संभावित चुनौतियों पर चर्चा करेंगे। चाहे आप एक नए उपयोगकर्ता हों या अपनी कौशल को सुधारने की कोशिश कर रहे हों, यह लेख आपको वह सब कुछ बताएगा जो जानना आवश्यक है।

स्क्रीन साझा करना शुरू करना

Microsoft Teams एक सहयोग उपकरण है जो लोगों को साथ काम करने, चैट करने, मीटिंग करने और अन्य कार्यों के लिए मदद करता है। स्क्रीन साझा करना इसकी प्रमुख विशेषताओं में से एक है, जो उपयोगकर्ताओं को एक Teams मीटिंग में अन्य प्रतिभागियों के साथ अपना डेस्कटॉप या कोई विशेष एप्प्लीकेशन विंडो दिखाने में सरल बनाता है।

Teams शुरू करना

अपनी स्क्रीन साझा करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके डिवाइस पर Microsoft Teams इंस्टॉल और चल रहा है। आप इसे आधिकारिक वेबसाइट से डाउनलोड कर सकते हैं, और यह Windows, macOS के लिए उपलब्ध है और यहां तक कि वेब एप्प के रूप में भी उपलब्ध है।

मीटिंग शुरू या जॉइन करना

स्क्रीन साझा करना एक चल रही मीटिंग में हो सकता है। इसलिए, आपको पहले या तो एक मौजूदा मीटिंग में जॉइन करना होगा या एक नई मीटिंग शुरू करनी होगी। अगर आप एक मौजूदा मीटिंग में जॉइन कर रहे हैं, तो आपको अपने Teams कैलेंडर पर एक लिंक या आमंत्रण प्राप्त होगा। लिंक पर क्लिक करें, और आपको Teams खोलने और मीटिंग में जॉइन करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। अगर आप मीटिंग शुरू कर रहे हैं, तो आप ऐसा Teams एप्प पर जाकर कर सकते हैं, बाईं साइडबार में "कैलेंडर" टैब पर क्लिक करके, और फिर ऊपर दाईं ओर "नई मीटिंग" पर क्लिक करें। विवरण भरें और लोगों को जॉइन के लिए आमंत्रित करें।

अनुमतियाँ

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि Microsoft Teams को आपके कंप्यूटर पर आपकी स्क्रीन साझा करने की आवश्यक अनुमतियाँ प्राप्त हैं। Windows पर, आपको Windows फ़ायरवाल सेटिंग्स में Teams को एक्सेस देने की आवश्यकता हो सकती है। macOS पर, आपको 'सिस्टम प्रेफरेंसेस' के तहत प्राइवेसी सेटिंग्स में अनुमति प्रदान करनी होगी। इन अनुमतियों के बिना, स्क्रीन साझा करने का विकल्प कार्यात्मक नहीं हो सकता है।

अपनी स्क्रीन कैसे साझा करें

स्क्रीन साझा करने का विकल्प ढूंढना

एक बार जब आप मीटिंग में हों, तो मेनू बार देखें, जो आमतौर पर मीटिंग विंडो के शीर्ष या निचले भाग में स्थित होता है। वहाँ, आपको एक आयत-जैसा आइकन मिलेगा जिसमें ऊपर की ओर एक तीर होगा। यह "साझा" विकल्प है। इस आइकन पर क्लिक करें, और एक स्क्रीन शेयरिंग मेनू सामने आएगा।

साझा करने के विकल्प

टीम्स स्क्रीन साझा करने के मामले में कई विकल्प प्रदान करता है। आइए इन पर नज़र डालते हैं:

• डेस्कटॉप: अगर आप "डेस्कटॉप" साझा करना चुनते हैं, तो आपकी स्क्रीन पर दिखाई देने वाली हर चीज़ प्रतिभागियों के साथ साझा कर दी जाएगी। यह विकल्प तब बहुत उपयोगी होता है जब आपको कई एप्प्लीकेशनों के बीच जल्दी से स्विच करने की आवश्यकता होती है, लेकिन अगर सूचनाएं पॉप अप होती हैं या आपकी स्क्रीन पर संवेदनशील जानकारी दिखाई देती है, तो यह आदर्श नहीं हो सकता है।
• विंडो: "विंडो" साझा करने से आप केवल एकल एप्प्लीकेशन विंडो दिखा सकते हैं। कोई अन्य एप्प्लीकेशन या आपका डेस्कटॉप दिखाई नहीं देगा। यह एकल सामग्री पर ध्यान केंद्रित करने का एक शानदार तरीका है, जैसे पावरपॉइंट प्रस्तुति या वेब ब्राउज़र।
• पावरपॉइंट लाइव: अगर आप एक पावरपॉइंट प्रस्तुति साझा कर रहे हैं, तो टीम्स एक अद्वितीय विशेषता प्रदान करता है जहाँ आप अपनी फाइल टीम्स में अपलोड कर सकते हैं, जिससे प्रतिभागी स्लाइड्स को व्यक्तिगत रूप से नियंत्रित कर सकते हैं। इस विशेषता को "पावरपॉइंट लाइव" कहा जाता है।
• Microsoft Whiteboard: Teams Microsoft के Whiteboard के साथ भी एकीकृत है। यह ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्रों, शिक्षण, या किसी अन्य स्थिति के लिए एक शानदार उपकरण है जहाँ एक सहयोगी स्थान सहायक हो सकता है।

साझा करने की प्रक्रिया शुरू करना

एक बार जब आप यह चुन लेते हैं कि आप क्या साझा करना चाहते हैं, तो बस उस पर क्लिक करें। अगर आप "डेस्कटॉप" चुनते हैं, तो यह आपकी पूरी स्क्रीन दिखाना शुरू कर देगा। अगर आप "विंडो" चुनते हैं, तो यह केवल उस विशेष विंडो को दिखाएगा। अगर आप पावरपॉइंट लाइव या Microsoft Whiteboard चुनते हैं, तो एप्प्लीकेशन स्वचालित रूप से इसे आपके लिए सेट कर देगा और अन्य प्रतिभागियों को दिखाएगा।

स्क्रीन साझा करना बंद करना

अपनी स्क्रीन साझा करना बंद करने के लिए, "साझाकरण बंद करें" बटन पर क्लिक करें। यह आमतौर पर टीम्स नियंत्रण मेन्यू में पाया जाता है, जो आपके प्लेटफॉर्म के आधार पर आपके स्क्रीन के शीर्ष पर या टीम्स विंडो के भीतर स्थित हो सकता है। जब आप साझा करना बंद करते हैं, तो मीटिंग सामान्य पर वापस आ जाएगी जहाँ लोग बिना आपके साझा की गई सामग्री के सामान्य इंटरफ़ेस को देख सकते हैं।

एडवांस्ड फीचर्स और टिप्स

साझा करते समय टिप्पणी करना

Microsoft Teams आपको आपकी साझा की गई सामग्री पर एनोटेशन की अनुमति देता है। जब आप किसी विशेष बिंदु को हाईलाइट करना चाहते हैं या अपने दर्शकों को एक जटिल आरेख या ग्राफ के माध्यम से मार्गदर्शन करना चाहते हैं, तो यह बहुत उपयोगी हो सकता है। एनोटेशन टूल उस टूलबार में पाए जा सकते हैं जो आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर साझा करते समय दिखाई देता है।

सिस्टम ऑडियो साझा करना

अगर आप अपने कंप्यूटर पर ध्वनि के साथ एक वीडियो या कोई अन्य मीडिया प्रस्तुत कर रहे हैं, तो आप प्रतिभागियों के साथ सिस्टम ऑडियो साझा करना चाहेंगे। यह विकल्प साझा करने के मेनू में उपलब्ध है। इसे "सिस्टम ऑडियो शामिल करें" के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करके सक्षम करें। एक बार जब आप ऐसा करते हैं, तो आपके कंप्यूटर द्वारा की गई कोई भी ध्वनि मीटिंग प्रतिभागियों द्वारा सुनी जाएगी।

कीबोर्ड शॉर्टकट्स

जो लोग दक्षता के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना पसंद करते हैं, Microsoft Teams स्क्रीन साझा करने के लिए विभिन्न कमांड प्रदान करता है, जिनमें शामिल हैं:

• Ctrl + Shift + E: स्क्रीन साझा करना शुरू करें या बंद करें। यह शॉर्टकट मेनू के माध्यम से नेविगेट करने की बजाय प्रक्रिया को काफी हद तक तेज करने में मदद कर सकता है।

स्क्रीन साझा करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ

अपने वातावरण की तैयारी

एक स्मूथ स्क्रीन साझा करने के अनुभव के लिए, अपने डेस्कटॉप को साफ करने, अनावश्यक एप्प्स को बंद करने, और सूचनाओं को बंद करने पर विचार करें। यह विकर्षणों को कम करेगा और संवेदनशील जानकारी के आकस्मिक साझा करने की संभावना को कम करेगा।

प्रतिभागियों के साथ जुड़ना

क्योंकि स्क्रीन साझा करना कभी-कभी प्रतिभागियों के लिए विचलित कर सकता है, आपके दर्शकों को व्यस्त रखना महत्वपूर्ण है। उन्हें प्रश्न पूछने, टिप्पणी करने, और यदि संभव हो तो सहयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें। Teams के भीतर चैट टूल का उपयोग करने से आपके प्रस्तुतिकरण के दौरान चर्चा जीवंत रखने में मदद मिल सकती है।

अपने इंटरनेट कनेक्शन की जाँच करें

स्क्रीन साझा करते समय एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन महत्वपूर्ण है। अस्थिर कनेक्शन देरी का कारण बन सकता है और प्रतिभागी आपके प्रस्तुतिकरण के महत्वपूर्ण तत्वों को याद कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि आप एक विश्वसनीय नेटवर्क पर हैं, अगर संभव हो तो वायर्ड कनेक्शन का उपयोग करें।

सामान्य समस्याओं का समाधान

स्क्रीन साझा करना काम नहीं कर रहा है

अगर आपको ऐसी समस्याएँ आती हैं जहाँ आपकी स्क्रीन को साझा नहीं किया जा सकता है, तो अपने डिवाइस पर Microsoft Teams के लिए अनुमतियाँ फिर से जाँचें। macOS के लिए 'सिस्टम प्रेफरेंसेस' पर जाएँ, और स्क्रीन रिकॉर्डिंग अनुमतियों के लिए 'सुरक्षा और प्राइवेसी' के तहत जाँच करें। Windows पर, अपने एंटीवायरस और फ़ायरवाल कॉन्फ़िगरेशन में अपनी Teams सेटिंग्स को सत्यापित करें।

प्रदर्शन के मुद्दे

स्क्रीन साझा करना महत्वपूर्ण सिस्टम संसाधनों की आवश्यकता हो सकता है। अगर आप साझा करते समय धीमापन महसूस करते हैं, तो अनावश्यक बैकग्राउंड एप्प्स को बंद करके संसाधनों को मुक्त किया जा सकता है। सुनिश्चित करें कि आपका डिवाइस ओवरहीट नहीं हो रहा है और कि आपके पास पावर कनेक्टेड है, यह प्रदर्शन के मुद्दों को कम कर सकता है।

ऑडियो समस्याएँ

अगर प्रतिभागी ऑडियो-विजुअल प्रस्तुति साझा करने पर सिस्टम ध्वनि नहीं सुन सकते हैं, तो साझा करने की सेटअप में "सिस्टम ऑडियो शामिल करें" का चयन सुनिश्चित करें। अगर वे फिर भी ऑडियो नहीं सुन सकते हैं, तो उनकी माइक्रोफोन और स्पीकर सेटिंग्स को Teams डिवाइस प्रेफरेंसेस के तहत जांचें।

निष्कर्ष

Microsoft Teams में स्क्रीन साझा करने का उपयोग करने से प्रतिभागियों के बीच स्पष्टता और सहभागिता में नाटकीय रूप से वृद्धि हो सकती है। इस गाइड में बताए गए चरणों का पालन करके, आवश्यक अनुमतियों को सुनिश्चित करके, और Teams द्वारा प्रदान की गई सुविधाओं की श्रृंखला का उपयोग करके, आप स्क्रीन साझा करने का प्रभावी रूप से लाभ उठाने में कुशल हो सकते हैं। चाहे सहयोगात्मक कार्य, शिक्षण, या प्रस्तुतिकरण, स्क्रीन साझा करना एक उपकरण है, जो सही ढंग से उपयोग करने पर संचार और उत्पादकता को अनुकूलित कर सकता है।

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