Как настроить командное совещание

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft TeamsВстречиУдаленная работаПрограммное обеспечениеСотрудничествоПродуктивностьОфисНастройкаИнструменты

В современном профессиональном мире виртуальные встречи стали неотъемлемой частью общения и сотрудничества среди удаленных и гибридных команд. Microsoft Teams — одна из ведущих платформ, которая позволяет пользователям эффективно организовывать встречи, сотрудничать над проектами и эффективно общаться. Настройка совещания в Teams — это эффективный способ связаться с участниками по всему миру. Это подробное руководство шаг за шагом проведет вас через процесс настройки совещания в Teams, обеспечивая использование всех имеющихся функций.

Понимание Microsoft Teams

Перед тем, как настроить совещание, важно понять, что такое Microsoft Teams. Microsoft Teams — это пространство для совместной работы, которое является частью набора продуктов Office 365. Оно включает в себя чат, видеоконференции, хранение файлов и интеграцию приложений. Оно разработано для интеграции с приложениями Office 365, что упрощает работу компаний, которые уже используют продукты Microsoft, такие как Word, Excel и PowerPoint.

Предпосылки для настройки командного совещания

Перед началом работы необходимо убедиться, что у вас есть необходимые требования:

• Учетная запись Microsoft 365 с лицензией Teams
• Приложение Teams, установленное на вашем устройстве, доступное на Windows, macOS или мобильных платформах
• Активное подключение к Интернету
• Необязательно - Интегрированный календарь, такой как Outlook, для простоты планирования встреч

Шаги для настройки командного совещания

Шаг 1: Запустите Microsoft Teams

Начните с доступа к Microsoft Teams. Откройте приложение на рабочем столе или посетите веб-приложение Teams. Войдите в систему, используя свои учетные данные Microsoft 365.

Шаг 2: Начните с вкладки "Календарь"

Внутри Teams найдите "Календарь" на навигационной панели слева. Если у вас есть календарь Outlook, эта функция интегрируется с вашим. Нажмите 'Календарь', чтобы просмотреть свое расписание и начать планирование новых встреч.

Шаг 3: Запланируйте встречу

Чтобы запланировать встречу, нажмите кнопку 'Новая встреча' в правом верхнем углу экрана календаря. Появится форма планирования встречи. Здесь вы можете заполнить различные поля:

• Название: Укажите название встречи, которое будет видно всем участникам.
• Обязательные участники: Введите имена или адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить.
• Дата и время: Выберите дату и время для встречи. Если участвуют люди из разных регионов, обязательно проверьте временной пояс.
• Повтор: Решите, является ли это одноразовой встречей или она должна повторяться регулярно. Варианты: ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д.
• Добавить канал: Если вы хотите, чтобы ваша встреча была частью командного канала, выберите его здесь. Если нет, оставьте это поле пустым, и ваша встреча останется приватной только для приглашенных участников.
• Описание: Добавьте любые соответствующие детали или пункты повестки дня в это поле, чтобы все участники знали цель встречи.

Шаг 4: Настройка параметров встречи

Перед отправкой приглашения настройте параметры встречи, нажав 'Параметры встречи'. Здесь вы можете:

• Настройки вестибюля: Выберите, кто может обойти вестибюль (например, все, люди в вашей организации или только вы).
• Разрешения для докладчиков: Решите, кто может представлять во время встречи.
• Разрешения на запись: Установите, кто может записывать встречу.

Как только параметры встречи будут настроены по вашему вкусу, нажмите 'Сохранить'.

Шаг 5: Отправьте приглашение на встречу

После настройки всех параметров отправьте приглашение, нажав кнопку 'Отправить'. Ваши участники получат письмо с всеми деталями встречи и ссылкой для присоединения.

Пример:

Предположим, вы работаете в международной компании, и вам нужно настроить встречу с командами в Нью-Йорке и Лондоне. Из-за разницы во времени вы выбираете время, удобное для обоих мест. Вы вводите адреса электронной почты обязательных участников, устанавливаете дату и время, выбираете «Повторять еженедельно», если это повторяющаяся встреча, и добавляете описательную повестку дня. Вы позволяете только внутренним сотрудникам обходить вестибюль и включаете запись для всех.

Присоединение к командному совещанию

Как организатор вы успешно организовали встречу; теперь давайте обсудим, как к ней присоединиться.

В назначенное время:

• Откройте приложение Teams или платформу, где вы запланировали свою встречу.
• Перейдите в свой календарь.
• Нажмите на встречу и выберите 'Присоединиться'.
• Вы попадете в вестибюль встречи и будет предложено проверить предпочтения встречи, такие как включение видео или выключение звука, прежде чем вы сможете полностью присоединиться.

Управление вашей встречей

Во время встречи вам может потребоваться управлять различными параметрами, чтобы обеспечить бесперебойную работу всего процесса.

• Использование панели инструментов: Используйте кнопки на панели инструментов для выключения/включения звука, включения/выключения видео, совместного использования экрана, открытия чата или просмотра списка участников.
• Запись встречи: Если вы это разрешили и вам нужно позже пересмотреть обсуждение, используйте кнопку 'Запись', чтобы начать запись встречи.
• Использование комнат для обсуждений: Для более крупных встреч или семинаров используйте комнаты для обсуждений, чтобы разделить участников на более мелкие группы для обсуждения.
• Устранение технических проблем: Убедитесь, что у вас есть план действий в резервном режиме на случай поддержки или предоставьте контактное лицо для участников, если они столкнутся с техническими проблемами.

Действия после встречи

После завершения встречи рассмотрите следующие действия:

• Ведение заметок: Пересмотрите и поделитесь заметками встречи, если они были сделаны. Используйте OneNote или аналогичный инструмент, интегрированный в Teams, для этой цели.
• Пункты действий: Убедитесь, что все пункты действий четко указаны и назначены ответственным исполнителям.
• Запись встречи: Если встреча была записана, поделитесь ссылкой на запись со всеми участниками по мере необходимости.

Заключение

Microsoft Teams — это динамичный и гибкий инструмент, который может помочь связать людей по всему миру плавно. Настройка встречи в Teams проста и предоставляет универсальную среду для связи, сотрудничества и общения. Следуя шаг за шагом этому руководству, от запуска приложения до действий после встречи, вы обеспечите полное использование платформы, максимизируете продуктивность и способствуете инклюзивной виртуальной рабочей среде.

Дополнительные советы

• Регулярно обновляйте программное обеспечение Microsoft Teams, чтобы воспользоваться последними функциями и исправлениями безопасности.
• Ознакомьтесь с ярлыками и функциями Teams для более эффективного управления встречами.
• Поощряйте участников совещания проверять свои устройства и соединения перед встречей, чтобы минимизировать перебои.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление