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टीम मीटिंग कैसे सेट करें
संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 3 सप्ताह पहले
आज की पेशेवर दुनिया में, वर्चुअल मीटिंग्स रिमोट और हाइब्रिड टीमों के बीच संचार और सहयोग का अभिन्न हिस्सा बन गई हैं। माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एक प्रमुख प्लेटफ़ॉर्म है जो उपयोगकर्ताओं को मीटिंग्स को प्रभावी ढंग से आयोजित करने, परियोजनाओं पर सहयोग करने और कुशलता से संवाद करने की अनुमति देता है। टीम्स मीटिंग सेट करना दुनिया भर के प्रतिभागियों से कनेक्ट करने का एक कुशल तरीका है। यह विस्तृत मार्गदर्शिका प्रक्रिया के माध्यम से आपको चरण-दर-चरण मार्गदर्शन करेगी, यह सुनिश्चित करते हुए कि आप उपलब्ध सभी सुविधाओं का लाभ उठाएं।
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स को समझना
मीटिंग सेट करने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि माइक्रोसॉफ्ट टीम्स क्या है। माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एक सहयोग कार्यक्षेत्र है जो ऑफिस 365 उत्पादों के सूट का हिस्सा है। इसमें चैट, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, फ़ाइल स्टोरेज, और एप्लिकेशन एकीकरण शामिल हैं। इसे ऑफिस 365 एप्लिकेशनों के साथ एकीकृत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो उन कंपनियों के लिए सुविधाजनक बनाता है जो पहले से ही Microsoft उत्पादों जैसे कि Word, Excel, और PowerPoint का उपयोग कर रही हैं।
टीम मीटिंग सेट करने के लिए आवश्यकताएँ
शुरू करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास आवश्यक आवश्यकताएँ हैं:
- टीम्स लाइसेंस के साथ माइक्रोसॉफ्ट 365 खाता
- आपके डिवाइस पर स्थापित टीमेंस ऐप, Windows, macOS, या मोबाइल प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध है
- सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन
- वैकल्पिक - एकीकृत कैलेंडर, जैसे कि Outlook, ताकि आसानी से मीटिंग्स को शेड्यूल किया जा सके
टीम मीटिंग सेट करने के चरण
चरण 1: माइक्रोसॉफ्ट टीम्स लॉन्च करें
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का एक्सेस करके शुरुआत करें। अपने डेस्कटॉप पर ऐप्लिकेशन खोलें या टीम्स वेब ऐप्लिकेशन पर जाएं। अपने Microsoft 365 प्रमाणपत्रों का उपयोग करके लॉगिन करें।
चरण 2: कैलेंडर टैब से शुरुआत करें
टीम्स के भीतर, आपको बायीं ओर नेविगेशन पैन में कैलेंडर मिलेगा। यदि आपके पास एक Outlook कैलेंडर है, तो यह सुविधा आपके साथ एकीकृत होती है। अपनी अनुसूची देखने और नई मीटिंग्स को शेड्यूल करना शुरू करने के लिए 'कैलेंडर' पर क्लिक करें।
चरण 3: एक मीटिंग शेड्यूल करें
एक मीटिंग शेड्यूल करने के लिए, अपने कैलेंडर स्क्रीन के ऊपर दाईं ओर 'नया मीटिंग' बटन पर क्लिक करें। मीटिंग शेड्यूलिंग फॉर्म दिखाई देगा। यहां, आप विभिन्न क्षेत्रों को भर सकते हैं:
- शीर्षक: एक मीटिंग शीर्षक प्रदान करें जो सभी प्रतिभागियों को दिखाई देगा।
- अवश्य अटेंडेंस: उन लोगों के नाम या ईमेल पते दर्ज करें जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं।
- तिथि और समय: मीटिंग के लिए तिथि और समय चुनें। यदि विभिन्न क्षेत्रों के लोग शामिल हैं, तो समय क्षेत्र की जांच करना सुनिश्चित करें।
- दोहराएँ: यह निर्णय लें कि क्या यह एक बार की मीटिंग है या इसे नियमित रूप से दोहराया जाना चाहिए। विकल्पों में दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, आदि शामिल हैं।
- चैनल जोड़ें: यदि आप चाहते हैं कि आपकी मीटिंग एक टीम चैनल का हिस्सा हो, तो इसे यहां चुनें। यदि नहीं, तो इसे खाली छोड़ दें, और आपकी मीटिंग केवल आमंत्रित प्रतिभागियों के लिए निजी रहेगी।
- विवरण: इस बॉक्स में कोई भी प्रासंगिक विवरण या एजेंडा आइटम जोड़ें ताकि सभी प्रतिभागियों को मीटिंग के उद्देश्य का पता हो।
चरण 4: मीटिंग विकल्प कॉन्फ़िगर करें
निमंत्रण भेजने से पहले, 'मीटिंग विकल्प' पर क्लिक करके मीटिंग विकल्पों को अनुकूलित करें। यहां आप निम्नलिखित कर सकते हैं:
- लॉबी सेटिंग्स: चुनें कि कौन लॉबी को बायपास कर सकता है (उदा. हर कोई, आपके संगठन में लोग, या केवल आप ही)।
- प्रस्तावक अनुमतियाँ: निर्णय लें कि मीटिंग के दौरान कौन पेश कर सकता है।
- रिकॉर्डिंग अनुमतियाँ: सेट करें कि कौन मीटिंग को रिकॉर्ड कर सकता है।
एक बार मीटिंग विकल्प आपकी पसंद के अनुसार सेट हो जाएं, 'सहेजें' पर क्लिक करें।
चरण 5: एक मीटिंग निमंत्रण भेजें
सभी सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करने के बाद, 'भेजें' बटन पर क्लिक करके निमंत्रण भेजें। आपके उपस्थिति वाले लोगों को सभी मीटिंग विवरणों के साथ एक ईमेल और मीटिंग में शामिल होने के लिंक प्राप्त होगा।
उदाहरण:
मान लीजिए कि आप एक अंतरराष्ट्रीय कंपनी में काम करते हैं और आपको न्यूयॉर्क और लंदन में टीमों के साथ मीटिंग सेट करने की आवश्यकता है। समय क्षेत्र के अंतर के कारण, आप दोनों स्थानों के लिए एक सुविधाजनक समय चुनते हैं। आप आवश्यक प्रतिभागियों के ईमेल पते दर्ज करते हैं, तिथि और समय सेट करते हैं, 'साप्ताहिक पुनरावृत्ति' चुनते हैं यदि यह एक आवर्ती मीटिंग है, और एक वर्णनात्मक एजेंडा जोड़ते हैं। आप केवल आंतरिक कर्मचारियों को लॉबी बायपास करने की अनुमति देते हैं और सभी के लिए रिकॉर्डिंग सक्षम करते हैं।
एक टीम मीटिंग में शामिल हों
आयोजक के रूप में, आपने मीटिंग को सफलतापूर्वक आयोजित किया है; अब, चलिए इसे शामिल करने के तरीके पर चर्चा करते हैं।
निर्धारित समय पर:
- टीम्स ऐप या प्लेटफार्म खोलें जहां आपने अपनी मीटिंग को शेड्यूल किया था।
- अपने कैलेंडर पर जाएं।
- मीटिंग पर क्लिक करें और 'शामिल हों' का चयन करें।
- आप मीटिंग लॉबी में प्रकट होंगे और आपसे मीटिंग प्राथमिकताओं की जांच करने के लिए कहा जाएगा, जैसे कि वीडियो चालू करना या ऑडियो म्यूट करना, इससे पहले कि आप पूरी तरह से शामिल हो सकें।
अपनी मीटिंग प्रबंधित करें
मीटिंग के दौरान, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न विकल्पों का प्रबंधन करना पड़ सकता है कि सब कुछ आसानी से चल रहा है।
- टूलबार का उपयोग करना: टूलबार पर बटन का उपयोग करके म्यूट/अनम्यूट करें, वीडियो चालू/बंद करें, अपनी स्क्रीन साझा करें, एक चैट खोलें, या प्रतिभागियों की सूची देखें।
- मीटिंग रिकॉर्डिंग: यदि आपने इसकी अनुमति दी है और बाद में चर्चा को दोबारा देखने की आवश्यकता है, तो 'रिकॉर्ड' बटन का उपयोग करके मीटिंग को रिकॉर्ड करें।
- ब्रेकआउट रूम्स का उपयोग करना: बड़े मीटिंग्स या कार्यशालाओं के लिए, चर्चा के लिए छोटे समूहों में विभाजित करने के लिए ब्रेकआउट रूम्स का उपयोग करें।
- तकनीकी मुद्दों का सामना करना: समर्थन के लिए स्टैंडबाय व्यवस्थाओं को सुनिश्चित करें या उपस्थित लोगों के लिए एक संपर्क बिंदु प्रदान करें, यदि वे तकनीकी समस्याओं का सामना करते हैं।
पोस्ट-मीटिंग क्रियाएँ
मीटिंग समाप्त होने के बाद, निम्नलिखित कार्यों पर विचार करें:
- नोट लेना: मीटिंग नोट्स की समीक्षा करें और साझा करें यदि वे लिए गए थे। इस उद्देश्य के लिए टीम्स में इंटीग्रेटेड OneNote या इसी तरह के टूल का उपयोग करें।
- कार्य बिंदु: सुनिश्चित करें कि सभी कार्य आइटम स्पष्ट रूप से बताए गए हैं और उन्हें जिम्मेदार स्वामियों को सौंपा गया है।
- मीटिंग रिकॉर्डिंग: यदि मीटिंग रिकॉर्ड की गई थी, तो आवश्यकता अनुसार सभी प्रतिभागियों के साथ रिकॉर्डिंग लिंक साझा करें।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एक गतिशील और लचीला उपकरण है जो लोगों को दुनिया भर में सहजता से जोड़ सकता है। टीम्स मीटिंग सेट करना सरल है और एक बहुपरिस्थितिकी वातावरण प्रदान करता है जिसमें कनेक्ट करना, सहयोग करना, और संवाद करना संभव है। ऐप लॉन्च करने से लेकर पोस्ट-मीटिंग कार्रवाईयों तक चरण-दर-चरण मार्गदर्शन का पालन करने से यह सुनिश्चित होगा कि आप प्लेटफ़ॉर्म का पूरा उपयोग कर सकें, उत्पादकता को अधिकतम करें, और एक समावेशी वर्चुअल कार्यस्थल को बढ़ावा दें।
अतिरिक्त सुझाव
- Microsoft Teams सॉफ़्टवेयर को नियमित रूप से अपडेट करें ताकि नवीनतम सुविधाओं और सुरक्षा पैच का लाभ उठाया जा सके।
- अधिक कुशल मीटिंग प्रबंधन के लिए टीम्स शॉर्टकट्स और सुविधाओं से परिचित हों।
- अवरोधों को न्यूनतम करने के लिए मीटिंग प्रतिभागियों को मीटिंग से पहले अपने उपकरणों और कनेक्शन का परीक्षण करने के लिए प्रेरित करें।
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