Cómo configurar una reunión de equipo

Editado 6 Hace unas horas por ExtremeHow Equipo Editorial

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En el mundo profesional actual, las reuniones virtuales se han convertido en una parte integral de la comunicación y colaboración entre equipos remotos e híbridos. Microsoft Teams es una de las principales plataformas que permite a los usuarios organizar reuniones de manera eficiente, colaborar en proyectos y comunicarse eficazmente. Configurar una reunión en Teams es una forma eficiente de conectarse con participantes de todo el mundo. Esta guía detallada te guiará paso a paso a través del proceso de configuración de una reunión en Teams, asegurándote de aprovechar todas las funciones disponibles.

Comprendiendo Microsoft Teams

Antes de configurar una reunión, es importante comprender qué es Microsoft Teams. Microsoft Teams es un espacio de trabajo de colaboración que forma parte del conjunto de productos de Office 365. Incluye chat, videoconferencia, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Está diseñado para integrarse con las aplicaciones de Office 365, lo que facilita a las empresas que ya utilizan productos de Microsoft como Word, Excel y PowerPoint.

Requisitos previos para configurar una reunión de equipo

Antes de comenzar, debes asegurarte de tener los requisitos necesarios:

• Una cuenta de Microsoft 365 con licencia de Teams
• La aplicación Teams instalada en tu dispositivo, disponible en plataformas Windows, macOS o móviles
• Conexión a internet activa
• Opcional: un calendario integrado, como Outlook, para programar las reuniones fácilmente

Pasos para configurar una reunión de equipo

Paso 1: Iniciar Microsoft Teams

Comienza accediendo a Microsoft Teams. Abre la aplicación en tu escritorio o visita la aplicación web de Teams. Inicia sesión usando tus credenciales de Microsoft 365.

Paso 2: Comenzar con la pestaña de Calendario

Dentro de Teams, encontrarás Calendario en el panel de navegación de la izquierda. Si tienes un calendario de Outlook, esta función se integra con el tuyo. Haz clic en 'Calendario' para ver tu agenda y comenzar a programar nuevas reuniones.

Paso 3: Programar una reunión

Para programar una reunión, haz clic en el botón 'Nueva reunión' en la parte superior derecha de la pantalla de tu calendario. Aparecerá el formulario de programación de reuniones. Aquí puedes completar diversos campos:

• Título: Proporciona un título para la reunión que será visible para todos los participantes.
• Asistentes requeridos: Ingresa los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas que deseas invitar.
• Fecha y hora: Selecciona la fecha y hora para la reunión. Si participan personas de diferentes regiones, asegúrate de verificar la zona horaria.
• Repetir: Decide si esta es una reunión única o si debe repetirse regularmente. Las opciones incluyen diaria, semanal, mensual, etc.
• Agregar canal: Si deseas que tu reunión sea parte de un canal de equipo, selecciónalo aquí. Si no, deja esto en blanco y tu reunión permanecerá privada solo para los participantes invitados.
• Descripción: Agrega detalles relevantes o elementos de la agenda en este cuadro para asegurar que todos los participantes conozcan el propósito de la reunión.

Paso 4: Configurar opciones de reunión

Antes de enviar la invitación, personaliza las opciones de la reunión haciendo clic en 'Opciones de reunión'. Aquí puedes:

• Configuración del lobby: Elige quién puede omitir el lobby (por ejemplo, todos, personas de tu organización o solo tú).
• Permisos de presentador: Decide quién puede presentar durante la reunión.
• Permisos de grabación: Establece quién puede grabar la reunión.

Una vez que las opciones de la reunión estén configuradas a tu satisfacción, haz clic en 'Guardar'.

Paso 5: Enviar una invitación a la reunión

Después de configurar todas las opciones, envía la invitación haciendo clic en el botón 'Enviar'. Tus asistentes recibirán un correo electrónico con todos los detalles de la reunión y un enlace para unirse a la misma.

Ejemplo:

Supongamos que trabajas en una empresa internacional y necesitas configurar una reunión con equipos en Nueva York y Londres. Debido a las diferencias de zonas horarias, eliges un horario que sea conveniente para ambas ubicaciones. Ingresas las direcciones de correo electrónico de los asistentes requeridos, estableces la fecha y hora, seleccionas 'Repetir semanalmente' si es una reunión recurrente y agregas una agenda descriptiva. Permites que solo empleados internos omitan el lobby y habilitas la grabación para todos.

Unirse a una reunión de equipo

Como anfitrión, has organizado exitosamente la reunión; ahora, discutamos cómo unirse a ella.

A la hora programada:

• Abre la aplicación Teams o la plataforma donde programaste tu reunión.
• Ve a tu calendario.
• Haz clic en la reunión y selecciona 'Unirse'.
• Aparecerás en el lobby de la reunión y se te pedirá que verifiques las preferencias de la reunión, como encender el video o silenciar el audio, antes de poder unirte completamente.

Gestionar tu reunión

Durante la reunión, es posible que debas gestionar varias opciones para asegurar que todo funcione sin problemas.

• Usando la barra de herramientas: Usa los botones en la barra de herramientas para silenciar/desactivar el audio, encender/apagar el video, compartir tu pantalla, abrir un chat o ver la lista de participantes.
• Grabación de la reunión: Si lo has permitido y necesitas revisar la discusión más tarde, utiliza el botón 'Grabar' para comenzar a grabar la reunión.
• Usando salas para grupos pequeños: Para reuniones o talleres más grandes, usa salas para grupos pequeños para dividirse en grupos más pequeños para la discusión.
• Solucionando problemas técnicos: Asegúrate de que haya arreglos de apoyo de reserva o proporciona un punto de contacto para los asistentes si encuentran problemas técnicos.

Acciones posteriores a la reunión

Después de que haya terminado la reunión, considera las siguientes acciones:

• Toma de notas: Revisa y comparte las notas de la reunión si se tomaron. Usa OneNote o una herramienta similar integrada en Teams para este propósito.
• Puntos de acción: Asegúrate de que todos los puntos de acción estén claramente establecidos y asiñalos a los responsables.
• Grabación de la reunión: Si la reunión fue grabada, comparte el enlace de grabación con todos los participantes según sea necesario.

Conclusión

Microsoft Teams es una herramienta dinámica y flexible que puede ayudar a conectar personas de todo el mundo sin problemas. Configurar una reunión en Teams es sencillo y proporciona un entorno versátil para conectarse, colaborar y comunicarse. Seguir la guía paso a paso, desde el inicio de la aplicación hasta las acciones posteriores a la reunión, asegurará que aproveches al máximo la plataforma, maximices la productividad y promuevas un lugar de trabajo virtual inclusivo.

Consejos adicionales

• Actualiza tu software de Microsoft Teams regularmente para aprovechar las últimas funciones y parches de seguridad.
• Familiarízate con los atajos y funciones de Teams para una gestión de reuniones más eficiente.
• Incentiva a los participantes de la reunión a probar sus dispositivos y conexiones antes de la reunión para minimizar interrupciones.

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