Como configurar a mala direta no Apache OpenOffice Writer

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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A mala direta é uma técnica essencial que permite criar documentos como cartas, etiquetas ou envelopes onde cada documento tem o mesmo layout, formatação, texto e gráficos. No entanto, seções específicas contêm informações individuais. Este guia o conduzirá pelas etapas para configurar a mala direta usando o Apache OpenOffice Writer, permitindo automatizar de forma eficiente a criação de correspondências em massa para suas necessidades comerciais ou pessoais.

Visão geral do processo de mala direta

O processo de mala direta no OpenOffice Writer envolve várias etapas:

1. Configuração de um modelo de documento com espaços reservados para informações personalizadas.
2. Criação de uma fonte de dados que contenha todas as informações pessoais.
3. Inserção de campos em um modelo de documento como espaços reservados para informações personalizadas.
4. Mesclagem de fontes de dados com documentos para criar documentos separados.

Prepare seu modelo de documento

Seu modelo de documento é o arquivo que serve como plano para sua mala direta. Ele conterá texto contínuo, gráficos e espaços reservados onde as informações individuais serão inseridas. Siga estas etapas simples para preparar seu modelo de documento:

1. Abra um novo documento

Para começar, inicie o Apache OpenOffice Writer e abra um novo documento. Você pode fazer isso selecionando Arquivo > Novo > Documento de Texto na barra de menu. Isso abrirá uma página em branco onde você pode criar seu modelo.

2. Formate seu conteúdo

Escreva o conteúdo que deseja incluir em seu modelo. Pode ser uma carta, boletim informativo ou qualquer documento onde você posteriormente inserirá informações pessoais.

3. Identifique locais de espaços reservados

Revise seu documento e decida onde as informações pessoais (como nomes, endereços e outros detalhes) serão colocadas. Pense sobre quais informações são iguais para todos os destinatários e quais informações são pessoais.

Criando uma fonte de dados

A fonte de dados contém todas as informações pessoais, como uma lista de nomes e endereços de destinatários. Veja como você pode preparar a fonte de dados:

1. Use uma planilha ou banco de dados

Sua fonte de dados pode ser uma planilha do OpenOffice Calc ou um banco de dados externo. Uma planilha é geralmente a opção mais simples.

2. Configure sua fonte de dados

Crie uma nova planilha no OpenOffice Calc escolhendo Arquivo > Novo > Planilha. Na primeira linha, insira cabeçalhos de coluna como "Nome", "Sobrenome", "Endereço" e quaisquer outros detalhes necessários para sua mala direta.

3. Preencha os dados

Preencha a planilha com dados. Cada linha representará um registro -- frequentemente um destinatário -- e cada coluna conterá informações relacionadas a esse registro.

4. Salve a fonte de dados

Salve sua planilha com um nome facilmente reconhecível, pois esta será a fonte de suas informações pessoais que serão mescladas ao modelo.

Registrando a fonte de dados

Quando sua fonte de dados estiver pronta, você precisa registrá-la no OpenOffice Writer:

1. Abra o diálogo de fonte de dados

No OpenOffice Writer, vá para Ferramentas > Fontes de Dados para abrir o diálogo de Fontes de Dados. Este diálogo lhe permitirá gerenciar fontes de dados.

2. Registre a nova fonte de dados

Clique em Nova Fonte de Dados. Forneça um nome para sua nova fonte de dados e insira as informações necessárias para conectá-la à sua planilha ou banco de dados.

3. Encontre sua fonte

Na seção "Planilha", encontre e selecione o arquivo de sua fonte de dados que você salvou anteriormente. Clique em OK para registrá-la.

Vincular uma fonte de dados a um documento

Uma vez que tanto o seu modelo quanto a fonte de dados estejam prontos, a próxima etapa é vinculá-los:

1. Abra as fontes de dados

No Writer, abra a visualização de dados pressionando F4 ou clicando em Exibir > Fontes de Dados. Esta ação exibirá um painel mostrando todas as fontes de dados disponíveis.

2. Escolha sua fonte de dados

Encontre sua fonte de dados registrada no painel esquerdo da tela. Clique no + para expandi-la e ver as tabelas ou dados relevantes para suas necessidades.

3. Arraste e solte campos

Nos campos disponíveis mostrados na fonte de dados, arraste e solte os campos necessários em seu documento onde você decidiu anteriormente inserir as informações pessoais. O texto onde você soltar esses campos exibirá um espaço reservado representando o campo.

Realizando a fusão

Agora que seu modelo e fonte de dados estão vinculados, é hora de mesclá-los para criar um documento personalizado:

1. Inicie o assistente de mala direta

Vá para Ferramentas > Assistente de Mala Direta e inicie a ferramenta que o guiará pelo processo de mesclagem.

2. Siga as etapas do assistente

O Assistente de Mala Direta o guiará por várias etapas. Estas incluem confirmar seu tipo de documento, indicar a fonte para os endereços (sua fonte de dados registrada), ajustar o layout e, finalmente, especificar como você deseja que o Writer lide com a saída. Você pode criar arquivos separados ou enviar e-mails diretamente.

3. Complete a fusão

Após completar as etapas do assistente, verifique os resultados da fusão. Você pode visualizar todos os documentos individuais um por um para garantir que tudo esteja correto. Em seguida, termine o processo clicando em Concluir.

Dicas para uma mala direta bem-sucedida

A mala direta é uma excelente ferramenta para economizar tempo, mas um pouco de planejamento pode ajudá-lo a usá-la ainda mais efetivamente:

• Verifique novamente a precisão de sua fonte de dados. Dados incorretos levarão a uma saída incorreta.
• Garanta formatação consistente de seus campos; isso pode evitar incompatibilidades ao mesclar dados.
• Aproveite as opções de visualização antes de finalizar a fusão para detectar rapidamente quaisquer erros.
• Salve os campos e modelos que usa frequentemente como cópias-mestre para projetos futuros, isso reduzirá o tempo de preparação.

Conclusão

Configurar a mala direta no Apache OpenOffice Writer pode aumentar significativamente sua capacidade de gerenciar tarefas de mailing em massa de forma eficiente. Preparando adequadamente os modelos de documentos, uma fonte de dados bem organizada e seguindo os procedimentos corretos para vincular e mesclar seus documentos, você economizará tempo e melhorará a precisão nas comunicações pessoais. Com este guia passo a passo, você está agora totalmente equipado para aproveitar o poder da mala direta no seu fluxo de trabalho de documentos, concentrando-se mais na personalização das suas comunicações e menos nos processos manuais repetitivos.

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